Legalizaciones

La legalización es un acto administrativo por el que se otorga validez a un documento público extranjero, comprobando la autenticidad de la firma puesta en un documento y la calidad en que la autoridad firmante del documento ha actuado.

10/01/2014

¿Qué es una legalización?

En ocasiones, los ciudadanos necesitan que un documento público expedido por las autoridades de su país, surta efectos en otro país, o a la inversa, que un documento expedido por las autoridades de un país distinto al de su nacionalidad, por ejemplo, su país de residencia, surta efectos en su propio país. Para estos casos es necesario que el documento en cuestión sea reconocido por el Estado ante cuyas autoridades debe surtir sus efectos jurídicos.

Dicho reconocimiento se lleva a cabo a través de la institución de la legalización diplomática o consular, que consiste, básicamente, en una cadena de firmas sobre el documento en cuestión, cada una de las cuales reconoce la autenticidad de la firma de la autoridad anterior a través un sello que va junto con la firma, el cual porta la leyenda Visto Bueno para legalizar la firma que antecede, por ser, al parecer, auténtica, sin prejuzgar la veracidad del contenido del documento ni el ulterior destino que pueda dársele, u otra similar. La última de dichas firmas, siempre será, lógicamente, la de una autoridad del país en el que se pretenda que surta efectos jurídicos el documento.

Ejemplo: un español residente en Vietnam necesita presentar su título de ingeniero ante las autoridades vietnamitas de inmigración para que éstas le concedan su permiso de residencia y trabajo, para lo cual le exigen la legalización de dicho título. El título de ingeniero, para su validez, ha de llevar la firma del rector u otra autoridad competente de la universidad que lo expidió. Dicha firma habrá de legalizarse, en primer lugar, por la Subdirección General de Títulos y Reconocimiento de Cualificaciones del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, que estampará sobre el documento la firma de la autoridad competente para efectuar legalizaciones de dicha Subdirección General, que a su vez deberá legalizarse posteriormente ante la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación, cuya firma, finalmente, se legalizará ante la Embajada de Vietnam en Madrid, tras cuya legalización el documento está listo para surtir efectos jurídicos ante las autoridades vietnamitas. Alternativamente, como último paso, también puede legalizarse la firma del Ministerio de Asuntos Exteriores español ante la Embajada de España en Hanói, en cuyo caso, deberá legalizarse su firma y sello ante el Ministerio de Asuntos Exteriores de Vietnam.

Dado el creciente intercambio entre los distintos países del mundo, muchos Estados han firmado convenios destinados a facilitar este tipo de trámites a sus ciudadanos, entre ellos España. El acuerdo vigente más relevante en esta materia  es el Convenio de La Haya nº XII, de 5 de octubre de 1961, de supresión de la exigencia de legalización en los documentos públicos extranjeros, más comúnmente llamado Convenio de la Apostilla.

Numerosos países, entre ellos España, se han adherido a este tratado que simplifica los trámites de reconocimiento de documentos entre el emisor y el receptor de los mismos. Su texto prescribe que entre Estados miembros no será necesaria la legalización para el reconocimiento mutuo de documentos, aunque sí un sello o apostilla.

  • Quien necesite obtener la apostilla sobre un documento público español debe informarse en el Ministerio de Justicia, Calle de la Bolsa, 8. 28071, Madrid. Tfno: (+34) 902 007 214. La Embajada de España en Hanói no puede apostillar documentos.
  • Si se trata de apostillar un documento extranjero, deberá acudir a las autoridades competentes del Estado emisor del documento, o a su Consulado o Embajada si el interesado se encuentra un país extranjero. Ésta es la lista de países que han firmado el Convenio.    

Además, existen convenios bilaterales que eximen de la necesidad de legalizar algunos documentos entre España y determinados estados. En este texto informativo elaborado por el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación puede consultarse a qué países y tipos de documentos se aplican dichos convenios. 

Para todos los casos no recogidos en alguno de los acuerdos anteriores deberá procederse a la legalización. Vietnam es precisamente uno de dichos países, por lo que todo documento expedido por autoridades vietnamitas deberá ser legalizado para surtir efectos en España, y a la inversa, todo documento español deberá legalizarse para surtir efectos en Vietnam.

Para más información sobre el tipo de documentos que pueden legalizarse y sobre la legalización en general, visite la web oficial del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación.

El trámite de legalización de documentos puede ser en algunos casos complicado, largo y farragoso para los interesados. Consciente de ello, el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación ha habilitado un número de teléfono, (+34) 91 379 16 55, y una dirección de correo electrónico legalizaciones@maec.es, para resolver las dudas que se les planteen a los ciudadanos. En caso de escribir un correo electrónico, se ruega incluir nombre, apellidos y teléfono de contacto.

 

Legalización de documentos españoles que deban surtir efecto ante una autoridad competente vietnamita

Para que los documentos expedidos por las autoridades españolas surtan efectos en el ordenamiento jurídico vietnamita deberán haber sido previamente legalizados por una serie de autoridades, debiendo distinguirse entre dos tipos de documentos.

 

Documentos públicos expedidos por la Administración General del Estado, sus Organismos Autónomos, demás Entes Públicos vinculados o dependientes de aquélla y Entidades Gestoras y Servicios Comunes de la Seguridad Social.

Han de seguirse estos pasos:

1º) legalización ante la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación de España, para lo cual deberá obtener cita previa. Las legalizaciones en esta oficina no devengan tasa alguna.

2º) legalización ante la Embajada de Vietnam en España

Recuerde que las autoridades vietnamitas exigirán que, junto con el original legalizado de su documento español, presente una traducción del mismo al vietnamita.

 

Resto de documentos públicos españoles

Se engloban en este apartado documentos emitidos por las Comunidades Autónomas, Entes Locales (provincias, municipios, mancomunidades, etc), documentos notariales, judiciales (sentencias, certificados de antecedentes penales, certificaciones del Registro Civil, etc), documentos mercantiles, académicos (títulos académicos, etc), de entidades religiosas, certificados médicos y veterinarios, traducciones juradas, etc.

El procedimiento es el mismo que el descrito en el apartado anterior (documentos expedidos por la Administración General del Estado, etc.), con la particularidad de que en este caso los documentos han de ser legalizados previamente por otra autoridad, según el caso (Ministerio de Justicia, Ministerio de Educación, Colegio Notarial, etc.), antes de seguir los dos pasos indicados en el apartado anterior. Sea tan amable de visitar la web del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación para comprobar cuál es la autoridad correspondiente según el tipo de documento. Las listas de unidades de legalizaciones de dichas autoridades las encontrará en la columna Más Información situada en el margen derecho de dicha página.

 

Legalización de documentos vietnamitas que deban surtir efecto ante una autoridad competente española  

Los documentos vietnamitas que deban surtir efectos ante una autoridad competente española deberán ser previamente legalizados por la sección consular de la Embajada de España en Hanói, la cual sólo procederá a la legalización del documento si ha sido previamente legalizado por el Departamento de Asuntos Consulares del Ministerio de Asuntos Exteriores de Vietnam  (40 Tran Phu, Hanoi, tel. +84 4 37993127) o por el Departamento de Asuntos Exteriores en Ciudad Ho Chi Minh.  

Los documentos vietnamitas deberán traducirse al español para que surtan efectos en España. La exigencia de que dicha traducción también se legalice dependerá de la autoridad española ante la que deba surtir efectos el documento, por lo que deberá ponerse en contacto con dicha autoridad para averiguarlo.  

La legalización ante la Embajada de España en Hanoi se hará por medio de una solicitudque se resuelve en el plazo de 7 días. La tramitación de dicha solicitud devenga la tasa prevista en el nº 29  del documento PDF que recoge los importes de las tasas consulares. Clique aquí para ir a la información sobre tasas consulares.

Por último, los documentos ya legalizados por las autoridades vietnamitas y cuya legalización se solicite ante esta Embajada deberán ir acompañados de sus correspondientes fotocopias para su archivo.      

 

      
Recuerde que únicamente son susceptibles de legalización o apostilla los documentos públicos originales, así como las copias auténticas expedidas por las Autoridades de la Administración Pública que los hayan emitido y los testimonios de autenticidad por exhibición realizados por Notario. En ningún caso se legalizan copias compulsadas, fotocopias ni documentos privados (contratos, etc.).
 
          Para más información sobre legalizaciones puede consultar la información general del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación 

 

   

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