Nhìn chung, trừ khi có quy định cụ thể miễn trừ nghĩa vụ này, mọi giấy tờ công của nước ngoài đều phải được hợp pháp hóa hoặc chứng nhận Apostille để có giá trị pháp lý tại Tây Ban Nha, và mọi giấy tờ công của Tây Ban Nha đều phải được hợp pháp hóa hoặc chứng nhận Apostille để có giá trị pháp lý ở nước ngoài.
Việc hợp pháp hóa giúp xác nhận giá trị của giấy tờ công nước ngoài thông qua việc kiểm chứng tính xác thực của chữ ký và thẩm quyền của cơ quan ký văn bản. Thủ tục hợp pháp hóa không chứng nhận nội dung của văn bản.
Chứng nhận Apostille (theo Công ước La Hay) là một thủ tục đơn giản hóa có cùng mục đích với việc hợp pháp hóa, được áp dụng giữa các quốc gia thành viên của Công ước ngày 5 tháng 10 năm 1961 – văn bản bãi bỏ yêu cầu hợp pháp hóa đối với giấy tờ công nước ngoài. Việt Nam hiện là thành viên của Công ước này. Do đó, mọi giấy tờ của Việt Nam đều phải được chứng nhận Apostille để có giá trị pháp lý tại Tây Ban Nha.
Chỉ các bản gốc đã được hợp pháp hóa hoặc chứng nhận Apostille (hoặc bản sao y bản chính do chính cơ quan cấp bản gốc phát hành) mới được chấp nhận. Các bản sao chụp (photocopy) đã được hợp pháp hóa hoặc chứng nhận Apostille không thể thay thế cho bản gốc.
Việc hợp pháp hóa hoặc chứng nhận Apostille không có thời hạn hiệu lực cụ thể; tuy nhiên, nếu bản thân văn bản có thời hạn hiệu lực, thì hiệu lực của việc hợp pháp hóa hoặc chứng nhận Apostille cũng sẽ bị giới hạn trong khoảng thời gian đó.
A. Xin chứng nhận Apostille cho các tài liệu của Việt Nam:
Kể từ ngày 11 tháng 9 năm 2026, Việt Nam là thành viên của Công ước La Hay về Apostille. Do đó, tất cả các văn bản của Việt Nam cần phải có chứng nhận Apostille của Việt Nam tương ứng mới có hiệu lực pháp lý tại Tây Ban Nha.
Bộ Ngoại giao nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam là cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille của Việt Nam (thông qua Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh).
LƯU Ý ĐẶC BIỆT: Các văn bản được cấp dưới dạng giấy sẽ được đóng dấu Apostille vật lý trực tiếp lên văn bản đó. Các văn bản điện tử thì sẽ được cấp chứng nhận Apostille điện tử.
Các văn bản của Việt Nam hiện tại (cho tới khi Việt Nam bắt đầu áp dụng cấp Apostille điện tử) đều phải xin cấp theo định dạng bản giấy để xin Bộ Ngoại giao Việt Nam cấp chứng nhận Apostille (tem vật lý) lên đó.
B. Hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ nước ngoài tại Đại sứ quán Tây Ban Nha:
- Lưu ý rằng các giấy tờ của Việt Nam cần phải làm thủ tục chứng nhận Apostille chứ không phải thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự.
- Các giấy tờ do cơ quan nước ngoài (mà không phải Việt Nam) cấp cần phải được hợp pháp hoá lãnh sự bởi Đại sứ quán Tây Ban Nha tại nước cấp giấy tờ đó (nếu nước đó không phải là thành viên của công ước La Hay về Apostille).
C. Hợp pháp hóa lãnh sự các tài liệu của Tây Ban Nha cấp:
Đại sứ quán Tây Ban Nha tại Việt nam không thực hiện thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự hoặc chứng nhận Apostille cho các giấy tờ được cấp tại Tây Ban Nha.
Các giấy tờ của Tây Ban Nha muốn sử dụng tại Việt Nam phải có dấu Apostille (thay vì hợp pháp hoá lãnh sự).
Thông tin về việc xin dấu Hợp pháp hóa lãnh sự/Apostille do Tây Ban Nha cấp có thể được tham khảo tại đây (bằng tiếng Tây Ban Nha).
D. Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cho Đại sứ quán Tây Ban Nha cấp: Các giấy tờ do Đại sứ quán Tây Ban Nha cấp phải được hợp pháp hóa bởi Bộ Ngoại giao Việt Nam. Trong trường hợp này, không thể áp dụng thủ tục Apostille.
QUAY TRỞ LẠI TRANG CÁC DỊCH VỤ LÃNH SỰ