- CONCEPTO.
La legalización diplomática consiste en una formalidad destinada a otorgar validez a un documento público, comprobando
la autenticidad de la firma ológrafa que aparece en el mismo,
la calidad en que el signatario actúa y, en su caso,
la identidad del sello o timbre que lleva el documento.
La legalización no implica responsabilidad sobre el contenido del documento ni del ulterior destino que pueda dársele.
Como regla general, los documentos públicos de un país que han surtir efectos en otro país deben de ser legalizados.
IMPORTANTE:
Las representaciones españolas en el exterior son Administración Española, por lo que no se necesita legalizar sus documentos, ni los expedidos por el resto de organismos españoles que se han de presentarse en ellas.
Sólo se legalizan documentos originales, o copias auténticas expedidas por el mismo órgano que expidió el original, con firma manuscrita. No se reconocen firmas electrónicas.
- EXENCIONES A LA LEGALIZACIÓN DIPLOMÁTICA.
La siguiente normativa internacional exceptúa de legalización ciertos documentos públicos, expedidos por algunos países y bajo determinados supuestos:
2.1. Convenio de la Apostilla de la Haya de 1961.
Sustituye la exigencia de legalización de los documentos públicos por la fórmula de la Apostilla, reconocida por todos los países firmantes. Lista de países firmantes del convenio. No se legalizan documentos de países firmantes del Convenio de la Apostilla, aunque sí se legalizan los otorgados por sus agentes diplomáticos o consulares, al estar excluidos del Convenio en su artículo primero.
La competencia sobre la Apostilla en España es del Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes. Información sobre la Apostilla.
2.2. Reglamento UE 1191 de 2016.
Contempla una serie de documentos públicos expedidos por las autoridades de un estado miembro sobre determinadas materias, que están exentos de legalización o Apostilla. Reglamento UE 1191 de 2016.
2.3. Convenio de Atenas de 1977.
Exime de legalización determinados documentos de Registro Civil expedidos por los países firmantes. Convenio de Atenas de 1977
2.4. Convenio de Viena de 1976.
Dispensa de legalización las certificaciones plurilingües de las actas de Registro Civil expedidas por los países firmantes. Convenio de Viena de 1976
2.5. Convenio de Londres de 1968.
Suprime la legalización de los documentos expedidos por los agentes diplomáticos y consulares de los países firmantes. Convenio de Londres de 1968
2.6. Canje de notas URSS 1984.
Exonera de legalización las certificaciones de Registro Civil de España y Rusia. Canje de notas URSS 1984
- MODALIDADES DE LEGALIZACIÓN DIPLOMÁTICA.
En los casos no contemplados entre las exenciones en el apartado anterior, la legalización diplomática es necesaria para dotar de validez legal a los documentos públicos en un estado distinto del que los expide.
3.1. DOCUMENTOS PÚBLICOS EXTRANJEROS QUE DEBEN SURTIR EFECTO EN ESPAÑA.
3.1.1. REGLA GENERAL.
Con las excepciones establecidas en el apartado 2, los documentos públicos extranjeros que precisen de Legalización Diplomática, han de ser legalizados previamente por el Ministerio de Asuntos Exteriores del país que los expide y posteriormente por la Representación Diplomática Española cuya demarcación consular corresponda.
3.1.2. CASOS ESPECIALES.
3.1.2.1. Documentos Consulares.
Los documentos que expiden las representaciones extranjeras en España, referidos a hechos o datos del ámbito de su demarcación consular, han de ser legalizados por el Servicio de Legalizaciones del MAEUEC para su validez en España. Estos documentos están excluidos del Convenio de la Apostilla de la Haya, pero sí se les aplica la exención del Convenio de Londres de 1968.
A modo de ejemplo, se consideran documentos consulares:
- Certificados de fe de vida y estado.
- Certificados de buena conducta.
- Certificados de nacionalidad, residencia y/o inscripción consular.
- Certificados de Ley.
- Certificados de concordancia de datos considerados menores.
- Declaraciones juradas del interesado.
3.1.2.2. Documentos para trámites del Registro Civil.
De acuerdo con el artículo 90 del
Decreto de 14 de noviembre de 1958 por el que se aprueba el Reglamento de la Ley del Registro Civil, y a los solos efectos de trámites de Registro Civil, la legalización de la Representación Diplomática española en el país, puede sustituirse por la legalización de la Representación Diplomática del país extranjero en España y posterior legalización por el
Servicio de Legalizaciones del MAEUEC.
3.1.2.3. Certificados de Último Destino.
El artículo 31 del Real Decreto 679/2014, de 1 de agosto, por el que se aprueba el Reglamento de control del comercio exterior de material de defensa, de otro material y de productos y tecnologías de doble uso que regula los Certificados de Último Destino, establece para su validez en España:
- Cuando sean expedidos por países firmantes del Convenio de la Apostilla de la Haya de 1961, Lista de países firmantes del convenio, han de ser Apostillados, siendo entonces válidos en España.
- En los casos que han de ser legalizados, el procedimiento difiere de la vía ordinaria de la legalización Diplomática:
- Han de estar firmados por la autoridad competente del país sobre la materia, normalmente el Ministerio de Defensa.
- Seguidamente los legaliza el Ministerio de Exteriores del país.
- Posteriormente pueden ser legalizados por la Representación española en el país o bien por la Representación del país en España. En ambos casos han de ser firmados por un diplomático.
- Finalmente deben de ser legalizados por el Servicio de Legalizaciones del MAEUEC.
3.1.2.4. Certificados de emigrantes retornados.
Los documentos justificativos del trabajo realizado por los emigrantes retornados a España desde países en los que no exista Consejería de Trabajo española y no sean firmantes del Convenio de la Apostilla de la Haya, deberá de ser elevados a público ante notario y legalizados por el Ministerio de Exteriores del país, para poder ser legalizados posteriormente por la representación española competente por demarcación consular.
3.2. DOCUMENTOS PÚBLICOS ESPAÑOLES QUE DEBEN SURTIR EFECTO EN EL EXTRANJERO.
3.2.1. REGLA GENERAL:
Con las excepciones del apartado 2, los documentos públicos españoles necesitan de legalización por el Servicio de Legalizaciones del MAEUEC para su validez en los países no firmantes del Convenio de la Apostilla de la Haya. Lista de países firmantes del convenio. Posteriormente requerirán su legalización por la Representación Diplomática del país donde han de surtir efecto.
3.2.2. ACTUACIONES PREVIAS A LA LEGALIZACIÓN DIPLOMÁTICA:
En función de su origen y naturaleza, los documentos públicos españoles requieren seguir unas vías de legalización previas a la Legalización Diplomática.
Destacan las siguientes vías:
- Documentos judiciales: Actas y certificaciones del Registro Civil y resoluciones judiciales.
- Legalización por el Tribunal Superior de Justicia de la CCAA.
- Legalización por el Ministerio de Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes. C/ de la Bolsa 8, Madrid, 28071. Sección de Legalizaciones Ministerio de Justicia.
- Documentos notariales: Escrituras, actas, legitimaciones de firma, compulsas, y demás documentos notariales, siempre que no se refieran a documentos públicos que tengan su propia vía de legalización previa.
- Legalización por el Colegio Notarial.
- Legalización por el Ministerio de Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes. Sección de Legalizaciones Ministerio de Justicia.
- Documentos académicos: Dependen del tipo de centro y nivel de estudios:
- Enseñanza pública:
- Estudios universitarios o superiores:
- Títulos oficiales y certificaciones sobre los mismos: Ministerio de Universidades o Alta Inspección de Educación en las Delegaciones de Gobierno.
- Títulos propios: Legitimación de firma por el notario donde la tenga depositada el centro y posterior vía de documentos notariales.
- Estudios no superiores: Consejería competente de la CCAA o Ministerio de Educación si se trata de centros españoles en el extranjero.
- Enseñanza privada: Legitimación de firma por el notario donde la tenga depositada el centro privado y posterior vía de documentos notariales.
- Documentos mercantiles relativos a operaciones comerciales.
- Cámara de comercio provincial.
- Consejo Superior de Cámaras de Comercio.
- Certificados médicos.
- Colegio de médicos de la provincia.
- Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos de España.
- Certificados sanitarios de animales domésticos.
- Expedidos por la Delegación/Subdelegación del Gobierno correspondiente.
- Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación.
- Documentos bancarios.
- Servicios centrales del Banco
- Banco de España.
- Documentos religiosos.
- De la iglesia católica.
- Obispado o Arzobispado de la Diócesis correspondiente.
- Nunciatura apostólica.
- TRADUCCIÓN DE DOCUMENTOS.
El Artículo 15.1 De la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, establece que la lengua de los procedimientos tramitados por la Administración General del Estado será el castellano.
4.1. TRADUCCIONES OFICIALES:
El art. 17 del Real Decreto 724/2020, por el que se aprueba el Reglamento de la Oficina de Interpretación de Lenguas del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación determina qué traducciones son consideradas oficiales:
- Las realizadas por traductores jurados reconocidos por el MAEUECListado de traductores reconocidos por el MAEUEC. Son plenamente válidas en España por sí mismas, sin requerir ninguna legalización ulterior por el Servicio de Legalizaciones del MAEUEC.
- Las realizadas por las Representaciones españolas en el exterior y las asumidas como propias. Necesitan la legalización posterior por el Servicio de Legalizaciones del MAEUEC.
- Las realizadas por una representación diplomática u oficina consular de carrera extranjera en España, siempre que se refieran al texto de una ley de su país o a un documento público del mismo, necesitando ser legalizadas por el Servicio de Legalizaciones del MAEUEC
- También tendrán carácter oficial, aquellas traducciones de una lengua extranjera al castellano, y viceversa, a las que reconozca tal condición la normativa vigente del Derecho de la UE.
El Reglamento UE 1191 de 2016 establece que, sobre las materias de su ámbito de aplicación, son válidas sin precisar legalización las traducciones juradas realizadas por personas habilitadas para ello en virtud del Derecho de un Estado Miembro. También establece impresos estándar multilingües, para que se utilicen como ayuda a la traducción, adjuntos a los documentos públicos.
Las traducciones locales extranjeras pueden ser legalizadas por las Representaciones españolas en el exterior, previa legalización por el Ministerio de Exteriores del país. No obstante, hay que tener en cuenta que estas traducciones pueden no ser aceptadas por algunas administraciones españolas.
4.2. REQUISITOS DE LAS TRADUCCIONES PARA SU LEGALIZACIÓN.
Las traducciones de los documentos públicos oficiales objeto de legalización han de reunir los siguientes requisitos para su validez:
- Ha de constar la certificación, al menos en castellano, de la fidelidad y exactitud de la traducción, con firma manuscrita reconocida y sello con los requisitos establecidos en el art. 18 del Real Decreto 724/2020, por el que se aprueba el Reglamento de la Oficina de Interpretación de Lenguas del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.
- Deberá incluir una copia completa del documento original, unida de forma fehaciente a la traducción y su certificación, debidamente sellada y fechada en todas sus hojas.
- Se ha de aportar el original con, en su caso, la preceptiva Apostilla o legalización, salvo que esta última se haya de realizar en el mismo trámite.
El traductor no puede modificar, firmar o sellar los documentos originales.
- PRÁCTICA DE LA LEGALIZACIÓN: CONSIDERACIONES VARIAS.
- La legalización realizada por el Servicio de Legalizaciones del MAEUEC es gratuita. La realizada en las Representaciones españolas en el exterior requiere del pago de una tasa, conforme establece la Ley 9/2011 de tasas consulares.
- La legalización se realiza poniendo un sello gomígrafo en el que figura el escudo del MAEUEC, la fecha, el nombre y el pie de firma del funcionario que legaliza el documento. Sobre dicho sello el funcionario estampa a mano su firma y, si se trata de un documento extranjero, fijará sobre ella una pegatina de seguridad.
- La legalización carece de fecha de caducidad. No obstante, si el documento tiene un plazo de validez, la legalización no implica su extensión.
- NO SE PODRÁ LEGALIZAR UN DOCUMENTO EN LOS SIGUIENTES CASOS:
- Cuando no se trate de un documento público, o privado elevado a público.
- Cuando no sea un documento original o una copia autenticada expedida por el mismo organismo que expidió el original. No se legalizan ni fotocopias ni documentos plastificados.
- Cuando el signatario no esté actuando en la calidad que el contenido del documento requiere.
- Cuando no consten las firmas preceptivas de la cadena de legalizaciones correspondiente o alguno de los firmantes no sea competente para la legalización.
- Cuando las firmas no sean manuscritas. A los efectos de legalización diplomática no se reconocen las firmas electrónicas.
- Cuando no figure la firma en los archivos del servicio de Legalizaciones del MAEUEC.
- Cuando no se acompañe de la traducción oficial correspondiente, en su caso.
- Cuando el documento se considere que ha expirado, en virtud de lo que establezca la normativa española aplicable al mismo.
- Cuando el documento haya sido objeto de manipulación o falsificación, o su deterioro no permita conocer los aspectos esenciales del mismo.