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公証役場としての業務
在日スペイン大使館領事部は公証人役場としての機能も与えられています。すべての自然人ならびに法人は、スペイン国籍であるかどうかにかかわらず、当大使館の領事担当官の面前にて、公正証書を作成することができます。ただし、当大使館での作成は日本国内に住所を定め居住している方のみが対象です。
注意しなければならないのは、一般的に、領事担当官によりなされた公正証書は第三国では効力を認められないということです。言いかえると、在東京スペイン大使館領事担当官により認証された文書は通常、日本では効力をもたないということです。日本で有効な公正証書は、日本国の公証人役場で作成しなければなりません。したがって、領事担当官による公証業務が有効なのは、手続きの対象がスペイン国にある場合、あるいは、法的な手続きを踏む必要のある私的な問題がスペインと関係がある場合に限られます。
スペインの公正証書は通常、原本と原本をもとに作成される正本があります。正本は公正証書の作成者本人が使用するために発行されるものです。原本は領事部に保管され、公正証書が作成されると同時に第一正本が発行されます。
委任者が期限を設けないかぎり、委任状には有効期限がありませんが、取り下げたい場合は、領事担当官の面前、あるいはスペイン国内のいずれかの公証人の面前に出頭しいつでも手続きをすることが可能です。
在日本スペイン大使館での公正証書の作成
日本でスペイン国の公正証書を作成する必要がある場合は、次の申請書 に記入し、パスポートのデータと顔写真のページを、在日スペイン大使館領事部に提出してください。会館時間は９時半から１２時半です。
大使館の窓口で提出することができない場合は、記入済みの申請書とパスポートのデータと顔写真のページを添付し「emb.tokio.info@maec.es」にメールでご送付ください： この場合、件名は「公正証書」としてください。また、公正証書の種類や目的とご自身のお名前をお書きください。
お送りいただいた書類を確認させて頂いたうえ、領事部の担当者から追って署名のための日時をご連絡させていただきます。また、作成にあたり公正証書案をお持ちでしたら当大使館領事部にメールでご送付ください（emb.tokio.info@maec.es）。
公正証書作成のために取り決めた日時に大使館にパスポートの原本を身分証明書としてお持ちの上、出頭してください。法人による公正証書の作成は、団体や会社など当該組織を代表する権限を有する者のみが可能であることに留意してください。この場合、出頭者の個人のデータと組織の代表者であることを証明するために以下の書類をご用意いただき、申請書に添付して提出してください。
-登記局にしかるべく登記される当該組織の設立登記書か代表者の任命を合意する正式な文書の正本。または、これらの両方。
-経営陣、会社所在地、会社の目的、資本金、株主など登記簿に反映されるべき重要な変更があった場合は、当該変更を証明する文書の正本。
公正証書を作成する際には、その種類、作成者数、証書のページ数に応じた料金をお支払いいただきます。