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Legalización y apostilla

La legalización es un acto administrativo por el que se otorga validez a un documento público extranjero, con el que se comprueba la autenticidad de la firma que aparece en el mismo, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello que el documento ostente. La legalización se limita al reconocimiento y acreditación de una firma y, por tanto, no implica responsabilidad sobre el contenido del documento o posterior destino que pueda tener. 
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Como regla general, los documentos públicos españoles y extranjeros que deban surtir efectos, respectivamente, en el extranjero y en España, deben ser previamente legalizados. No obstante, determinados convenios internacionales simplifican el procedimiento de legalización e incluso eximen de la obligación de legalizar determinados documentos.





1. Documentos públicos exentos de la obligación de legalización

La normativa de la Unión EuropeaSe abre en ventana nueva detalla una serie de documentos públicos expedidos por las autoridades de un Estado Miembro que están exentos de toda forma de legalización y trámite similar (apostilla) cuando son presentados a las autoridades de otro Estado Miembro de la Unión Europea:

  • Los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a los órganos jurisdiccionales de un Estado Miembro, incluyendo los provenientes del Ministerio Fiscal o de un secretario, oficial o agente judicial (“huissier de justice”).
  • Los documentos administrativos.
  • Las actas notariales.
  • Las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas.
  • Los documentos expedidos por los agentes diplomáticos o consulares de un Estado Miembro que ejerzan sus funciones en el territorio de cualquier Estado con carácter oficial, cuando dichos documentos deban presentarse en el territorio de otro Estado Miembro o a los agentes diplomáticos o consulares de otro Estado Miembro que ejerzan sus funciones en el territorio de un Estado tercero.

El Convenio de Atenas de 1977 de la Comisión Internacional del Estado Civil detalla los documentos que cada uno de los Estados Parte en el ConvenioSe abre en ventana nueva acepta sin legalización o formalidad equivalente, con la condición de que estén fechados y firmados, y, en su caso, sellados por la autoridad de otro Estado contratante que los haya expedido: 

  • Los documentos que se refieran al Estado Civil, a la capacidad o a la situación familiar de las personas físicas, a su nacionalidad, domicilio o residencia, cualquiera que sea el uso al que sean destinados. 
  • Otros documentos que hayan sido extendidos para la celebración del matrimonio o para la formalización de un acto del estado civil.

El Convenio de Viena de 1976Se abre en ventana nueva de la Comisión Internacional del Estado Civil señala que las certificaciones plurilingües de las actas del Registro Civil extendidas de conformidad con los modelos anexos al convenio serán aceptadas sin legalización ni formalidades equivalentes en el territorio de los Estados Parte en el ConvenioSe abre en ventana nueva.

El Convenio Europeo de Londres de 1968Se abre en ventana nueva suprime la legalización de documentos extendidos por los agentes diplomáticos y consulares de los Estados Parte en el ConvenioSe abre en ventana nueva.

​Por último, el Canje de Notas de Madrid de 1984Se abre en ventana nueva suprime la legalización de las certificaciones del Registro Civil de España y Rusia, que serán admitidas en el otro Estado sin necesidad de legalización. ☝​​​​​




2. Apostilla de documentos públicos

La Apostilla de La Haya es un trámite que simplifica la legalización de documentos públicos. Consiste en la estampación de un solo sello y firma en el documento. 

Es válido para los Estados ParteSe abre en ventana nueva en el Convenio de la Apostilla de La Haya de 1961Se abre en ventana nueva. Se excluyen del ámbito de aplicación del Convenio los documentos consulares expedidos por las Embajadas y Consulados extranjeros en España y los documentos referidos a operaciones mercantiles o aduaneras.

La competencia para la realización del trámite es, en España, de la Sección de LegalizacionesSe abre en ventana nueva del Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes. Las autoridades competentes en los demás Estados Parte del Convenio pueden consultarse en la página web de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado​Se abre en ventana nueva.

La Apostilla de La Haya carece de fecha de caducidad. No obstante, si el documento expedido tiene una duración limitada, la legalización también la tendrá. ☝​​​​​



3. Legalización de documentos públicos

En todos los casos no recogidos en alguno de los supuestos anteriores (bien por no ser un Estado Parte en ninguno de los convenios, bien por tratarse de un documento excluido del ámbito de aplicación de los mismos), deberá procederse a la legalización ordinaria. La legalización carece de fecha de caducidad. No obstante, si el documento expedido tiene una duración limitada, la legalización también la tendrá.

Hay que distinguir entre la legalización de documentos extranjeros y la legalización de documentos españoles.

a) Legalización de documentos públicos extranjeros

Los documentos públicos extranjeros pueden ser legalizados por vía diplomática, bien en el extranjero (por las Oficinas Consulares de España en el exterior), bien en España (por el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación).

  • Legalización en el extranjero. El procedimiento a seguir conlleva dos trámites diferenciados:
    1. En primer lugar, se precisa la legalización por el Ministerio de Asuntos Exteriores del país extranjero emisor del documento.
    2. Seguidamente, es necesaria la legalización por la Oficina Consular de España en tal país. Este último trámite conlleva el pago de una tasa.​​
Existen una serie de documentos cuya legalización se ajusta a especialidades:

  • Certificados de Registro Civil. Se puede optar entre seguir el procedimiento anteriormente descrito o solicitar la legalización ante la Oficina Consular del país emisor del documento en España. En este último caso, se deben seguir los siguientes pasos:
    1. En primer lugar, se precisa la legalización por el Ministerio de Asuntos Exteriores del país extranjero emisor del documento.
    2. Seguidamente es necesaria la legalización por la Oficina Consular del país emisor del documento en España.
    3. Por último, se precisa la legalización por el Servicio de LegalizacionesSe abre en ventana nueva del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.
  • Certificados de último destino (C.U.D. o E.U.C. “end user certificate”). Para los documentos extranjeros relacionados con transacciones militares de material de defensa o de doble uso (aquel que puede tener tanto utilidad militar como civil), pueden seguirse los mismos trámites que para los Certificados de Registro Civil, con la especialidad de que el trámite de legalización deberá realizarlo un funcionario diplomático con firma registrada en el Servicio de LegalizacionesSe abre en ventana nueva del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. 

  • Certificados de emigrantes retornados. El trabajo realizado en el extranjero, ya sea por cuenta propia o ajena, y la duración del mismo deben acreditarse mediante contratos de trabajo, hojas salariales o de cotización a la Seguridad Social y/o certificado de trabajo de la empresa donde se haya trabajado, en el que habrá de figurar el tiempo de prestación de servicios. En principio, el despliegue de efectos de estos documentos se supedita a una de las siguientes vías:
    1. La adveración de su contenido por la Consejería de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social española del país en que se hubiera realizado la actividad laboral.
    2. Cuando en los países extranjeros no exista Consejería de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social u órgano equivalente, será necesaria su legalización si se trata de documentos públicos. Esta legalización se efectuará en la Oficina Consular de España;
    3. Cuando se retorne de un país parte en el Convenio de la Haya, los documentos públicos habrán de ser apostillados.
Ahora bien, no será necesario trámite de adveración, legalización o apostilla, cuando los documentos laborales cuenten con códigos seguros de verificación que permitan acreditar su veracidad e integridad.

Asimismo, los interesados podrán aportar ante las autoridades competentes en España documentos privados extranjeros, acompañados, en su caso, de la debida traducción, sin que sean necesarias para su plena validez y eficacia probatoria las exigencias ni de elevación a público ni de legalización o apostilla. No será, por tanto, causa de inadmisión de los documentos su naturaleza privada. Los documentos privados serán valorados con arreglo a la sana crítica sin que tengan el valor de documentos públicos. 

  • Legalización en España. Los documentos consulares extranjeros -emitidos por Embajadas y Consulados extranjeros acreditados en España- deberán ser legalizados en el Servicio de Legalizaciones​Se abre en ventana nueva del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. La legalización en dicho Servicio es siempre gratuita. Los documentos consulares más comunes son:
    • Certificados de fe de vida y estado civil.
    • Certificados de buena conducta.
    • Certificados de residencia y/o de inscripción consular.
    • Certificados de nacionalidad.
    • Declaraciones juradas.
    • Certificaciones explicativas de la legislación local.
    • Certificaciones sobre no haber recibido beca o subvención pública, entre otros. 

b) Legalización de documentos públicos españoles

Los documentos públicos españoles pueden ser legalizados por vía diplomática, bien en España, bien en el extranjero. 

  • Legalización en España. La legalización de documentos públicos españoles varía en función de la autoridad emisora del documento y de la naturaleza del mismo. Se deben seguir los pasos que se detallan, en función del documento de que se trata, en el orden descrito:
    • Otros documentos emitidos por la Administración General del Estado:

      1. Legalización por el Servicio de Legalizaciones ​Se abre en ventana nuevadel Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. 
      2. Legalización, finalmente, por la Oficina Consular extranjera correspondiente acreditada en España.
    • Documentos emitidos por las Comunidades Autónomas: 

      1. Legalización por la Unidad de Legalizaciones de la Comunidad Autónoma respectivaSe abre en ventana nueva.
      2. Legalización por el Servicio de Legalizaciones​ del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. 
      3. Legalización, finalmente, por la Oficina Consular extranjera correspondiente acreditada en España.
    • Documentos emitidos por las Entidades Locales (Ayuntamientos, Diputaciones, Cabildos, Consejos o Mancomunidades, entre otros):
      1. Legalización por el Servicio de LegalizacionesSe abre en ventana nueva del Ministerio de Política Territorial y Memoria Democrática, salvo que se trate de documentos del Ayuntamiento de Madrid, que podrán legalizarse directamente en el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.  
      2. Legalización por el Servicio de LegalizacionesSe abre en ventana nueva del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. 
      3. Legalización, finalmente, por la Oficina Consular extranjera correspondiente acreditada en España.
    • Documentos notariales (escrituras, actas, legitimaciones, compulsas, certificaciones y, en general, todos aquellos documentos en los que es un notario el encargado de dar fe): 
      1. Legalización por el colegio notarial
      2. Legalización por la Sección de LegalizacionesSe abre en ventana nueva del Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes.
      3. Legalización por el Servicio de LegalizacionesSe abre en ventana nueva del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. 
      4. Legalización, finalmente, por la Oficina Consular extranjera correspondiente acreditada en España.
    • Documentos judiciales (actas de nacimiento, matrimonio o defunción; certificados de capacidad matrimonial, fe de vida o estado; y demás resoluciones judiciales): 
      1. Legalización por el Tribunal Superior de Justicia de la respectiva Comunidad Autónoma.
      2. Legalización por la Sección de LegalizacionesSe abre en ventana nueva del Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes.
      3. Legalización por el Servicio de LegalizacionesSe abre en ventana nueva del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. 
      4. Legalización, finalmente, por la Oficina Consular extranjera correspondiente acreditada en España.
    • Documentos mercantiles relativos a exportaciones: 
      1. Legalización por la Cámara de Comercio de la provincia correspondiente.
      2. Legalización por en el Consejo Superior de Cámaras Oficiales de Comercio, Industria y Navegación.
      3. Legalización por el Servicio de LegalizacionesSe abre en ventana nueva del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. 
      4. Legalización, finalmente, por la Oficina Consular extranjera correspondiente acreditada en España.
    • Documentos bancarios: 
      1. Para los documentos emitidos por entidades bancarias, la legalización la efectúa el Banco de España (C/ Alcalá, 48, 28014 Madrid – Ventanilla 16). Para que pueda dar su conformidad, será preciso que el documento esté firmado por un apoderado de la entidad emisora con firma registrada en TARGET2Se abre en ventana nueva.  
      2. Legalización por el Servicio de Legalizaciones Se abre en ventana nuevadel Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. 
      3. Legalización, finalmente, por la Oficina Consular extranjera correspondiente acreditada en España.
    • Documentos académicos de enseñanza superior, válidos en todo el territorio nacional: Para su legalización se seguirán los trámites del Ministerio de Ciencia, Innovación y UniversidadesSe abre en ventana nueva

    • Documentos académicos que no tengan la condición de título universitario: Para su legalización se seguirán los trámites del Ministerio de Educación, Formación Profesional y DeportesSe abre en ventana nueva.

    • Documentos académicos de enseñanza básica expedidos por centros docentes en una Comunidad Autónoma
      1. Legalización por la Consejería de Educación de la Comunidad Autónoma u órgano equivalente.
      2. Legalización por el Servicio de LegalizacionesSe abre en ventana nueva del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. 
      3. Legalización, finalmente, por la Oficina Consular extranjera correspondiente acreditada en España.
    • Documentos emitidos por la Iglesia Católica: 
      1. Legalización por la Nunciatura Apostólica y/o la Diócesis. En caso de duda, puede plantearse la cuestión a la Subdirección General de Libertad ReligiosaSe abre en ventana nueva del Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes.
      2. Legalización por el Servicio de Legalizaciones​Se abre en ventana nueva del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. 
      3. Legalización, finalmente, por la Oficina Consular extranjera correspondiente acreditada en España.
    • Documentos emitidos por otras autoridades religiosas (tales como matrimonios coránicos, rabínicos o evangélicos, que deben estar inscritos en el Registro Civil; de no estarlo, habrá de acudirse a la vía notarial): 
      1. Legalización por el Tribunal Superior de Justicia de la Comunidad Autónoma cuyo Registro Civil haya emitido el certificado.
      2. Legalización por la Sección de LegalizacionesSe abre en ventana nueva del Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes. 
      3. Legalización por el Servicio de Legalizaciones​Se abre en ventana nueva del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. 
      4. Legalización, finalmente, por la Oficina Consular extranjera correspondiente acreditada en España.
    • Certificados médicos (en el impreso oficial, con la firma y sello del médico colegiado): 
      1. Legalización por el Colegio de Médicos de su provincia. 
      2. Legalización por el Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos de España (Plaza de las Cortes, 11 4º - 28014 Madrid. Teléfono: 91 431 77 80).
      3. Legalización por el Servicio de Legalizaciones Se abre en ventana nuevadel Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. 
      4. Legalización, finalmente, por la Oficina Consular extranjera correspondiente acreditada en España.
    • Certificados sanitarios de animales domésticos (expedidos por la Delegación/Subdelegación del Gobierno correspondiente, a partir de un certificado veterinario):
      1. Legalización por la Dirección General de Producciones y Mercados Agrarios del Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación (C/ Almagro, 33 5º - 28071 Madrid. Teléfono: 91 347 66 07).
      2. Legalización por el Servicio de LegalizacionesSe abre en ventana nueva del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. 
      3. Legalización, finalmente, por la Oficina Consular extranjera correspondiente acreditada en España.
  • Legalización en el extranjero. La legalización de documentos españoles emitidos en el extranjero habrá de realizarse por el Ministerio de Asuntos Exteriores del país en cuestión.

c) Denegación: causas y vías de recurso

Cuando para la legalización de los distintos documentos no se sigan las vías antedichas, el Servicio de LegalizacionesSe abre en ventana nueva del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación podrá denegar el trámite. Las denegaciones se fundarán en causa justificada, tal como la presentación de un documento privado para su legalización, o la presentación de un documento para su legalización sin haberse cumplido los trámites previos exigidos para ese tipo de documento.

En todo caso, la denegación podrá recurrirse como tal acto administrativo de conformidad con lo dispuesto en el Título V de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.​ ☝​​​​​


4. Traducción de documentos

Para su validez en España, las traducciones han de realizarse o cotejarse en las Oficinas Consulares de España en el extranjero o en las del país de origen del documento en España y posteriormente deben legalizarse en el Servicio de LegalizacionesSe abre en ventana nueva del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. 

Existe igualmente la posibilidad de que la traducción o cotejo de la misma la lleve a cabo un intérprete-traductor jurado nombrado por el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y CooperaciónSe abre en ventana nueva. En este último caso no se precisa la legalización. 

En el ámbito de la Unión Europea, no se requiere la traducción de documentos públicos de un Estado miembro cuando los mismos vayan acompañados de un impreso estándar multilingüe de los contemplados en los anexos del Reglamento (UE) 2016/1191​Se abre en ventana nueva. También se consideran válidas las traducciones juradas realizadas por personas habilitadas para ello en virtud del Derecho de un Estado Miembro de la UE. ☝​​​​​