Con carácter general, la defunción de los españoles en el extranjero, se inscribe en el Registro Civil del país en el que fallecen. Posteriormente, la defunción se debe inscribir en el Registro Civil español para que produzca plenos efectos civiles en España.
Esta Oficina Consular es competente para inscribir la defunción de los españoles fallecidos en su demarcación consular.
Si la persona promotora de la inscripción tiene su domicilio en España, podrá solicitar la inscripción de la defunción en el Registro Civil de su domicilio.
Quién puede solicitar la inscripción
Cualquier persona que tenga conocimiento cierto del fallecimiento puede promover la inscripción de la defunción, estando especialmente obligados a hacerlo los parientes más cercanos de la persona fallecida.
La defunción también se puede practicar por sentencia u orden judicial que declare el fallecimiento.
Documentos necesarios
Además de los documentos que se relacionan a continuación, la Oficina Consular podrá pedir datos o documentos adicionales cuando sean necesarios para valorar el expediente.
*Los documentos extranjeros, incluidas las traducciones juradas al idioma español, deben estar apostillados o legalizados, salvo que sea aplicable Convenio o Acuerdo internacional que exonere de legalización
por ser tanto España como el país emisor del documento partes de dichos Convenio o Acuerdo, o, para el caso de las traducciones juradas, que estén realizadas por traductor jurado acreditado ante el MAEUEC o en la demarcación consular de este Consulado General.
Asimismo, los documentos extranjeros deben aportarse junto a traducción jurada al idioma español, salvo que estén redactados en los idiomas alemán o inglés o sea aplicable Convenio o Acuerdo internacional que exonere de dicha traducción.
- Hoja declaratoria de datos para la inscripción de la defunción, firmada por el declarante. Si no se indica una dirección de correo electrónico en la hoja declaratoria de datos, no se enviará un certificado de la inscripción una vez realizada. Se puede indicar dicha dirección de correo electrónico en el apartado de 'Observaciones'.
- DNI o pasaporte del declarante.
- Certificado literal de defunción expedido por el Registro civil local*.
- Último DNI o pasaporte del fallecido.
- Certificado literal de nacimiento del fallecido expedido por el Registro Civil español en los últimos 6 meses. Si el nacimiento está inscrito en este Registro Civil Consular, no será necesario aportar este certificado. Si el nacimiento está inscrito en otro Registro Civil español, se debe solicitar al mismo.
Procedimiento
No se tramitan inscripciones de defunción cuya documentación se reciba por correo postal.
El no seguir estrictamente las instrucciones siguientes supondrá retrasos en la tramitación de la inscripción.
- Cumplimentar a ordenador todos los campos de la hoja declaratoria de datos para la inscripción de la defunción y guardar el pdf de la hoja cumplimentada con el nombre “Hoja declaratoria defunción” y los DOS APELLIDOS de la persona fallecida (ejemplo: “Hoja declaratoria defunción GARCÍA PÉREZ”). Si no se indica una dirección de correo electrónico en la hoja declaratoria de datos, no se enviará un certificado de la inscripción una vez realizada. Se puede indicar dicha dirección de correo electrónico en el apartado de 'Observaciones'.
- Imprimir y firmar la hoja por el declarante. Escanear la hoja firmada y guardar el pdf con el nombre “Hoja declaratoria defunción firmada” y los DOS APELLIDOS de la persona fallecida (ejemplo: “Hoja declaratoria defunción firmada GARCÍA PÉREZ”)
- Escanear en formato pdf el resto de la documentación necesaria (un archivo pdf por cada documento), dando a cada archivo pdf un nombre representativo de su contenido (ejemplos: DNI declarante, Pasaporte fallecido, certificado defunción local, etc.).
- No se admitirán otros formatos distintos al pdf ni el envío en varios correos electrónicos. Preparar borrador de e-mail pulsando este enlace. En el asunto del correo se debe hacer constar sólo: “SOLICITUD INSCRIPCIÓN DEFUNCIÓN” y los dos APELLIDOS de la persona fallecida (ejemplo: SOLICITUD INSCRIPCIÓN DEFUNCIÓN GARCÍA PÉREZ).
- Esperar a que el Consulado conteste por correo electrónico, bien requiriendo la subsanación de la solicitud, o bien confirmando la suficiencia de la documentación y dando cita previa para la presentación personal de los originales. Hasta que el Consulado conteste, no se atenderán los correos electrónicos que se reciban sobre el mismo asunto. El plazo de espera puede ser de entre 4 y 8 semanas.
Si el Consulado requiriese la subsanación, deberá repetirse el proceso desde el principio, adjuntando de nuevo toda la documentación necesaria, ya que el Consulado no archiva el correo inicial con la documentación incompleta.
Si el Consulado comunica que la documentación es correcta, se debe imprimir el correo de confirmación del Consulado en el que figura la cita previa asignada y presentarlo el día de dicha cita junto con toda la documentación original cuya copia se envió por correo electrónico. La documentación deberá ser presentada por la persona declarante.
- Una vez realizada la inscripción, sólo se enviará un certificado de la misma si se indicó una dirección de correo electrónico en la hoja declaratoria de datos para la inscripción de la defunción.
Practicada la inscripción, se entregará un certificado literal de defunción a la persona promotora de la inscripción.
La inscripción de la defunción es gratuita.
En el apartado “Traslado de restos mortales” se puede consultar la información sobre cómo trasladar a España el cuerpo o las cenizas del difunto.
Normativa básica