Presencia física
La presencia física del menor de edad o persona incapacitada ante la Oficina Consular es obligatoria en todos los casos.
La demarcación consular de la Embajada de España en Ottawa comprende únicamente la región de la capital de Canadá (Ottawa y Gatineau).
Si el menor de edad o persona incapacitada vive en una localidad distinta a Ottawa o Gatineau, deberá solicitarse el pasaporte en el Consulado General de España en Toronto 
o en el Consulado General de España en Montreal, conforme a las demarcaciones de dichos Consulados
Documentos adicionales a aportar (además de los ya mencionados en el apartado “Requisitos para obtener un pasaporte”):
En el caso de menores de edad:
- Libro de familia o certificado de nacimiento del menor.
- Documento de identidad o pasaporte de los progenitores comparecientes.
En el caso de personas incapacitadas:
- Documento de constitución de la tutela. Cuando el documento haya sido expedido por una autoridad extranjera, será necesaria la apostilla/legalización y traducción del documento.
- Documento de identidad o pasaporte de los tutores comparecientes
- Si la tutela la asume un organismo público, autorización expedida por el órgano competente. Cuando el documento haya sido expedido por una autoridad extranjera, será necesaria la apostilla/legalización y traducción del documento.
- En este último caso, además, documento de identidad o pasaporte de la persona que acompañe a la persona incapacitada.
Presencia física de los progenitores o tutores
Los menores de edad y las personas incapacitadas deben acudir acompañados por todos sus progenitores o tutores, quienes deberán autorizar expresamente la expedición del pasaporte, firmando el impreso correspondiente.
Si alguno de los progenitores o tutores no puede comparecer personalmente, se presentará alguno de los siguientes documentos:
- Documento original de la autorización otorgada por el progenitor o tutor ausente.
- Sentencia o auto judicial que autorice la solicitud del pasaporte o que atribuya la patria potestad, o su ejercicio, en exclusiva, a uno solo de los progenitores*. Cuando el documento haya sido expedido por una autoridad extranjera, será necesaria la apostilla/legalización y traducción del documento.
- Certificado de fallecimiento del progenitor o tutor ausente, en su caso. Cuando el documento haya sido expedido por una autoridad extranjera, será necesaria la apostilla/legalización y traducción del documento.
* NOTA: La sentencia que atribuya la guardia y custodia del menor a uno de los progenitores no es suficiente para solicitar el pasaporte de un menor sin la autorización expresa de ambos progenitores.
Autorización de un progenitor o tutor
La autorización se podrá otorgar:
- Ante una Oficina Consular española en el extranjero, ya sea de carrera u honoraria.
- Ante la Policía española.
- Ante notario público.Cuando el documento haya sido expedido por una autoridad extranjera, será necesaria la apostilla/legalización y traducción del documento.
Huellas dactilares y firma
En la tramitación de los pasaportes a menores de edad, se tomarán las huellas dactilares a partir de los 12 años.
Los menores de edad y personas incapacitadas firmarán siempre que puedan hacerlo. En el caso de los menores, deberán firmar a partir de los 14 años.