Asuntos notariales

Las Oficinas Consulares de carrera y Secciones Consulares de las Embajadas de España en el extranjero tienen encomendado el ejercicio de funciones notariales. Los procedimientos de actuaciones notariales que pueden llevarse a cabo en esta Sección Consular se describen a continuación.​

1. Las funciones notariales de las Representaciones de España en el extranjero
 
Las Oficinas Consulares de Carrera y Secciones Consulares de las Embajadas de España en el extranjero tienen encomendado el ejercicio de funciones notariales. Cualquier persona, física o jurídica, española o no, podrá otorgar instrumentos públicos ante el Encargado de los Asuntos Consulares de esta Embajada siempre que su residencia o domicilio se encuentre en Japón.
 
Debe recordarse sin embargo que, con carácter general, el despliegue de las funciones notariales ejercidas por el Encargado de los Asuntos Consulares no tiene efectos reconocidos en terceros Estados. Es decir, los documentos autorizados por el Encargado de los Asuntos Consulares de la Embajada de España en Tokio, en funciones notariales, por lo general no tendrán efecto en Japón. Si necesita otorgar algún documento notarial que haya de surtir efectos en Japón, deberá acudir a un notario japonés. Por tanto, estas funciones notariales consulares sólo se justifican cuando el objeto de la intervención se encuentre en España o incida de algún modo en situaciones jurídico-privadas que tengan que ver con España. 
 
Las escrituras notariales españolas están constituidas principalmente por las matrices, u originales, y las copias que se expiden de esos originales para su utilización por las personas que las otorgan (generalmente denominadas copias auténticas). Las matrices se conservan en el protocolo consular. Se expide la primera copia después de la firma de la escritura.
 
En caso de extravío o deterioro de la primera copia, se puede solicitar segunda o posteriores copias. Dichas copias las podrán solicitar las personas que otorgaron la escritura, aquellas a cuyo favor resulte algún derecho en ellas, o las que estén especialmente facultadas para ello, abonando las tasas correspondientes.
 
En particular, la ley española habilita a los Encargados de Asuntos Consulares a la actuación en los siguientes supuestos:
 
         - Autorización de poderes notariales otorgados por ciudadanos españoles o extranjeros cuando el mandato tenga por objeto la realización en España, por parte del mandatario, de cualquier actuación válida en Derecho.
 
         - Autorización de testamento abierto o cerrado, que en principio sólo podrán otorgar ante el Encargado de los Asuntos Consulares los ciudadanos españoles (art. 734 CC). Los ciudadanos extranjeros que quieran disponer testamentariamente de bienes situados en España deberán acudir, preferentemente, ante un Notario local, que es quien puede realizar correctamente, en su caso, un juicio de capacidad conforme a la ley personal del testador.
 
         - Autorización de todo tipo de instrumentos públicos (escrituras, contratos de compraventa de inmuebles sitos en España, etc.).
 
        - Expedición de actas (de presencia, referencia, notoriedad, depósito, etc.).
 
        - Realización de testimonios por exhibición de autenticidad de copias de documentos, testimonios de legitimación de firmas, etc.
 
En los testamentos abiertos, la copia autorizada sólo se produce a la muerte del causante, entregándose entretanto copias simples.
 
Los poderes se otorgan con vigencia indefinida, salvo que el poderdante indique un plazo concreto. En todo caso, pueden ser revocados en cualquier momento ante el Encargado de Asuntos Consulares en funciones notariales, o ante cualquier Notario en España.
 
 
2. Otorgamiento de documentos notariales en la Embajada de España en Japón
 
Si Usted necesita otorgar algún documento notarial español en Japón, rellene el siguiente formulario y preséntelo, junto con copia de su pasaporte (y, en su caso, también del DNI), en la Sección Consular de la Embajada de España en Japón, de lunes a viernes entre las 9:30 y las 12:30h y de 14h a 15h.
 
Si no le resulta posible acudir personalmente a la Embajada, puede enviar el formulario escaneado junto con copia de su pasaporte y su documento de identidad a la siguiente dirección de correo electrónico: emb.tokio.info@maec.es. En ese caso, por favor indique en el asunto “Notaría”, más el documento de que se trate y el nombre del otorgante.
 
El funcionario consular que le atienda o que reciba su mensaje le dará cita para la firma del documento tras el debido examen de la documentación remitida. Si desea que la redacción del documento notarial de que se trate se ajuste a alguna minuta, por favor indíquenoslo y remita la minuta por correo electrónico a la  dirección emb.tokio.info@maec.es.
 
El día de la cita deberá presentarse en la Embajada a la hora indicada, provisto de su documento de identidad: D.N.I. y pasaporte si es ciudadano español, pasaporte de su país si es ciudadano extranjero. Si actúa en nombre y representación de una sociedad o compañía mercantil, tenga en cuenta que las escrituras notariales otorgadas por personas jurídicas solo podrán ser otorgadas mediante persona que ostente facultades para actuar en nombre de la sociedad. Además de los datos necesarios para las personas físicas, se deberán aportar por adelantado, en el momento de formular la solicitud, los siguientes documentos para acreditar sus facultades representativas:
 
  • Copia auténtica de la escritura de constitución de la sociedad, inscrita en el Registro Mercantil, y/o de la escritura que eleve a público el acuerdo de su nombramiento.
 
  • Copia auténtica de cualquier escritura posterior relativa a cambios ocurridos en la sociedad que sean inscribibles en el Registro Mercantil (cambio de administradores, de domicilio social, de objeto social, en el capital social, accionariado, etc.).
 
Los documentos notariales están sujetos a una tasa que varía según el tipo de documento, el número de otorgantes y el número de folios en que se expide.  

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