La légalisation est un acte administratif qui confère une validité à un document public étranger, permettant de vérifier l'authenticité de la signature qui y figure, la qualité en laquelle le signataire du document a agi et, le cas échéant, l'identité du sceau dont le document est revêtu. La légalisation se limite à la reconnaissance et à l'accréditation d'une signature et n'implique donc aucune responsabilité quant au contenu du document ou à son utilisation ultérieure.
En règle générale, les documents publics espagnols et étrangers qui doivent produire des effets à l'étranger et en Espagne, respectivement, doivent d'abord être légalisés. Toutefois, certaines conventions internationales simplifient la procédure de légalisation et exemptent même certains documents de l'obligation de légalisation.
1. Documents publics exemptés de l'obligation de légalisation
Les règles de l'Union européenne détaillent un certain nombre de documents publics délivrés par les autorités d'un État membre qui sont exemptés de toute forme de légalisation et de formalités similaires (apostille) lorsqu'ils sont présentés aux autorités d'un autre État membre de l'Union européenne :
- Documents émanant d'une autorité ou d'un fonctionnaire lié aux juridictions d'un État membre, y compris ceux émanant du ministère public ou d'un greffier, d'un officier ou d'un huissier de justice.
- Les documents administratifs.
- Les actes notariés.
- Les certifications officielles apposées sur des documents privés, telles que les mentions d'enregistrement, les vérifications de la véracité d'une date et les authentifications de signatures.
- Les documents émis par les agents diplomatiques ou consulaires d'un État membre exerçant leurs fonctions sur le territoire de tout État à titre officiel, lorsque ces documents doivent être présentés sur le territoire d'un autre État membre ou aux agents diplomatiques ou consulaires d'un autre État membre exerçant leurs fonctions sur le territoire d'un État tiers.
La Convention d'Athènes de 1977 de la Commission internationale de l'état civil détaille les documents que chaque État partie à la Convention accepte sans légalisation ou formalité équivalente, à condition qu'ils soient datés, signés et, le cas échéant, cachetés par l'autorité d'un autre État contractant qui les a délivrés :
- Les documents relatifs à l'état civil, à la capacité ou à la situation familiale des personnes physiques, à leur nationalité, à leur domicile ou à leur résidence, quelle que soit leur destination.
- Les autres documents établis pour la célébration du mariage ou pour la formalisation d'un acte d'état civil.
La Convention de Vienne de 1976 de la Commission internationale de l'état civil stipule que les certifications multilingues des actes de l'état civil établies conformément aux modèles annexés à la Convention seront acceptées sans légalisation ni formalités équivalentes sur le territoire des États parties à la Convention.
La Convention européenne de Londres de 1968 supprime la légalisation des actes établis par les agents diplomatiques et consulaires des États parties à la Convention.
Enfin, l'échange de notes de Madrid de 1984 supprime la légalisation des actes d'état civil espagnols et russes, qui seront admis dans l'autre État sans qu'il soit nécessaire de les légaliser.
2. Apostille de documents publics
L'Apostille de La Haye est une procédure qui simplifie la légalisation des documents publics. Elle consiste à apposer un seul cachet et une seule signature sur le document.
Elle est valable pour les États parties à la Convention de La Haye de 1961 sur l'Apostille. Les documents consulaires délivrés par les ambassades et consulats étrangers en Espagne et les documents relatifs aux opérations commerciales ou douanières sont exclus du champ d'application de la Convention.
En Espagne, c'est le service de légalisation du Ministère de la Présidence, de la Justice et des Relations avec le Parlement qui est chargée de mener à bien cette procédure. Les autorités compétentes des autres États parties à la Convention peuvent être consultées sur le site de la Conférence de La Haye de droit international privé.
L'Apostille de La Haye n'a pas de date d'expiration. Toutefois, si le document délivré a une durée limitée, la légalisation aura également une durée limitée.
3. Légalisation de documents publics
Dans tous les cas non couverts par l'un des cas précédents (soit parce qu'il ne s'agit pas d'un État partie à l'une des conventions, soit parce qu'il s'agit d'un document exclu du champ d'application des conventions), la légalisation ordinaire doit être effectuée. La légalisation n'a pas de date d'expiration. Toutefois, si le document délivré a une durée limitée, la légalisation aura également une durée limitée.
Il convient de faire une distinction entre la légalisation de documents étrangers et la légalisation de documents espagnols.
a) Légalisation de documents publics étrangers
Les documents publics étrangers peuvent être légalisés par voie diplomatique, soit à l'étranger (par les bureaux consulaires espagnols à l'étranger), soit en Espagne (par le Ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la Coopération).
- Légalisation à l'étranger. La procédure à suivre comporte deux étapes distinctes :
- Tout d'abord, la légalisation par le Ministère des Affaires étrangères du pays étranger qui délivre le document est nécessaire.
- Ensuite, la légalisation doit être effectuée par le bureau consulaire espagnol dans ce pays. Cette dernière procédure est payante.
Il existe un certain nombre de documents dont la légalisation est soumise à des spécialités :
- Certificats d'état civil. Vous pouvez choisir de suivre la procédure décrite ci-dessus ou de demander une légalisation auprès du bureau consulaire du pays qui a délivré le document en Espagne. Dans ce dernier cas, il convient de suivre les étapes suivantes :
- Tout d'abord, la légalisation par le Ministère des Affaires étrangères du pays étranger qui délivre le document est nécessaire.
- Le document doit ensuite être légalisé par le bureau consulaire du pays émetteur en Espagne.
- Enfin, une légalisation par le service de légalisation du ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la Coopération doit être effectuée.
- Certificats de dernière destination. (C.U.F. ou E.U.C. « end user certificate »). Les documents étrangers liés à des transactions militaires impliquant du matériel de défense ou à double usage (matériel pouvant avoir un usage à la fois militaire et civil) doivent être légalisés conformément à la réglementation en vigueur en la matière, soit par légalisation diplomatique, soit par apostille si le pays concerné a signé la Convention de La Haye.
En cas de légalisation par voie diplomatique, ces documents peuvent être légalisés par la représentation espagnole dans le pays d'émission ou par la représentation de l'État émetteur en Espagne. Dans les deux cas, la procédure doit être effectuée par un agent diplomatique dont la signature est enregistrée auprès du
Service de Légalisation du Ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la Coopération.
- Certificats de retour d'émigrants. Le travail effectué à l'étranger, en tant que salarié ou indépendant, et la durée de ce travail doivent être prouvés au moyen de contrats de travail, de fiches de salaire ou de cotisations sociales et/ou d'un certificat de travail de l'entreprise où le travail a été effectué, qui doit indiquer la durée de la prestation de services. En principe, le déploiement des effets de ces documents est soumis à l'une des voies suivantes :
- Le Ministère espagnol du Travail, de la Migration et de la Sécurité sociale du pays dans lequel l'activité professionnelle a été exercée doit avoir été informé de son contenu.
- Dans les pays étrangers où il n'existe pas de ministère du travail, de la migration et de la sécurité sociale ou d'organisme équivalent, la légalisation est requise pour les documents publics. Cette légalisation doit être effectuée auprès de l'office consulaire espagnol.
- Au retour d'un pays partie à la Convention de La Haye, les actes publics doivent être apostillés.
Toutefois, il ne sera pas nécessaire de procéder à une attestation, une légalisation ou une apostille lorsque les documents de travail sont dotés de codes de vérification sécurisés qui permettent d'accréditer leur véracité et leur intégrité.
De même, les intéressés peuvent présenter aux autorités compétentes en Espagne des documents privés étrangers, accompagnés, le cas échéant, de la traduction appropriée, sans qu'il soit nécessaire de les notarier, de les légaliser ou de les apostiller pour qu'ils soient pleinement valables et qu'ils aient une valeur probante. Le caractère privé des documents ne constitue donc pas un motif d'irrecevabilité. Les documents privés seront évalués selon la libre appréciation, sans avoir la valeur de documents publics.
- Légalisation en Espagne. Les documents consulaires étrangers ; délivrés par les ambassades et consulats étrangers accrédités en Espagne, doivent être légalisés auprès du service de légalisation du Ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la Coopération. La légalisation auprès du Service est toujours gratuite. Les documents consulaires les plus courants sont :
- Certificats de vie et d'état civil.
- Certificats de bonne conduite.
- Certificats de résidence et/ou d'immatriculation consulaire.
- Certificats de nationalité.
- Déclarations sous serment.
- Certificats expliquant la législation locale.
- Les attestations de non perception de bourse ou de subvention publique, entre autres.
b) Légalisation de documents publics espagnols
Les documents publics espagnols peuvent être légalisés par voie diplomatique, en Espagne ou à l'étranger.
- Légalisation en Espagne. La légalisation des documents publics espagnols varie en fonction de l'autorité émettrice et de la nature du document. Les étapes suivantes doivent être suivies, selon le document concerné, dans l'ordre décrit :
- Autres documents publiés par l'Administration générale de l'État:
- Légalisation par le service de légalisation du Ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la Coopération.
- Légalisation, enfin, par le bureau consulaire étranger correspondant accrédité en Espagne.
- Documents délivrés par les Communautés autonomes :
- Légalisation par l'unité de légalisation de la communauté autonome concernée.
- Légalisation par le service de légalisation du Ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la Coopération.
- Enfin, légalisation par le bureau consulaire étranger correspondant accrédité en Espagne.
- Documents délivrés par des entités locales (Mairies, Députations, Conseils régionaux, Cabildos ou Mancommunautés, entre autres) :
- Légalisation par le service de légalisation du Ministère de la Politique territoriale et de la Mémoire démocratique, sauf dans le cas des documents de la mairie de Madrid, qui peuvent être légalisés directement auprès du Ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la Coopération.
- Légalisation par le service de légalisation du Ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la Coopération.
- Enfin, légalisation par le bureau consulaire étranger correspondant accrédité en Espagne.
- Documents notariaux (actes, certificats, authentifications, attestations, certifications et, en général, tous les documents dans lesquels un notaire est chargé d'attester) :
- Légalisation par l'association notariale.
- Légalisation par le service de légalisation du Ministère de la Présidence, de la Justice et des Relations avec le Parlement.
- Légalisation par le service de légalisation du Ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la Coopération.
- Enfin, légalisation par le bureau consulaire étranger correspondant accrédité en Espagne.
- Documents judiciaires (actes de naissance, de mariage ou de décès, certificats de capacité matrimoniale, certificats de vie ou d'état, et autres décisions judiciaires) :
- Légalisation par la Haute Cour de justice de la Communauté autonome concernée.
- Légalisation par le service de légalisation du Ministère de la Présidence, de la Justice et des Relations avec le Parlement.
- Légalisation par le service de légalisation du Ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la Coopération.
- Enfin, légalisation par le bureau consulaire étranger correspondant accrédité en Espagne.
- Documents commerciaux relatifs aux exportations :
- Légalisation par la chambre de commerce de la province correspondante.
- Légalisation par le Conseil Supérieur des Chambres Officielles de Commerce, d'Industrie et de Navigation
- Légalisation par le service de légalisation du Ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la Coopération.
- Enfin, légalisation par le bureau consulaire étranger correspondant accrédité en Espagne.
- Documents bancaires :
- Pour les documents délivrés par les banques, la légalisation est effectuée par la Banque d'Espagne (C/ Alcalá, 48, 28014 Madrid - Ventanilla 16). Le document est signé par un représentant autorisé de l'émetteur dont la signature est enregistrée dans TARGET2 avant de pouvoir être endossé.
- Légalisation par le service de légalisation du Ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la Coopération.
- Enfin, légalisation par le bureau consulaire étranger correspondant accrédité en Espagne.
- Documents académiques de l'enseignement supérieur, valables sur l'ensemble du territoire national : Pour leur légalisation, il sera nécessaire de suivre les procédures du Ministère de la Science, de l'Innovation et des Universités.
- Documents académiques n'ayant pas le statut de diplôme universitaire : Pour leur légalisation, il sera nécessaire des procédures du Ministère de l'Éducation, de la Formation professionnelle et du Sport.
- Documents académiques de l'enseignement de base délivrés par les établissements d'enseignement d'une communauté autonome :
- Légalisation par le Ministère régional de l'Éducation de la Communauté autonome ou un organisme équivalent.
- Légalisation par le service de légalisation du Ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la Coopération.
- Enfin, légalisation par le bureau consulaire étranger correspondant accrédité en Espagne.
- Documents émis par l'Église catholique :
- Légalisation par la nonciature apostolique et/ou [MMX9] [AA10] le diocèse. En cas de doute, la sous-direction générale de la liberté religieuse Ministère de la Présidence, de la Justice et des Relations avec le Parlement peut être saisie.
- Légalisation par le service de légalisation du Ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la Coopération.
- Enfin, légalisation par le bureau consulaire étranger correspondant accrédité en Espagne.
- Documents délivrés par d'autres autorités religieuses (comme les mariages coraniques, rabbiniques ou évangéliques, qui doivent être enregistrés à l'état civil ; sinon, ils doivent être notariés) :
- Légalisation par la Haute Cour de justice de la Communauté autonome dont l'état civil a délivré le certificat.
- Légalisation par le service de légalisation du Ministère de la Présidence, de la Justice et des Relations avec le Parlement.
- Légalisation par le service de légalisation du Ministère des Affaires étrangères, de l'Union Européenne et de la Coopération.
- Enfin, légalisation par le bureau consulaire étranger correspondant accrédité en Espagne.
- Certificats médicaux (sur le formulaire officiel, avec la signature et le cachet du médecin agréé) :
- Légalisation par l'Ordre des médecins de votre province.
- Légalisation par le Conseil Général des Ordres Officiels des Médecins d'Espagne (Plaza de las Cortes, 11, 4e étage - 28014 Madrid Téléphone : +34 91 431 77 80).
- Légalisation par le service de légalisation du Ministère des Affaires Etrangères, de l'Union européenne et de la Coopération.
- Enfin, légalisation par le bureau consulaire étranger correspondant accrédité en Espagne.
- Certificats sanitaires pour les animaux domestiques (délivrés par la délégation/sous-délégation gouvernementale compétente, sur la base d'un certificat vétérinaire) :
- Légalisation par la Direction Générale des Productions et des Marchés Agricoles du ministère de l'Agriculture, de la Pêche et de l'Alimentation (Rue Almagro, 33, 5e étage - 28071 Madrid) Téléphone : +34 91 347 66 07).
- Légalisation par le service de légalisation du Ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la Coopération.
- Enfin, légalisation par le bureau consulaire étranger correspondant accrédité en Espagne.
- Légalisation à l'étranger. La légalisation des documents espagnols délivrés à l'étranger doit être effectuée par le Ministère des Affaires étrangères du pays concerné.
c) Refus : motifs de refus et voies de recours
Lorsque la légalisation des différents documents n'est pas effectuée conformément aux procédures susmentionnées, le service de légalisation du Ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la Coopération peut refuser de les traiter. Les refus doivent être fondés sur des motifs valables, tels que la présentation d'un document privé à la légalisation ou la présentation d'un document à la légalisation sans avoir respecté les formalités préalables requises pour ce type de document.
Dans tous les cas, le refus peut faire l'objet d'un recours administratif conformément aux dispositions du Titre V de la Loi 39/2015, du 1er octobre, relative à la Procédure Administrative Commune des Administrations Publiques.
4. Traduction de documents
Pour être valables en Espagne, les traductions doivent être effectuées ou vérifiées dans les bureaux consulaires espagnols à l'étranger ou dans ceux du pays d'origine du document en Espagne, puis légalisées auprès du service de légalisation du Ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la Coopération.
Il existe également la possibilité que la traduction ou la certification soit effectuée par un interprète-traducteur assermenté nommé par le Ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la Coopération.. Dans ce dernier cas, aucune légalisation n'est requise.
Dans le cadre de l'Union européenne, la traduction de documents publics d'un État membre n'est pas requise lorsqu'ils sont accompagnés d'un formulaire standard multilingue tel que prévu dans les annexes du Règlement (UE) 2016/1191 Les traductions assermentées faites par des personnes habilitées à le faire en vertu de la législation d'un État membre de l'UE sont également considérées comme valables.