Legalitzacions

La legalització és un acte administratiu pel qual s'atorga validesa a un document públic estranger i es comprova l'autenticitat de la signatura inclosa en un document i la qualitat en què ha actuat l'autoritat signant del document.

Tret que hi hagi algun instrument jurídic que eximeixi d'aquesta obligació, tot document públic estranger s'ha de legalitzar per tenir validesa a Espanya i tot document públic espanyol s'ha de legalitzar per ser vàlid a l'estranger. A continuació es recullen algunes respostes a les consultes més habituals.

 

En quins casos no és necessària la legalització?

Atès l'intercanvi creixent entre països del món, molts estats han signat convenis destinats a facilitar aquest tipus de tràmits als seus ciutadans, entre ells Espanya.

 

L'acord més rellevant en aquesta matèria i vigent en l'actualitat és el Conveni de l'Haia núm. XII, de 5 d'octubre de 1961, pel qual se suprimeix l'exigència de legalització dels documents públics estrangers, més habitualment anomenat “Conveni de la postil·la”.

 

Nombrosos països s'han adherit a aquest tractat que simplifica els tràmits per a l'emissor i per al receptor. Aquest text prescriu que, entre estats membres, no serà necessària la legalització per reconèixer documents mútuament, però sí que caldrà un segell o postil·la. La persona que necessiti obtenir-lo s'ha d'informar al Ministeri de Justícia (c/ de la Bolsa, 8. 28071 Madrid, tel. 902 007 214). Aquesta és la llista completa de països que han signat l'acord.

 

A més, hi ha altres convenis que eximeixen de la necessitat de legalitzar alguns documents. En aquest text informatiu elaborat pel Ministeri d'Afers Exteriors i de Cooperació, es pot consultar a quins països i tipus de documents s'apliquen.

 

En tots els casos no recollits en algun dels acords anteriors s'haurà de dur a terme la legalització.

 

Quins documents es poden legalitzar?

Es poden legalitzar tant els originals dels documents com les còpies autèntiques expedides per les autoritats de l'Administració pública que els hagin emès, així com els testimonis d'autenticitat per exhibició fets per un notari.

 

Quant costa legalitzar un document?

La legalització serà gratuïta quan la dugui a terme la Secció de Legalitzacions del Ministeri d'Afers Exteriors i de Cooperació (c/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid, tel. 913 791 655). Si es duu a terme en una ambaixada o un consolat d'Espanya, comportarà el pagament d'una taxa. Per a una informació més específica, es recomana contactar directament amb la representació d'Espanya a l'estranger que correspongui.

 

Caduquen les legalitzacions?

No. La legalització no té data de caducitat. Ara bé, si el document expedit té una durada limitada, la legalització que se'n faci també la tindrà. Tampoc no hi ha límit de temps per sol·licitar la legalització d'un document. Es podrà dur a terme en qualsevol moment en què la persona interessada la sol·liciti.

 

Quins documents emesos per les autoritats espanyoles estan destinats a utilitzar-se a l'estranger?

De tots els documents elaborats per les autoritats del nostre país, els següents poden tenir efecte a l'exterior:

 

Emesos per l'Administració General de l'Estat

En aquesta categoria s'inclouen els documents expedits per les seves autoritats i funcionaris, els organismes i ens públics inclosos en la seva estructura i les entitats gestores de la seguretat social.

 

La legalització s'ha d'efectuar, en primer lloc, a la Secció de Legalitzacions del Ministeri d'Afers Exteriors i de Cooperació (c/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid, tel. 913 791 655) i, en segon lloc, a les ambaixades i consolats a Espanya del país on hagi de tenir efecte el document.

 

Emesos per les comunitats autònomes

En aquest apartat hi ha els documents expedits per les seves autoritats, funcionaris i organismes públics.

 

Han de fer-ne la legalització, en l'ordre següent: la Unitat de Legalitzacions de la comunitat autònoma respectiva (en aquesta llista es poden consultar les adreces i dades de contacte de totes aquestes unitats), la Secció de Legalitzacions del Ministeri d'Afers Exteriors i de Cooperació (c/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid, tel. 913 791 655), i les ambaixades i consolats a Espanya del país on hagi de tenir efecte el document.

 

Emesos per entitats locals (ajuntaments, diputacions, cabildos, mancomunitats i d'altres)

La legalització d'aquests documents correspon, en primer lloc, al Ministeri d'Hisenda i Administracions Públiques, amb dues excepcions. La primera s'aplica als documents procedents de l'Ajuntament de Madrid, que es podran legalitzar directament al Ministeri d'Afers Exteriors i de Cooperació. La segona és de caràcter general i obre per a tothom la via judicial o notarial.
Posteriorment, la legalització correspondrà a: la Secció de Legalitzacions del Ministeri d'Afers Exteriors i de Cooperació (c/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid, tel. 913 791 655) i, en darrer lloc, la representació diplomàtica o consular acreditada a Espanya del país on hagi de tenir efecte el document.

 

Notarials
Són els documents en què un notari actua com a encarregat de donar fe: escriptures, actes, legitimacions, compulses, certificacions i un llarg etcètera.

 

S'han de legalitzar per via notarial, en l'ordre següent: notaris, col·legis notarials (consulteu el llistat següent dels col·legis d'Espanya), Ministeri de Justícia - Legalitzacions (c/ de la Bolsa, 8 - 28071 Madrid, tel. 902 007 214), Secció de Legalitzacions del Ministeri d'Afers Exteriors i de Cooperació (c/ Pechuán 1  – 28002 Madrid, tel. 913 791 655) i, en darrer lloc, la representació diplomàtica o consular acreditada a Espanya del país on hagi de tenir efecte el document.

 

Judicials

En aquesta categoria s'inclouen les actes de naixement, matrimoni o defunció; els certificats de capacitat matrimonial, fe de vida o estat; les resolucions judicials, etc.

 

Tots requereixen la legalització per via judicial. Els encarregats d'efectuar-la són, en l'ordre següent: els tribunals superiors de justícia de la comunitat autònoma corresponent (les adreces es poden consultar en aquesta llista), el Ministeri de Justícia - Legalitzacions (c/ de la Bolsa, 8 - 28071 Madrid, tel. 902 007 214), la Secció de Legalitzacions del Ministeri d'Afers Exteriors i de Cooperació (c/ Pechuán, 1 28002 Madrid, tel. 913 791 655) i, en darrer lloc, la representació diplomàtica o consular acreditada a Espanya del país on hagi de tenir efecte el document.

 

Mercantils

Aquí s'inclouen certificats d'origen, certificats de lliure venda, factures d'empresa i un gran nombre de documents comercials. La seva legalització correspon a organismes diferents depenent de la naturalesa del document:

  • Hauran de legalitzar els documents relatius a exportacions: la cambra de comerç de la província corresponent i, posteriorment, el Consell Superior de Cambres de Comerç, Indústria i Navegació (c/ Ribera del Loira, 12 – 28042 Madrid, tel. 915 906 900).
  • Els documents bancaris poden ser legalitzats per diverses entitats. Si han estat emesos pel Banc d'Espanya, el tràmit es pot efectuar a qualsevol de les seves seus (consulteu la llista). Els emesos per entitats bancàries d'àmbit nacional es poden legalitzar en els serveis centrals d'aquesta entitat o la seva sucursal a Madrid o bé en el Banc d'Espanya. Finalment, els emesos per bancs d'àmbit local sense serveis centrals a la capital tenen l'opció de legalitzar-se en les delegacions provincials del Banc d'Espanya. Per als documents bancaris també existeix la via notarial.

 

En tots els casos, els documents mercantils hauran de passar sempre per la Secció de Legalitzacions del Ministeri d'Afers Exteriors i de Cooperació (c/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid, tel. 913 791 655) i, en darrer lloc, la representació diplomàtica o consular acreditada a Espanya del país on hagi de tenir efecte el document.

 

Traduccions jurades d'espanyol a altres idiomes

Haurà d'haver-les dut a terme un traductor o intèrpret jurat nomenat pel Ministeri d'Afers Exteriors i de Cooperació. En cada cas s'haurà de consultar, a l'ambaixada o consolat del país on el document hagi de tenir efecte, si la traducció oficial espanyola és vàlida per si mateixa allà. En cas contrari, s'haurà de legalitzar en el Ministeri d'Afers Exteriors i de Cooperació.

 

Acadèmics

Cada tipus d'expedient o certificat segueix unes pautes de legalització diferents.

 

Els documents oficials d'ensenyament superior.

Són els que són vàlids a tot el territori nacional.

 

Els que siguin títols universitaris han de ser legalitzats per la:
Subdirecció General de Títols i Reconeixement de Qualificacions.
C/ Torrelaguna, 58
28027 – Madrid

Els títols no universitaris han de ser legalitzat pel:

Servei de Títols i Convalidació d'Estudis Estrangers no Universitaris.
C/ Los Madrazo, núm. 15, 3a planta
28071 – Madrid

Ambdues són divisions del Ministeri d'Educació, Cultura i Esport.

 

Els documents oficials d'ensenyament no superior

Són els que expedeixen centres docents d'una comunitat autònoma. La seva legalització correspon a la Conselleria d'Educació o equivalent de la regió esmentada.

 

Els documents de caràcter no oficial expedits per institucions privades

En aquests casos, la legalització correspon a un notari, un col·legi notarial (vegeu la llista de col·legis a Espanya) o a la Direcció General de Registres i del Notariat del Ministeri de Justícia (c/ de la Bolsa, 8 – 28012 Madrid).

 

En tots els casos, el procés de legalització no serà complet fins que hagi estat validat per la Secció de Legalitzacions del Ministeri d'Afers Exteriors i de Cooperació (c/ Pechuán 1  – 28002 Madrid, tel. 913 791 655) i la representació diplomàtica o consular acreditada a Espanya del país on hagi de tenir efecte el document.

 

D'entitats religioses

Els documents de l'Església catòlica han de ser legalitzats per la Nunciatura Apostòlica o de la Diòcesi, i per la Secció de Legalitzacions del Ministeri d'Afers Exteriors i de Cooperació (c/ Pechuán 1 – 28002 Madrid, tel. 913 791 655). Aquest tràmit també es podrà fer per via notarial.
 
 
Es distingeixen dos tipus de documents emesos per altres autoritats religioses:

  • Els inscrits en registres civils d'Espanya, com ara matrimonis alcorànics, rabínics o evangèlics, necessitaran la legalització: del tribunal superior de justícia de la comunitat autònoma el Registre Civil de la qual va emetre el certificat de matrimoni; de la Unitat de Legalitzacions del Ministeri de Justícia (c/ San Bernardo, núm. 45 – 28071 Madrid, tel. 913 902 010) i de la Secció de Legalitzacions del Ministeri d'Afers Exteriors i de Cooperació (c/ Pechuán 1 – 28002 Madrid, tel. 913 791 655).
  • Els documents que no estiguin inscrits en registres civils espanyols hauran d'acudir a la via notarial.

 

En ambdós casos, el procés de legalització acabarà amb la legalització per part de la representació diplomàtica o consular acreditada a Espanya del país on hagi de tenir efecte el document.

 

Certificats mèdics

Després que el facultatiu hagi omplert l'imprès oficial editat per a aquesta finalitat, ha de signar-lo i estampar al document el segell que l'acredita com a col·legiat. A continuació, la persona interessada que vulgui obtenir-ne una legalització s'ha d'adreçar al Consell General de Col·legis Oficials de Metges d'Espanya (pl. de las Cortes, 11 4t – 28014 Madrid, tel. 914 317 780) o al col·legi mèdic de la seva província. Es pot consultar la llista dels col·legis mèdics en l'enllaç següent.

 

Certificats veterinaris

Després d'obtenir el certificat del veterinari, cal adreçar-se a la delegació/subdelegació del Govern corresponent, on s'estendrà un certificat sanitari d'animals domèstics.

Aquest certificat s'ha de legalitzar:

  • A la Direcció General de Produccions i Mercats Agraris del Ministeri d'Agricultura, Alimentació i Medi Ambient, situat al carrer Almagro, 33, Madrid.
  • Al Ministeri d'Afers Exteriors i de Cooperació,
  • Secció de Legalitzacions.
  • I, finalment, a la representació diplomàtica o consular acreditada a Espanya del país on tindrà efecte el document. A més, s'aconsella consultar aquí altres requisits possibles que puguin afectar l'exportació de mascotes al país de destinació.

 

Pot denegar-se la legalització d'un document?

Sí. El Ministeri d'Afers Exteriors i de Cooperació no legalitzarà documents en els casos següents:

  • Quan l'original presentat no sigui un document públic ni un document privat instrumentat notarialment.
  • Quan no contingui les legalitzacions prèvies per part d'altres autoritats que estableix la normativa.
  • Quan les signatures que s'han de legalitzar no estiguin dipositades en el registre de la Secció de Legalitzacions del Ministeri.
  • No obstant això, la denegació es podrà recórrer a través de les vies que estableixen les lleis espanyoles per fer-ho (Llei 30/1992 de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú).

 

Quins documents estrangers es poden legalitzar per utilitzar-se a Espanya?

La Secció de Legalitzacions del Ministeri d'Afers Exteriors i de Cooperació només admetrà:

  • Documents públics originals
  • Còpies dels documents expedides per l'organisme emissor
  • Còpies compulsades per les representacions d'Espanya a l'estranger de documents que prèviament hagin estat legalitzats per via diplomàtica o postil·lats
  • Còpies notarials

 

S'han de traduir els documents que es vol legalitzar?

Per als documents emesos per les autoritats espanyoles que hagin de tenir efecte a l'estranger, la persona interessada ha de consultar la legislació local, que és la que estableix si cal o no fer-ne la traducció. El normal és que la major part dels països només acceptin documents en el seu idioma o idiomes oficials.

 

Els documents estrangers que hagin de tenir efecte a Espanya han d'estar traduïts a l'espanyol. El Ministeri d'Afers Exteriors i de Cooperació només admetrà les traduccions oficials:

  • Dutes a terme a Espanya per un traductor o intèrpret jurat espanyol nomenat pel Ministeri (aquestes traduccions són exemptes de legalització i són vàlides sense necessitat de cap tràmit addicional).
  • Dutes a terme o assumides com a pròpies per una representació espanyola a l'estranger (aquestes traduccions han de ser legalitzades per la secció pertinent del Ministeri).
  • Dutes a terme per la representació diplomàtica o consular a Espanya de l'Estat que emet el document (aquestes traduccions han de ser legalitzades per la secció pertinent del Ministeri).

 

Què és la legalització per via diplomàtica i en quins casos s'utilitza?

La legalització per via diplomàtica és el procediment que s'aplica per legalitzar els documents públics estrangers emesos per estats no signants de convenis destinats a facilitar aquest tràmit. En general, consisteix que cadascuna de les autoritats implicades executi una legalització del document a títol individual.

 

Si es tracta d'un document expedit per una autoritat no consular al país d'origen del document, hi intervindrà únicament el ministeri d'afers estrangers de l'estat d'origen i la representació diplomàtica o consular espanyola en l'estat esmentat. 

 

Si es tracta d'un document expedit per una autoritat consular acreditada degudament a Espanya, únicament intervindrà en la legalització la Secció de Legalitzacions del Ministeri d'Afers Exteriors i Cooperació d'Espanya.

 

D'acord amb la normativa aplicable a cada cas, els documents següents són exempts de legalització:

  • Documents acadèmics que es presenten en els registres de les ambaixades i consolats d'Espanya.
  • Documents acadèmics que es presenten en el registre del Ministeri d'Educació d'Espanya.
  • No cal legalitzar en aquesta Secció de Legalitzacions els documents estrangers que hagin estat legalitzats pels consolats o ambaixades d'Espanya a l'estranger que portin una etiqueta transparent de seguretat.

 

Com es legalitzen els documents relacionats amb el comerç de material bèl·lic o similar?

Els documents estrangers relacionats amb les transaccions de material de defensa o de doble ús (el que pot tenir tant una utilització militar com civil) poden ser legalitzats per la representació d'Espanya al país emissor o per la representació de l'estat emissor al nostre país. En ambdós casos, haurà de fer el tràmit un diplomàtic amb signatura registrada en la Secció de Legalitzacions d'aquest Ministeri.

 

A més, els documents d'aquesta naturalesa requereixen una legalització ulterior per part del Ministeri d'Afers Exteriors i de Cooperació.

 

Quins documents emesos per les ambaixades i consolats estrangers a Espanya són legalitzats directament pel Ministeri d'Afers Exteriors i de Cooperació?

Les representacions estrangeres a Espanya incloses en aquesta llista emeten alguns documents, com ara certificats d'antecedents penals i certificats d'actes inscrits en registres civils locals, que es legalitzen de forma directa per la Secció de Legalitzacions, amb l'estalvi consegüent de molèsties per als ciutadans.

 

El tràmit de legalització de documents en alguns casos pot ser complicat, llarg i confús per a les persones interessades. Conscient d'això, el Ministeri d'Afers Exteriors i de Cooperació ha habilitat el número de telèfon 913 791 655 i una adreça electrònica, legalizaciones@maec.es, per resoldre els dubtes que es plantegin als ciutadans. En cas que s'escrigui un correu electrònic, es prega incloure-hi nom, cognoms i telèfon de contacte.

Destacats

  • Inscríbete en el Registro de Viajeros
  • Recomendaciones de Viaje
  • Fichas por país
  • TWITTER
  • FACEBOOK
  • YOUTUBE
  • FLICKR
  • Instagram
  • Twitter SpainMFA
  • BLOGS
  • ATLAS DE REDES SOCIALES
  • PARTICIPACIÓN CIUDADANA
  • TRANSPARENCIA
  • MAEC / Sede Palacio de Santa Cruz
    Plaza de la Provincia, 1
    28012 MADRID
    Tfno: 91 379 97 00
  • MAEC / Sede Palacio de Viana
    Duque de Rivas, 1
    28071 MADRID
    Tfno: 91 379 97 00
  • MAEC / Sede Torres Ágora
    Serrano Galvache, 26
    28033 MADRID
    Tfno: 91 379 97 00
  • AECID
    Avda. Reyes Católicos, 4
    28040 MADRID
    Tfno: 91 583 81 00 / 01
    Fax: 91 583 83 10 / 11
  • Dirección General de Españoles en el Exterior y de Asuntos Consulares y Migratorios
    C/ Pechuán, 1
    28002 MADRID
    Tfno: 91 379 17 00
Gobierno de España
©Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación
Portal gestionado por la Oficina de Información Diplomática