La légalisation est un acte administratif par lequel est accordé le plein effet juridique à un document public étranger, en vérifiant l’authenticité de la signature apposée sur un document et la qualité par laquelle agit l'autorité signataire du document.
La légalisation ne préjuge en rien du contenu ou de l’utilisation du document.
À moins qu’il n’existe un instrument juridique qui dispense de cette obligation, tout document public étranger doit être légalisé ou apostillé pour avoir plein effet juridique en Espagne et tout document public espagnol doit être légalisé ou apostillé pour avoir plein effet juridique à l'étranger.
Compte tenu des échanges croissants entre les différents pays du monde, de nombreux États ont signé des conventions visant à faciliter ce type de formalités pour leurs citoyens, dont l'Espagne.
L’instrument le plus important est le règlement 2016/1191 du Parlement européen et du Conseil, du 6 juillet 2016
, visant à favoriser la libre circulation des citoyens en simplifiant les conditions de présentation de certains documents publics dans l'Union européenne et modifiant le règlement (UE) n° 1024/2012.
Le présent règlement s’applique aux documents publics suivants délivrés par les autorités d’un État membre conformément à leur droit national et qui doivent être présentés aux autorités d'un autre État membre
- les documents émanant d’une autorité ou d’un fonctionnaire des juridictions d’un État membre, y compris ceux délivrés par le ministère public ou un greffier, un officier ou un agent judiciaire (« huissier de justice ») ;
- les documents administratifs ;
- les actes notariés ;
- les attestations officielles délivrées sur documents privés, comme par exemple, les attestations d’immatriculation au registre, de véracité d’une date et de légalisation de signatures,
- les documents délivrés par les agents diplomatiques ou consulaires d’un État membre exerçant leurs fonctions sur le territoire d’un autre État à titre officiel, lorsque ces documents doivent être produits sur le territoire d’un autre État membre ou aux agents diplomatiques ou consulaires d’un autre État membre exerçant leurs fonctions sur le territoire d’un État tiers ;
Les documents publics auxquels s’applique le présent règlement et leurs copies certifiées conformes sont dispensés de toute légalisation ou de toute formalité analogue (apostille).
Voici la liste complète des pays membres de l'UE
Le règlement (UE) 2016/1191 dispense de traduction les documents publics d’un État membre de l’UE joints à un formulaire type multilingue figurant, comme ceux visés dans ses annexes, et des traductions assermentées effectuées par une personne habilitée en vertu du droit d'un État Membre de l'Union européenne.
Parallèlement au règlement de l’UE 2016/1191, il convient de souligner la convention de la Haye n° XII du 5 octobre 1961, supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers plus communément connue comme Convention Apostille.
De nombreux pays ont adhéré à ce traité qui simplifie les formalités pour l'émetteur et le récepteur. Ce texte stipule qu’entre États membres, la légalisation n’est pas nécessaire à la recevabilité mutuelle des documents, contrairement au sceau ou à l’apostille. Toute personne concernée, doit s’informer auprès du ministère de la Justice (Calle de la Bolsa, 8. 28071 Madrid Tél. 902.007.214).
Voici la liste complète des pays signataires de l’accord
Il existe en outre d’autres conventions qui dispensent de l’impératif de légalisation de certains documents.
Convention d’Athènes :
- n° 17, C.I.J.
- BOE nº 112, du 11-05-81
- États signataires : Autriche, Espagne, France, Grèce, Italie, Luxembourg, Pays-Bas, Pologne, Portugal, Turquie.
Convention de Vienne :
- n° 16, C.I.J.
- BOE nº 200, du 22-08-83
- États signataires : Allemagne, Autriche, Belgique, Bosnie-Herzégovine, Bulgarie, Cap-Vert, Croatie, Slovénie, Espagne, Estonie, France, Italie, Lituanie, Luxembourg, Macédoine, Moldavie, Monténégro, Pays-Bas, Pologne, Portugal, Roumanie, Serbie, Suisse et Turquie.
Convention de Londres :
- n° 63 du C.E. www.conventions.coe.int
- BOE 206, 28-08-82 http://www.boe.es
- États signataires : Allemagne, Autriche, Belgique, Chypre, Espagne, Estonie, France, Grèce, Irlande, Islande, Italie, Liechtenstein, Luxembourg, Moldavie, Norvège, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Royaume-Uni, Roumanie, Russie, Suède, Suisse et Turquie.
Échange de lettres avec l’URSS :
Pour tous les cas qui ne relèvent pas de l’un des accords susmentionnés, la légalisation est impérative.
LÉGALISATION DE DOCUMENTS ÉTRANGERS
1. Légalisation de documents étrangers à l'étranger (voie diplomatique : ambassades d'Espagne).
2. Légalisation de documents étrangers en Espagne (voie diplomatique : MAEUEC).
1. Légalisation de documents étrangers à l'étranger
C’est ce que l’on appelle communément légalisation par VOIE DIPLOMATIQUE ET IMPLIQUE SA LÉGALISATION PAR L’AMBASSADE D’ESPAGNE DU PAYS. Cette voie doit comporter au moins les légalisations suivantes :
La légalisation dans une ambassade ou un consulat d’Espagne est soumis à un droit.
Si le document doit être présenté au registre de l’état civil espagnol :
- Autorité compétente d’origine selon la législation locale du pays.
- Ministère des affaires étrangères du pays local.
- Légalisation au consulat du pays concerné en Espagne.
- La légalisation par ce ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la coopération.
Les documents étrangers relatifs aux transactions de matériel de défense ou de biens à double usage (ceux qui peuvent avoir à la fois un usage militaire et civil). Ils sont communément appelés C.U.F. (certificats d’utilisation finale) ou E.U.C (end user certificate), en anglais. Les entreprises peuvent se rendre directement sans rendez-vous tous les lundis pour les légaliser et il est indispensable d’en produire une copie.
Un certificat d’utilisation finale doit être :
- Émis par l’autorité compétente du pays de destination finale des biens et peut être légalisé conformément au règlement en vigueur en la matière, soit par la voie diplomatique, soit par légalisation et apposition de l’apostille de la Haye si le pays a adhéré au traité.
- Si la légalisation se fait par la voie diplomatique, il peut être légalisé par les représentations de l’Espagne dans le pays émetteur ou par les représentations de l'État émetteur en Espagne. Dans les deux cas, la formalité doit être effectuée par un diplomate bénéficiant d’une signature déléguée au service des Légalisations de ce ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la coopération.
- En d’autres termes, la légalisation par ce ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la coopération. Les entreprises peuvent se rendre directement sans rendez-vous tous les lundis pour les légaliser et il est indispensable d’en produire une copie.
2. Légalisation de documents étrangers en Espagne
Elle est du ressort des consulats et des ambassades étrangères compétentes en Espagne.
Ils sont légalisés par le département du ministère espagnol des Affaires étrangères, de l’Union européenne et de la coopération pour avoir plein effet juridique en Espagne.
Les documents consulaires les plus courants sont :
- Actes de naissance et d’état civil
- Certificats de bonne vie
- Attestations de résidence et/ou d’inscription au registre consulaire
- Certificats de nationalité
- Déclarations sur l’honneur
- Certificats de coutume
- Attestations de non-bourse scolaire ou subvention publique, entre autres
Les documents délivrés par le pays étranger ne sont pas légalisés par cette voie, car ils relèvent de la voie diplomatique décrite ci-dessus. À l’exception de ces cas :
La légalisation effectuée par le service des Légalisations est gratuite.
Dispense de légalisation sur ce lien
LÉGALISATION DE DOCUMENTS ESPAGNOLS
- Légalisation de documents espagnols en Espagne (voie diplomatique : MAEUEC).
- Légalisation de documents espagnols à l’étranger (voie diplomatique : ambassades d'Espagne).
1. Légalisation de documents espagnols en Espagne
Délivrés par l'administration générale de l'État
Relèvent de cette catégorie, les documents délivrés par leurs autorités et leurs fonctionnaires, les organismes et entités publics, dépendant de ceux-ci et inclus dans leur structure et les caisses nationales de la Sécurité sociale.
Leur légalisation doit être effectuée :
- tout d’abord, par le service des Légalisations du ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la coopération (C/ General Pardiñas 55, 28006 Madrid). Tél. : 91 379 16 63)
- puis, par les ambassades et les consulats étrangers en Espagne du pays où le document aura plein effet juridique.
Délivrés par les communautés autonomes
Ce paragraphe détaillent les documents délivrés par leurs autorités, leurs fonctionnaires et les organismes publics.
Leur légalisation doit être effectuée dans l’ordre suivant :
- Le service des Légalisations de la communauté autonome concernée (les adresses et les données de contact de ces services sont disponibles sur cette liste)
- le service des Légalisations du ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la coopération (C/ General Pardiñas 55, 28006 Madrid. Tél. : 91 379 16 63) et
- Ensuite, les ambassades et les consulats étrangers en Espagne du pays où le document aura plein effet juridique.
Délivrés par les collectivités locales (mairies, conseils régionaux et généraux, conseils insulaires, communautés de communes et autres)
Leur légalisation doit être effectuée dans l’ordre suivant :
- Ministère des Finances et des administrations publiques, à deux exceptions près :
- La première exception concerne les documents délivrés par la mairie de Madrid, qui pourront être directement légalisés auprès du ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la coopération.
- La deuxième exception réside dans un recours à la voie judiciaire ou notariale.
- Service des Légalisations du ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la coopération (C/ General Pardiñas 55, 28006 Madrid). Tél. : 91 379 16 63)
- Puis, à l’ambassade ou au consulat étranger en Espagne du pays où le document aura plein effet juridique.
Notariés
Il s’agit des actes authentifiés par un notaire : actes, procès-verbaux, copies certifiées conformes, attestations, etc., etc.
Ils doivent être légalisés devant notaire dans l’ordre suivant :
- Notaires
- Chambres des notaires (voir la liste ci-dessous des chambres existantes en Espagne), indiquer ici le lien qui figure en ce moment sur la colonne de droite ou faire référence à la liste figurant dans la colonne de la droite de manière à éviter toute confusion
- Ministère de la Justice - Service des Légalisations
- Service des Légalisations du ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la coopération (C/ General Pardiñas 55, 28006 Madrid). Tél. : 91 379 16 63)
- Puis, à l’ambassade ou au consulat étranger en Espagne du pays où le document aura plein effet juridique.
Judiciaires
Cette catégorie comprend les actes de naissance, de mariage ou de décès ; les certificats de capacité matrimoniale, extraits de naissance ou d’état civil ; les décisions judiciaires, etc.
Tous exigent une légalisation par voie judiciaire. Les personnes préposées à ces fins sont, dans l’ordre suivant :
- Les tribunaux supérieurs de justice de la communauté autonome concernée
- Le ministère de la Justice - service des Légalisations
- Le service des Légalisations du ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la coopération (C/ General Pardiñas 55, 28006 Madrid). Tél. : 91 379 16 63)
- Puis, à l’ambassade ou au consulat étranger en Espagne du pays où le document aura plein effet juridique.
Commerciaux
Il s’agit des certificats d’origine, des certificats de Libre Vente, des factures d'entreprise et d'un grand nombre de documents commerciaux. Leur légalisation est du ressort de différents organismes en fonction de la nature du document :
- Les documents inhérents aux exportations doivent être légalisés dans l'ordre suivant :
- La Chambre de commerce de la province concernée puis,
- Le Conseil supérieur des Chambres de commerce, d'industrie et de navigation
- Le service des Légalisations du ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la coopération (C/ General Pardiñas 55, 28006 Madrid). Tél. : 91 379 16 63)
- Ensuite, à l’ambassade ou au consulat étranger compétent en Espagne du pays où le document aura plein effet juridique.
- Les documents bancaires peuvent être légalisés par différentes entités dans cet ordre :
- S’ils ont été délivrés par la Banque d’Espagne, la formalité peut être effectuée dans n’importe laquelle de ses antennes.
- Ceux délivrés par des établissements bancaires nationaux peuvent être légalisés aux sièges centraux de cette banque ou de sa succursale à Madrid ou à la Banque d'Espagne.
- Enfin, les banques locales qui n’ont pas de siège dans la capitale sont habilitées à légaliser ces documents auprès des délégations provinciales de la Banque d'Espagne. Les documents bancaires sont également du ressort des
- Service des Légalisations du ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la coopération (C/ General Pardiñas 55, 28006 Madrid). Tél. : 91 379 16 63)
- Ensuite, à l’ambassade ou au consulat étranger compétent en Espagne du pays où le document aura plein effet juridique.
Traduction assermentée de l’espagnol vers une autre langue
Celles-ci doivent avoir été réalisées par un traducteur ou un interprète assermenté agréé par le ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la coopération. Dans chaque cas, vous devrez consulter l’ambassade ou le consulat du pays où le document aura plein effet juridique si la traduction officielle espagnole a valeur légale en elle-même dans le pays concerné. Si tel n’est pas le cas, elle devra être légalisée auprès du ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la coopération.
Universitaires
Chaque type de dossier ou de certificat relève de formalités de légalisation différentes. Il convient de consulter le site Internet du ministère de l’Éducation et de la formation professionnelle
Les documents officiels de l'enseignement supérieur
A savoir, ceux ayant pleine validité sur l’ensemble du territoire national.
Autres que les diplômes universitaires
Consulter le site
Les documents officiels de l'enseignement non supérieur
A savoir, ceux délivrés par les établissements d'enseignement d'une communauté autonome. Leur légalisation se fera dans l’ordre suivant :
- Auprès de la délégation de l’Éducation ou de son équivalent dans chaque région.
- Service des Légalisations du ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la coopération (C/ General Pardiñas 55, 28006 Madrid). Tél. : 91 379 16 55).
- Ensuite, à l’ambassade ou au consulat étranger compétent en Espagne du pays où le document aura plein effet juridique.
Les documents non officiel délivrés par des institutions privées
Dans ces cas, la légalisation relève dans l’ordre suivant des :
- Notaires
- Chambres des notaires (voir la liste ci-dessous des chambres existantes en Espagne),
- Ministère de la Justice - Service des Légalisations www.mjusticia.es
- Service des Légalisations du ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la coopération (C/ General Pardiñas 55, 28006 Madrid). Tél. : 91 379 16 63)
- Et, enfin, à l’ambassade ou au consulat étranger en Espagne du pays où le document aura plein effet juridique.
Des institutions religieuses
Les documents de l'Église catholique doivent être légalisés par :
- La nonciature apostolique et/ou le diocèse
- Le service des Légalisations du ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la coopération (C/ General Pardiñas 55, 28006 Madrid). Tél. : 91 379 16 63).
- Ensuite, à l’ambassade ou au consulat étranger compétent en Espagne du pays où le document aura plein effet juridique.
Pour les documents délivrés par les autres autorités religieuses, on distingue deux types :
- ceux inscrits auprès des registres de l'état civil en Espagne , telles que les mariages coraniques, rabbiniques ou évangéliques, qui doivent être authentifiés par :
- Le tribunal supérieur de justice de la communauté autonome où le registre de l’état civil a délivré le certificat de mariage,
- Le service des Légalisations du ministère de la Justice
- Service des Légalisations du ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la coopération (C/ General Pardiñas 55, 28006 Madrid). Tél. : 91 379 16 63).
- Ensuite, à l’ambassade ou au consulat étranger compétent en Espagne du pays où le document aura plein effet juridique.
- ceux non-inscrits auprès des registres de l’état civil espagnols doivent être légalisés devant notaire.
Certificats médicaux
Lorsque le médecin aura rempli le formulaire officiel émis à cet effet, il devra le signer et y apposer son cachet d’inscription à l’Ordre des médecins. L’intéressé qui souhaite obtenir une légalisation doit alors s’adresser :
- À l’Ordre des médecins de sa province
- Au Conseil national de l’Ordre des médecins d'Espagne (Plaza de las Cortes, 11 4º - 28014 Madrid). Tél. : 91 431 77 80)
- Service des Légalisations du ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la coopération
- Ensuite, à l’ambassade ou au consulat étranger compétent en Espagne du pays où le document aura plein effet juridique.
Certificats vétérinaires
Après avoir obtenu le certificat auprès du vétérinaire, vous devrez vous adresser à la délégation/sous-délégation du gouvernement concerné, où un certificat sanitaire pour animaux domestiques vous sera délivré.
Ce certificat doit être légalisé dans l’ordre suivant :
- Auprès de la Direction générale de la production et des marchés agricoles du ministère de l’Agriculture, de l’alimentation et de l’environnement, sis calle Almagro, 33, Madrid.
- Auprès du service des Légalisations du ministère des Affaires étrangères, de l’Union européenne et de la coopération.
- Et enfin, à l’ambassade ou au consulat en Espagne du pays où le document aura plein effet juridique, où il est conseillé de consulter les autres conditions susceptibles de s’appliquer à l’exportation des animaux de compagnie dans le pays d’accueil.
Légalisation des certificats d'émigrants rapatriés
Le travail effectué à l’étranger, en tant que salarié ou travailleur indépendant, et sa durée, doivent être attestés par les contrats de travail, les fiches de salaire ou les cotisations à la Sécurité sociale et/ou les certificats de travail de l’entreprise où le travail a été réalisé, où devra figurer la durée de la prestation de services. Les documents concernant les travaux effectués :
- doivent être inspectés concernant leur contenu par la délégation espagnole de l’Emploi et de la Sécurité sociale du pays d’origine.
- concernant les retours de pays où il n’existe pas de délégation de l’Emploi et de la Sécurité sociale, il est impératif de fournir les documents dûment légalisés par le consulat lorsqu'il s'agit de documents publics. Lorsque la documentation est privée, elle doit, pour pouvoir être légalisée, être préalablement dressée en sa forme authentique conformément à la réglementation du pays.
- concernant les retours d’un pays signataire de la Convention de la Haye, les documents fournis justifiant de la réalisation de l’activité professionnelle, doivent être apostillés.
- dans les cas des documents de travail délivrés par les autorités officielles du pays de retour, dont la véracité peut être établie par l’existence de codes de vérification sécurisés, aucune inspection ou légalisation n’est exigée.
La légalisation d'un document peut-elle être refusée ?
Oui. Le ministère des Affaires étrangères, de l’Union européenne et de la coopération ne légalisera pas les documents dans les cas suivants :
- Lorsque l’original produit n’est ni un document public ni un document privé dressé en sa forme authentique devant notaire.
- Ne contient pas les précédentes légalisations exigées par la loi émanant d’autres autorités.
- Lorsque les signatures devant être légalisées n’ont pas été déposées au registre du service des Légalisations du ministère.
- Toutefois, tout refus peut être contesté par les voies prévues à cet effet par les lois espagnoles (loi 39/2015 du 1er octobre, de procédure administrative commune des administrations publiques et loi 40/2015 sur le régime juridique du secteur public).
2. Légalisation de documents espagnols à l'étranger
- Dans ce cas, il ne s’agit pas d’une légalisation, mais de la possibilité de délivrer des documents espagnols dans les consulats et les ambassades. A savoir :
- Actes de naissance et d’état civil
- Certificats de bonne vie
- Attestations de résidence et/ou d’inscription au registre consulaire
- Certificats de nationalité
- Déclarations sur l’honneur
- Certificats de coutume
- Attestations de non-bourse scolaire ou subvention publique, entre autres
APOSTILLE
L’APOSTILLE DE LA HAYE SUR LES DOCUMENTS ESPAGNOLS
La formalité de l’apostille simplifie la légalisation des documents en apposant un cachet et une signature unique sur le document, mais elle n’a valeur légale que dans les pays membres de la Convention qui sont actuellement les suivants.
Pays membres de la convention de la Haye
Cette formalité est du ressort du ministère de la Justice par l’intermédiaire de divers organismes
ELLE N’EST PAS DU RESSORT DE CE MINISTÈRE OU DES AMBASSADES OU DES CONSULATS D'ESPAGNE
Ne peuvent pas être apostillés :
- les documents consulaires délivrés par les ambassades et les consulats étrangers en Espagne (voir la voie diplomatique susmentionnée).
- les documents relatifs à une opération commerciale ou douanière (voir la voie diplomatique susmentionnée).
L’APOSTILLE DE LA HAYE SUR LES DOCUMENTS ÉTRANGERS
Chaque pays appose, sur ses propres documents, le cachet et l’apostille de la Haye.
Les autorités qui apposent l’apostille sur leurs documents dans les différents pays membres de la convention sont énumérées ci-après
L’apostille de la Haye est mentionnée dans la Convention de la Haye n° XII, du 5 octobre 1961, supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers plus communément connue comme « Convention Apostille ». Chaque membre de la Convention appose l’apostille sur ses propres documents.
- En Espagne, le ministère de la Justice www.mjusticia.es
- Dans les autres pays, ce sont les organes compétents qui en ont la charge.
La légalisation, tout comme l'apostille, sont dépourvues de date d'expiration. Toutefois, si le document délivré a une durée limitée, la légalisation qui s’effectue du document en question le sera également.
TRADUCTIONS
AYANT VALEUR LÉGALE EN ESPAGNE
- 1. Réalisée ou collationnée* par les représentations diplomatiques ou consulaires d’Espagne à l’étranger puis légalisée par le service des Légalisations du MAEUEC.
- 2. Réalisée ou collationnée par les représentations diplomatiques ou consulaires du pays d’origine du document en Espagne puis légalisée par le service des Légalisations du MAEUEC.
- 3. Réalisée ou vérifiée par un interprète-traducteur-assermenté auprès de ce ministère des Affaires étrangères, de l’Union européenne et de la coopération dont la liste figure sur le lien suivant.
Les traductions assermentées ne doivent pas être légalisées par ce service du ministère des Affaires étrangères, de l’Union européenne et de la coopération, mais cela ne signifie pas pour autant que les documents originaux ne doivent pas être légalisés ou apostillés.
LES DOCUMENTS ORIGINAUX DOIVENT TOUJOURS ÊTRE LÉGALISÉS OU APOSTILLÉS, MAIS LEURS TRADUCTIONS ASSERMENTÉES NE DOIVENT PAS ÊTRE LÉGALISÉES POUR AVOIR VALEUR LÉGALE EN ESPAGNE.
*La collation est une vérification officielle de la traduction réalisée par un traducteur local non assermenté.
AYANT VALEUR LÉGALE À L’ÉTRANGER
Les autorités de chaque pays doivent être consultées par l’intermédiaire de leurs ambassades et consulats compétents en Espagne.
Si ces autorités étrangères exigent le cachet de ce ministère, les traductions peuvent être réalisées par l'une des trois voies décrites au paragraphe précédent.