La legalización es un acto administrativo por el que se otorga validez a un documento público extranjero, comprobando la autenticidad de la firma puesta en un documento y la calidad en que la autoridad firmante del documento ha actuado.
La legalización no certifica el contenido ni el destino del documento. A no ser que exista algún instrumento jurídico que exima de esa obligación, todo documento público extranjero debe ser legalizado para tener validez en España y todo documento público español requiere ser legalizado para ser válido en el extranjero.
Dado el creciente intercambio entre los distintos países del mundo, muchos Estados han firmado convenios destinados a facilitar este tipo de trámites a sus ciudadanos, entre ellos España.
El instrumento más importante es el Reglamento de la UE 2016/1191 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 6 de julio de 2016
, por el que se facilita la libre circulación de los ciudadanos simplificando los requisitos de presentación de determinados documentos públicos en la Unión Europea y por el que se modifica el Reglamento (UE) n.° 1024/2012.
El presente Reglamento se aplica a los siguientes documentos públicos expedidos por las autoridades de un Estado miembro de conformidad con su Derecho nacional que han de ser presentados a las autoridades de otro Estado miembro
- los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a los órganos jurisdiccionales de un Estado miembro, incluyendo los provenientes del Ministerio Fiscal o de un secretario, oficial o agente judicial («huissier de justice»);
- los documentos administrativos;
- las actas notariales;
- las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas;
- los documentos expedidos por los agentes diplomáticos o consulares de un Estado miembro que ejerzan sus funciones en el territorio de cualquier Estado con carácter oficial, cuando dichos documentos deban presentarse en el territorio de otro Estado miembro o a los agentes diplomáticos o consulares de otro Estado miembro que ejerzan sus funciones en el territorio de un Estado tercero;
Los documentos públicos a los que se aplica el presente Reglamento y sus copias certificadas quedarán exentos de toda forma de legalización y trámite similar (apostilla).
Ésta es la lista completa de países miembros de la UE.
El Reglamento (UE) 2016/1191 exime de traducción a los documentos públicos de un Estado miembro de la UE que vayan acompañados de un impreso estándar multilingüe de los contemplados en sus anexos y a las traducciones juradas realizadas por persona habilitada para ello en virtud del Derecho de un Estado miembro de la Unión Europea.
Junto con el Reglamento de la UE 2016/1191, hay que destacar el Convenio de La Haya nº XII, de 5 de octubre de 1961, de Supresión de la Exigencia de Legalización en los Documentos Públicos Extranjeros más comúnmente llamado Convenio de la Apostilla.
Numerosos países se han adherido a este tratado que simplifica los trámites para el emisor y el receptor. Este texto prescribe que entre Estados miembros no será necesaria la legalización para el reconocimiento mutuo de documentos, aunque sí un sello o apostilla. Quien necesite obtenerlo, debe informarse en el Ministerio de Justicia (Calle de la Bolsa, 8. 28071 Madrid Tel. 902.007.214).
Ésta es la lista completa de países que han firmado el acuerdo.
Además, existen otros convenios que eximen de la necesidad de legalizar algunos documentos.
Convenio de Atenas:
- nº 17 de la C.I.E.C.
- BOE nº 112, de 11-05-81
- Estados firmantes: Austria, España, Francia, Grecia, Italia, Luxemburgo, Países Bajos, Polonia, Portugal, Turquía.
Convenio de Viena:
- nº 16 de la C.I.E.C.
- BOE nº 200, de 22-08-83
- Estados firmantes: Alemania, Austria, Bélgica, Bosnia-Herzegovina, Bulgaria, Cabo Verde, Croacia, Eslovenia, España, Estonia, Francia, Italia, Lituania, Luxemburgo, Macedonia, Moldavia, Montenegro, Países Bajos, Polonia, Portugal, Rumania, Serbia, Suiza y Turquía.
Convenio de Londres:
- nº 63 del C.E.
- BOE 206, de 28-08-82
- Estados firmantes: Alemania, Austria, Bélgica, Chipre, España, Estonia, Francia, Grecia, Irlanda, Islandia, Italia, Liechtenstein, Luxemburgo, Moldavia, Noruega, Países Bajos, Polonia, Portugal, Reino Unido, República Checa, Rumania, Rusia, Suecia, Suiza y Turquía.
Canje de Notas con la URSS:
Para todos los casos no recogidos en alguno de los acuerdos anteriores deberá procederse a la legalización.
Legalización de documentos Extranjeros
- Legalización de documentos extranjeros en el extranjero (vía diplomática: Embajadas de España).
- Legalizacion de documentos extranjeros en España (vía diplomática: MAEUEC).
1. Legalización de documentos extranjeros en el extranjero
Es lo que comúnmente se llama legalización VIA DIPLOMATICA E IMPLICA LA LEGALIZACION DE LA EMBAJADA DE ESPAÑA EN EL PAÍS. Dicha vía debe contener al menos las siguientes legalizaciones:
La legalización en una embajada o consulado de España, conllevará el pago de una tasa.
Si el documento va a ser entregado en el Registro Civil español:
- Autoridad competente previa según la legislación local del país.
- Ministerio de Asuntos Exteriores del país local.
- Legalización en el Consulado del país en cuestión en España.
- La legalización por este Ministerio de Asuntos exteriores, de Unión Europea y de Cooperación.
Una peculiaridad son los documentos extranjeros relacionados con las transacciones de material de defensa o de doble uso (aquel que puede tener tanto una utilización militar como civil) comúnmente denominados C.U.D. (certificados de último destino) o E.U.C (end user certificate), en sus siglas en inglés. Las empresas pueden acudir directamente sin cita previa los lunes de cada semana a legalizarlos y es imprescindible traer una copia.
Un Certificado de Último Destino debe ser:
- Emitido por la autoridad competente del país donde va destinada la mercancía y puede ser legalizado de acuerdo con la normativa vigente en la materia, bien por vía diplomática o bien mediante legalización con la Apostilla de la Haya si el país está adherido a la misma.
- En el caso de ser legalizado por vía diplomática, se podrá legalizar por la representación de España en el país emisor o por la representación del estado emisor en España. En ambos casos, el trámite deberá realizarlo un diplomático con firma registrada en el Servicio de Legalizaciones de este Ministerio de Asuntos exteriores, de Unión Europea y Cooperación.
- Finalmente, la legalización por parte de este Ministerio de Asuntos exteriores, Unión Europea y Cooperación. Las empresas pueden acudir directamente sin cita previa los lunes de cada semana a legalizarlos y es imprescindible traer una copia.
2. Legalización de documentos extranjeros en España
Se emiten por los Consulados y Embajadas extranjeras acreditadas en España.
Son legalizados en el Servicio del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación de España para ser validos en España.
Los documentos consulares más comunes son:
- Certificados de fe de vida y estado civil.
- Certificados de buena conducta.
- Certificados de residencia y/o de inscripción consular.
- Certificados de nacionalidad.
- Declaraciones juradas.
- Certificaciones explicativas de la legislación local.
- Certificaciones sobre no haber recibido beca o subvención pública, entre otros.
No se legalizan a través de esta vía los documentos expedidos en el país extranjero puesto que seguirán la vía diplomática descrita anteriormente. Excepto estos casos:
La legalización efectuada por el Servicio de legalizaciones es gratuita.
Legalización de documentos españoles
- Legalización de documentos españoles en España (vía diplomática: MAEUEC).
- Legalización de documentos españoles en el extranjero (vía diplomática: Embajadas de España).
1. Legalización de documentos españoles en España
Emitidos por la Administración General del Estado
Se incluyen en esta categoría los expedidos por sus autoridades y funcionarios, los organismos y entes públicos incluidos en su estructura y las entidades gestoras de la seguridad social.
Su legalización debe ser efectuada:
- en primer lugar, por el servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación
(Calle General Pardiñas, 55 CP. 28071 Madrid Tel: 91 379 16 63)
- y posteriormente, por las embajadas y consulados extranjeros en España del país en el cual vaya a surtir efecto el documento.
Emitidos por las Comunidades Autónomas
Figuran en este apartado los documentos expedidos por sus autoridades, funcionarios y organismos públicos.
Su legalización deberán realizarla, en el siguiente orden:
- la Unidad de Legalizaciones de la Comunidad Autónoma respectiva (en esta lista pueden consultarse las direcciones y datos de contacto de todas ellas)
la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (Calle General Pardiñas, 55 CP. 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 63) y
- y posteriormente, las embajadas y consulados extranjeros en España del país en el cual vaya a surtir efecto el documento.
Emitidos por entidades locales (Ayuntamientos, Diputaciones, Cabildos, Mancomunidades y otros)
La legalización de estos se realizará en el siguiente orden:
- Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, con dos excepciones:
- La primera excepción se refiere a los documentos provenientes del Ayuntamiento de Madrid, que podrán legalizarse directamente en el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.
- La segunda excepción es que se siga la vía judicial o notarial.
Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (Calle General Pardiñas, 55 CP. 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 63)
- Y posteriormente, embajada o consulado extranjero en España del país en el cual vaya a surtir efectos el documento.
Notariales
Son aquellos en los cuales un notario actúa como encargado de dar fe: escrituras, actas, legitimaciones, compulsas, certificaciones y un largo etcétera.
Deben ser legalizados por vía notarial, en el siguiente orden:
- notarios,
- colegios notariales
- Ministerio de Justicia-sección de Legalizaciones
- servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (C/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tel: 91 379 16 63)
- y, posteriormente, embajada o consulado extranjero en España del país en el cual vaya a surtir efectos el documento.
Judiciales
En esta categoría se incluyen actas de nacimiento, matrimonio o defunción; certificados de capacidad matrimonial, fe de vida o estado; resoluciones judiciales, etc.
Todos ellos requieren la legalización por vía judicial. Los encargados de efectuarla son, en el siguiente orden:
- los tribunales superiores de justicia de la comunidad autónoma correspondiente
- Ministerio de Justicia-sección Legalizaciones
- servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (Calle General Pardiñas, 55 CP. 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 63)
- y, posteriormente, embajada o consulado extranjero en España del país en el cual vaya a surtir efectos el documento.
Mercantiles
Aquí se incluyen certificados de origen, certificados de libre venta, facturas de empresa y un gran número de documentos comerciales. Su legalización corresponde a distintos organismos dependiendo de la naturaleza del documento:
- Los relativos a exportaciones deberán ser legalizados en el siguiente orden por:
- la Cámara de Comercio de la provincia correspondiente y, posteriormente,
- el Consejo Superior de Cámaras de Comercio, Industria y Navegación
- servicio legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (Calle General Pardiñas, 55 CP. 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 63)
- Y, posteriormente, en embajada o consulado extranjero acreditado en España del país en el cual vaya a surtir efecto el documento
- Los documentos bancarios pueden ser legalizados por diversas entidades en este orden:
- Si han sido emitidos por el Banco de España, el trámite puede efectuarse en cualquiera de sus sedes.
- Aquellos emitidos por entidades bancarias de ámbito nacional pueden legalizarse en los servicios centrales de este banco o su sucursal en Madrid o en el Banco de España.
- Por último, los emitidos por bancos de ámbito local sin servicios centrales en la capital tienen la opción de legalizarse en las delegaciones provinciales del Banco de España. Para los documentos bancarios también existe la vía notarial.
- Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (Calle General Pardiñas, 55 CP. 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 63)
- Y, posteriormente, embajada o consulado en España del país en el cual vaya a surtir efectos el documento.
Traducciones juradas de español a otros idiomas
Éstas deberán haber sido realizadas por un traductor o intérprete jurado nombrado por el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. Deberá consultarse en cada caso a la embajada o consulado del país en donde el documento vaya a surtir efecto si la traducción oficial española es válida por si misma allí. En caso contrario, deberá ser legalizada en el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.
Académicos
Los documentos oficiales de enseñanza superiorSon aquellos válidos en todo el territorio nacional. Consultar en:
Aquellos que no sean títulos universitariosConsultar en:
Títulos no universitariosLos documentos oficiales de enseñanza no superior Son los expedidos por centros docentes de una comunidad autónoma. Su legalización corresponde en el siguiente orden:
- a la Consejería de Educación o equivalente de dicha región.
- Servicio legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (Calle General Pardiñas, 55 CP. 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 55).
- Posteriormente, a embajada o consulado extranjero acreditado en España del país en el cual vaya a surtir efecto el documento.
Los documentos de carácter no oficial expedidos por instituciones privadas
En estos casos, la legalización corresponde en el siguiente orden:
- notarios,
- colegios notariales (consultar el siguiente listado de los existentes en España),
- Ministerio de Justicia-sección de Legalizaciones
servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (Calle General Pardiñas, 55 CP. 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 63)
- y, en último lugar, a embajada o consulado extranjero en España del país en el cual vaya a surtir efectos el documento.
De entidades religiosas
Los documentos de la Iglesia Católica deben ser legalizados por:
- la Nunciatura Apostólica y/o de la Diócesis
- el servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (Calle General Pardiñas, 55 CP. 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 63).
- Y, posteriormente, la embajada o consulado extranjero acreditado en España del país en el cual vaya a surtir efecto el documento
Para aquellos emitidos por otras autoridades religiosas, se distinguen dos tipos:
- Los inscritos en Registros civiles en España como, por ejemplo, matrimonios coránicos, rabínicos o evangélicos, que precisarán la legalización de:
- el tribunal superior de justicia de la comunidad autónoma cuyo Registro civil emitiese el certificado de matrimonio,
- la sección de Legalizaciones del Ministerio de Justicia
- servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (Calle General Pardiñas, 55 CP. 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 63).
- Y posteriormente, de la embajada o consulado extranjero acreditado en España del país en el que vaya a surtir efecto el documento.
- Los no inscritos en registros civiles españoles deberán acudir a la vía notarial
Certificados médicos
Después de que el facultativo haya rellenado el impreso oficial editado para este fin, debe firmarlo y estampar en el documento el sello que lo acredita como colegiado. A continuación, el interesado que desee obtener una legalización del mismo debe dirigirse:
- Al Colegio médico de su provincia
- al Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos de España (Plaza de las Cortes, 11 4º - 28014 Madrid. Tel: 91 431 77 80)
- servicio legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación
- y, posteriormente a embajada o consulado extranjero acreditado en España del país en el cual vaya a surtir efecto el documento
Certificados veterinarios
Tras obtener el certificado del veterinario debe dirigirse a la Delegación /Subdelegación del Gobierno correspondiente, donde se extenderá un certificado sanitario de animales domésticos.
Este certificado ha de legalizarse en el siguiente orden:
- En la Dirección General de Producciones y Mercados Agrarios del Ministerio de Agricultura, Alimentación y Medio Ambiente, situado en la calle Almagro, 33, Madrid.
- En servicio legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación
- Y, finalmente, en la embajada o consulado en España del país en que va a surtir efecto el documento, donde se aconseja consultar sobre otros posibles requisitos que puedan afectar la exportación de mascotas al país de destino.
Legalización de certificados de emigrantes retornados
El trabajo realizado en el extranjero, ya sea por cuenta propia o ajena, y la duración del mismo deben acreditarse mediante contratos de trabajo, hojas salariales o de cotización a la Seguridad Social y/o certificado de trabajo de la empresa donde se haya trabajado, en el que habrá de figurar el tiempo de prestación de servicios. Los documentos referidos al trabajo realizado:
- deberán estar adverados respecto de su contenido por la Consejería de Empleo y Seguridad Social española del país de procedencia.
- En los supuestos de retorno de países en los que no haya Consejería de Empleo y Seguridad Social deberá aportarse la documentación debidamente legalizada por el Consulado cuando se trate de documentos públicos. Cuando la documentación sea privada, para poder ser legalizada deberá previamente ser elevada a pública de acuerdo con la normativa del país.
- Cuando se retorne de un país suscriptor del Convenio de la Haya, la documentación aportada para acreditar la realización de la actividad laboral, deberá estar apostillada.
- En los supuestos en los que se aporte documentación laboral expedida por las autoridades oficiales del país de retorno, cuya veracidad pueda ser comprobada por contar con códigos seguros de verificación, no será necesaria la adveración ni legalización.
¿Puede denegarse la legalización de un documento?
Sí. El Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación no legalizará documentos en los siguientes casos:
- Cuando el original presentado no sea un documento público ni un documento privado elevado a público notarialmente.
- Cuando no contenga las legalizaciones previas por parte de otras autoridades que establece la normativa
- Cuando las firmas que deben legalizarse no se encuentren depositadas en el registro de la Sección de Legalizaciones del Ministerio.
- No obstante, toda denegación podrá recurrirse a través de los cauces que las leyes españolas establecen para ello (Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y Ley 40/2015 de Régimen Jurídico del Sector Público)
2. Legalización de documentos españoles en el extranjero.
En este caso no se trata de una legalización sino de la posibilidad de expedir documentos españoles en los Consulados y Embajadas. Documentos como:
Apostilla
La apostilla de la Haya en documentos españoles
El trámite de La Apostilla simplifica la legalización de documentos estampando un solo sello y firma en el documento, pero solo es válido en los países miembros del Convenio que en la actualidad son estos.
Lista países firmantes del Convenio de la Apostilla de La Haya .
Este trámite lo realiza el Ministerio de Justicia a través de diversos organismos
NO SE REALIZA EN ESTE MINISTERIO NI EN LAS EMBAJADAS O CONSULADOS DE ESPAÑA
No se pueden apostillar:
- los documentos consulares expedidos por las Embajadas y Consulados extranjeros en España (véase la vía diplomática referida previamente).
- los documentos que se refieran a una operación mercantil o aduanera (véase la vía diplomática referida previamente).
La apostilla de la Haya en documentos extranjeros
Cada país apostilla con el sello de La Haya sus propios documentos.
Las autoridades que apostillan los documentos en los diferentes países miembros del Convenio.
La Apostilla de La Haya viene recogida en el Convenio de La Haya nº XII, de 5 de octubre de 1961, de Supresión de la Exigencia de Legalización en los Documentos Públicos Extranjeros más comúnmente llamado “Convenio de la Apostilla”. Cada miembro del Convenio apostilla sus propios documentos.
- En España apostilla el Ministerio de Justicia www.mjusticia.es
- En el resto de países apostillan los órganos competentes.
Tanto la legalización como la Apostilla carecen de fecha de caducidad. Ahora bien, si el documento expedido tiene una duración limitada, la legalización que se efectúe sobre él también lo tendrá.
Traducciones
Válidas en España
- Realizada o cotejada* en Representación Diplomática o Consular de España en el extranjero y luego legalizada en el Servicio de legalizaciones de este MAEUEC.
- Realizada o cotejada en la Representación Diplomática o Consular del país de origen del documento en España y luego legalizada en el Servicio de legalizaciones de este MAEUEC.
- Realizada o cotejada por intérprete-traductor jurado nombrado por este Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación:
Las traducciones juradas no necesitan ser legalizadas en este Servicio del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación, pero eso no implica que los documentos originales no deban venir legalizados o apostillados.
LOS DOCUMENTOS ORIGINALES DEBEN ESTAR LEGALIZADOS O APOSTILLADOS SIEMPRE, PERO SUS TRADUCCIONES JURADAS NO NECESITAN SER LEGALIZADAS PARA SER VALIDAS EN ESPAÑA.
*el cotejo es una comprobación oficial sobre la traducción realizada por un traductor local no jurado.
Válidas en el extranjeros
Hay que consultar a las autoridades de cada país a través de sus Embajadas y Consulados acreditados en España.
Si dichas autoridades extranjeras exigen el sello de este Ministerio pueden realizar la traducción a través de alguna de las tres vías descritas en el párrafo anterior.