Légalisations
La légalisation est un acte administratif par lequel un document public étranger est validé en établissant l’authenticité de la signature apposée sur le document et la qualité en vertu de laquelle le signataire du document a agi.
01/01/2013

 

À moins qu’il n’existe un instrument juridique dispensant de cette obligation, tout document public étranger doit être légalisé pour être valable en Espagne et tout document public espagnol doit être légalisé pour être valable à l’étranger.
Réponses aux questions les plus fréquentes :

Dans quels cas la légalisation n’est-elle pas nécessaire ?
Étant donné les échanges croissants entre les différents pays du monde, de nombreux États, dont l’Espagne, ont signé des conventions destinées à faciliter cette démarche pour leurs citoyens.

L’accord en vigueur le plus important en la matière est la XIIe Convention de La Haye, du 5 octobre 1961, également appelée « convention sur l’apostille », relative à la suppression de la légalisation des documents publics étrangers.

De nombreux pays ont adhéré à ce traité, qui simplifie les démarches pour le pays émetteur et le pays récepteur. Ce texte établit que la légalisation entre États parties n’est pas nécessaire pour la reconnaissance mutuelle des documents, celle-ci pouvant être remplacée par un cachet ou une apostille. Les personnes devant obtenir une apostille doivent s’adresser au ministère de la Justice (Calle de la Bolsa, 8 – 28071 Madrid. Tél. : +34-902 007 214). Liste complète des pays signataires de l’accord.

Il existe également d’autres conventions dispensant de la nécessité de légaliser certains documents. Le ministère des Affaires étrangères et de la Coopération a élaboré, à titre d’information, une liste des pays et des documents concernés.

Pour tous les cas ne faisant pas l’objet d’un accord, la légalisation sera nécessaire.

Quels documents peut-on légaliser ?
Les documents originaux, les copies authentiques émanant des autorités de l’administration publique ayant délivré lesdits documents, et les documents authentifiés par un notaire.

Quel est le coût de la légalisation ?
La légalisation est gratuite lorsqu’elle est effectuée par la section des légalisations du ministère des Affaires étrangères et de la Coopération (c/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tél. : +34-91 379 16 55). Si la légalisation est effectuée par une ambassade ou un consulat d’Espagne, des droits seront perçus. Pour plus d’information, il est recommandé de contacter directement la représentation correspondante de l’Espagne à l’étranger.

Les légalisations ont-elles une date de validité ?
Non. Les légalisations n’ont pas de date de validité. Néanmoins, si le document délivré est d’une durée limitée, la légalisation effectuée le sera elle aussi. De même, aucune limite de temps n’est imposée pour demander la légalisation d’un document. Elle pourra être effectuée, à tout moment, à la demande de l’intéressé.

Quels sont les documents délivrés par les autorités espagnoles susceptibles d’être utilisés à l’étranger ?
Documents délivrés par les autorités de notre pays susceptibles de produire des effets à l’étranger :

Les documents émanant de l’administration générale de l’État
Cette catégorie comprend les documents délivrés par les autorités et les fonctionnaires de l’administration générale de l’État, les organismes et entités publiques faisant partie de son organisation ainsi que les entités gestionnaires de la sécurité sociale.

La légalisation de ces documents doit être effectuée, en premier lieu, par la section des légalisations du ministère des Affaires étrangères et de la Coopération (c/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tél. : +34-91 379 16 55) et, en deuxième lieu, par l’ambassade ou le consulat en Espagne du pays dans lequel le document doit produire ses effets.

Les documents émanant des Communautés autonomes
Cette catégorie comprend les documents délivrés par les autorités, fonctionnaires et organismes publics des Communautés autonomes.

La légalisation de ces documents doit être effectuée dans l’ordre suivant : unité des légalisations de la Communauté autonome correspondante (liste complète des adresses et personnes de contact) ; section des légalisations du ministère des Affaires étrangères et de la Coopération (c/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tél. : +34-91 379 1655) et ambassade ou consulat en Espagne du pays dans lequel le document doit produire ses effets.

Documents émanant des collectivités locales (municipalités, provinces, regroupements intercommunaux et autres)
La légalisation de ces documents doit tout d’abord être effectuée par le ministère des Finances et des Administrations publiques, à deux exceptions près : premièrement, les documents émanant de la mairie de Madrid peuvent être légalisés directement auprès du ministère des Affaires étrangères et de la Coopération ; deuxièmement, et de manière plus générale pour tout document, la légalisation peut être effectuée par la voie judiciaire ou devant notaire.

Le document devra ensuite être légalisé par la section des légalisations du ministère des Affaires étrangères et de la Coopération (c/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tél. : +34-91 379 16 55) et, finalement, par la représentation diplomatique ou consulaire en Espagne du pays où le document doit produire ses effets.

Documents notariaux
Les documents notariaux sont ceux certifiés par notaire : titres, actes notariés, légitimations, copies collationnées, authentifications, etc.

Ils doivent être légalisés par la voie notariale dans l’ordre suivant : notaires, collèges notariaux (voir liste des collèges notariaux en Espagne), ministère de la Justice-légalisations (c/ de la Bolsa, 8 – 28071 Madrid. Tél. : +34-902 007 214), section des légalisations du ministère des Affaires étrangères et de la Coopération (c/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tél. : +34-91 379 16 55) et, finalement, par la représentation diplomatique ou consulaire en Espagne du pays où le document doit produire ses effets.

Documents judiciaires
Cette catégorie comprend les actes de naissance, de mariage, de décès ; les certificats de capacité matrimoniale ; les certificats de vie et d’état civil ; les décisions de justice, etc.

Tous ces documents doivent être légalisés par la voie judiciaire. Les organes compétents sont, dans l’ordre : les tribunaux supérieurs de justice de la Communauté autonome correspondante (voir liste des adresses) ; le ministère de la Justice-légalisations (c/ de la Bolsa, 8 – 28071 Madrid. Tél. : +34-902 007 214) ; la section des légalisations du ministère des Affaires étrangères et de la Coopération (c/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tél. : +34-91 379 16 55) et, finalement, par la représentation diplomatique ou consulaire en Espagne du pays où le document doit produire ses effets.

Documents commerciaux
Cette catégorie comprend les certificats d’origine, les certificats de vente libre, les factures d’entreprises et un grand nombre de documents commerciaux divers. La légalisation de ces documents doit, dans un premier temps, être effectuée par l’un des organismes suivants selon la nature du document.

- Documents relatifs à l’exportation : Chambre de commerce de la province correspondante ou, s’il n’y en a pas, Conseil supérieur des Chambres de commerce, d’industrie et de navigation (c/ Ribera del Loira, 12 – 28042 Madrid. Tél. : +34-91 590 69 00).
- Les documents bancaires peuvent être légalisés par différentes entités. Pour les documents émis par la Banque d’Espagne, les démarches peuvent être effectuées dans n’importe laquelle de ses agences (voir liste). Les documents émis par des entités bancaires à dimension nationale peuvent être légalisés auprès des services centraux de l’entité, de sa succursale à Madrid ou auprès de la Banque d’Espagne. Enfin, les documents émanant de banques locales, ne disposant pas de services centraux dans la capitale, peuvent être légalisés dans les agences provinciales de la Banque d’Espagne. Les documents bancaires peuvent également être légalisés par un notaire.

Dans un deuxième temps, les documents commerciaux devront tous être présentés à la section des légalisations du ministère des Affaires étrangères et de la Coopération (c/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tél. : +34-91 379 16 55) et, finalement, par la représentation diplomatique ou consulaire en Espagne du pays où le document doit produire ses effets afin de parachever la procédure de légalisation.

Traductions assermentées de l’espagnol vers d’autres langues
Ces traductions doivent être réalisées par un traducteur ou un interprète assermenté, nommé par le ministère des Affaires étrangères et de la Coopération. Vous devrez vérifier auprès de l’ambassade ou du consulat du pays où le document sera utilisé si la seule traduction officielle de l’espagnol est valable ; si ce n’est pas le cas, la traduction devra être légalisée par le ministère des Affaires étrangères et de la Coopération.

Documents académiques
Chaque dossier ou certificat est soumis à une procédure de légalisation spécifique.

Documents officiels de l’enseignement supérieur
Documents valables sur tout le territoire national. Les diplômes universitaires doivent être légalisés par la sous-direction générale chargée des titres et de la reconnaissance des qualifications (Paseo del Prado, nº 28, Entreplanta – 28014 Madrid). Les diplômes non universitaires doivent être légalisés par le service des titres et de l’homologation des études étrangères non universitaires (c/ Los Madrazo, nº 15, 3º - 28071 Madrid). Ces deux services dépendent du ministère de l’Éducation, de la Culture et du Sport.
 

Documents officiels de l’enseignement non supérieur
Documents délivrés par des centres d’enseignement d’une Communauté autonome. Ces documents doivent être légalisés par le service de l’Éducation du gouvernement autonome de la région concernée.

Documents non officiels délivrés par des établissements privés.
Ces documents doivent être légalisés par un notaire, un collège notarial (voir liste des collèges notariaux d’Espagne) ou par la Direction générale des registres et du notariat du ministère de la Justice (c/ de la Bolsa, 8 – 28012 Madrid).

Dans tous les cas, la procédure de légalisation ne sera conclue que lorsqu’elle aura été validée par la section des légalisations du ministère des Affaires étrangères et de la Coopération (c/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tél. : +34-91 379 16 55) et par l’ambassade ou le consulat en Espagne du pays où le document doit produire ses effets.

Documents émanant d’entités religieuses
Les documents délivrés par l’Église catholique doivent être légalisés par la nonciature apostolique et/ou le diocèse et par la section des légalisations du ministère des Affaires étrangères et de la Coopération (c/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tél. : +34-91 379 16 55). Ils peuvent également être légalisés par un notaire.

En ce qui concerne les documents émis par d’autres autorités religieuses, on distingue deux types de documents :

- Les documents inscrits au registre de l’état civil espagnol, par exemple mariages coraniques, rabbiniques ou évangéliques : ces documents doivent être légalisés par le tribunal supérieur de justice de la Communauté autonome dont l’état civil a délivré le certificat de mariage, par l’unité des légalisations du ministère de la Justice (c/ San Bernardo, nº 45 – 28071 Madrid. Tél. : +34-91 390 20 10) et par la section des légalisations du ministère des Affaires étrangères et de la Coopération  (c/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tél. : +34-91 379 16 55).
- Les documents qui ne sont pas enregistrés à l’état civil espagnol devront être légalisés par un notaire.
 
Dans les deux cas, la dernière étape de la procédure de légalisation est la légalisation par la représentation diplomatique ou consulaire en Espagne du pays où le document doit produire ses effets.
 
Certificats médicaux
Le praticien doit remplir le formulaire officiel prévu à cet effet, le signer et y apposer le cachet faisant foi de son inscription à l’ordre des médecins. Ensuite, si vous souhaitez légaliser ce document, vous devrez vous adresser au Conseil général des collèges officiels des médecins d’Espagne (Plaza de las Cortes, 11, 4º – 28014 Madrid. Tél. : +34-91 431 77 80) ou au collège des médecins de votre province. Voir liste des collèges.

Certificats vétérinaires
Après avoir obtenu le certificat du vétérinaire, vous devrez vous adresser à la délégation/sous-délégation du gouvernement correspondante où le certificat sanitaire pour animaux domestiques vous sera délivré.

Ce document doit être légalisé par :

- la Direction générale des productions et marchés agricoles du ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Environnement (c/ Almagro, 33, Madrid. Tél. : +34-91 347 36 95) ;
- le ministère des Affaires étrangères et de la Coopération, section des légalisations ;
- et, finalement, la représentation diplomatique ou consulaire en Espagne du pays où le document doit produire ses effets. Il est recommandé de vérifier si d’autres conditions doivent être remplies pour pouvoir exporter des animaux de compagnie vers le pays de destination concerné.

La légalisation d’un document peut-elle être refusée ?
Oui. Le ministère des Affaires étrangères peut refuser de légaliser un document dans les cas suivants :

- lorsque l’original présenté n’est pas un document public ou un document originellement privé devenu public de par sa certification devant notaire ;
- lorsque le document n’est pas revêtu des légalisations préalables exigées par la réglementation ;
- lorsque les signatures devant être légalisées n’ont pas été déposées auprès du registre de la section des légalisations du ministère.

Néanmoins, tout refus de légalisation pourra faire l’objet d’un recours par les voies prévues à cet effet dans la législation espagnole (loi 30/1992 sur le régime juridique des administrations publiques et de la procédure administrative commune).

Quels sont les documents étrangers qui peuvent être légalisés afin d’être utilisés en Espagne ?
La section des légalisations du ministère des Affaires étrangères et de la coopération acceptera uniquement les documents suivants :
 
- documents publics originaux ;
- copies desdits documents délivrées par l’organisme émetteur ;
- copies certifiées conformes par les représentations de l’Espagne à l’étranger dans le cas de documents préalablement légalisés par la voie diplomatique ou revêtus de l’apostille ;
- copies notariales.
 
Faut-il traduire les documents que l’on souhaite légaliser ?
Pour les documents délivrés par les autorités espagnoles destinés à être produits à l’étranger, vous devez consulter la législation locale, qui établit si un document doit être traduit ou non. En général, la plupart des pays acceptent uniquement des documents dans leur langue ou dans l’une de leurs langues officielles.

Les documents étrangers destinés à être produits en Espagne doivent être traduits en espagnol. Le ministère des Affaires étrangères et de la Coopération acceptera uniquement les traductions officielles suivantes : 
 
- les traductions réalisées en Espagne par un traducteur ou un interprète assermenté espagnol nommé par le ministère (ces traductions sont exemptées de légalisation et sont valables sans qu’il soit nécessaire de réaliser d’autres démarches) ;
 
- les traductions réalisées ou assumées comme propres par une représentation espagnole à l’étranger (ces traductions doivent être légalisées par le service compétent du ministère) ;
 
- les traductions réalisées par la représentation diplomatique ou consulaire en Espagne de l’État ayant délivré le document (ces traductions doivent être légalisées par le service compétent du ministère).
 
Qu’est-ce qu’une légalisation par la voie diplomatique et quand est-elle requise ?
La légalisation par la voie diplomatique est une procédure utilisée pour la légalisation de documents publics étrangers émis par des pays qui n’ont pas signé de convention afin de faciliter cette procédure. En général, chaque autorité impliquée doit effectuer une légalisation du document à titre individuel.

S’il s’agit d’un document délivré par une autorité non consulaire dans le pays d’origine du document, la seule autorité devant intervenir est le ministère des Affaires étrangères de l’État d’origine ou la représentation diplomatique ou consulaire espagnole dans ledit État.

S’il s’agit d’un document délivré par une autorité consulaire dûment accréditée en Espagne, la légalisation sera effectuée uniquement par la section des légalisations du ministère espagnol des Affaires étrangères et de la Coopération.

Conformément à la réglementation applicable dans chaque cas, les documents suivants sont exemptés de légalisation :

• les documents académiques présentés aux registres des ambassades et des consulats d’Espagne ;
• les documents académiques présentés au registre du ministère de l’Éducation d’Espagne.

Les documents étrangers légalisés par les consulats ou ambassades d’Espagne à l’étranger revêtus d’un film de sécurité autocollant et transparent, ne doivent pas être légalisés par la section des légalisations.
 
Quelle est la procédure de légalisation des documents relatifs au commerce de matériel de guerre ou analogue ?
Les documents étrangers ayant trait aux transactions de matériel de défense ou à double usage (militaire et civil) peuvent être légalisés par la représentation de l’Espagne dans le pays émetteur et/ou par la représentation de l’État émetteur dans notre pays. Dans les deux cas, la procédure doit être réalisée par un diplomate dont la signature est enregistrée auprès de la section des légalisations du ministère des Affaires étrangères et de la Coopération.

Les documents de ce type doivent également être légalisés ultérieurement par le ministère des Affaires étrangères et de la Coopération.

Quels documents émis par les ambassades et consulats étrangers en Espagne sont légalisés directement par le ministère des Affaires étrangères et de la Coopération ?
Les représentations étrangères en Espagne dont la liste figure ci-dessous délivrent certains documents, tels que les extraits de casiers judiciaires et les extraits de registres d’états civils locaux, qui peuvent être légalisés directement par la section des légalisations, ce qui réduit considérablement les dérangements pour le citoyen.
 
La procédure de légalisation d’un document peut parfois s’avérer complexe, longue et confuse. Conscient de cette difficulté, le ministère des Affaires étrangères et de la Coopération a mis en place un numéro de téléphone (+34-91 379 16 55) et une adresse électronique (legalizaciones@maec.es) pour que les citoyens puissent soumettre leurs questions ou leurs doutes. Si vous choisissez d’envoyer un courrier électronique, veuillez indiquer vos nom, prénom et numéro de téléphone. 

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