Hợp pháp hóa Lãnh sự

Hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính với chức năng xác nhận giá trị của một văn bản công nước ngoài, kiểm tra tính xác thực của chữ ký trên văn bản và tư cách của người ký văn bản đó

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Khi các công dân của một nước muốn một văn bản công được cấp bởi các nhà chức trách của nước đó có hiệu lực tại một nước khác, hoặc ngược lại, một văn bản được cấp bởi các nhà chức trách của nước khác, ví dụ nước nơi công dân đó cư trú, muốn có hiệu lực tại nước đó. Trong các trường hợp này văn bản đó cần được công nhận bởi các nhà chức trách của Quốc gia nơi văn bản này có hoặc muốn có hiệu lực pháp lý.

Việc công nhận nói trên được thực hiện qua cơ quan ngoại giao hoặc lãnh sự làm thủ thục hợp pháp hóa lãnh sự, và trên cơ bản được thể hiện qua một hệ thống các chữ ký trên văn bản đó. Mỗi một chữ ký sẽ chứng nhận tính xác thực của chữ ký của người ký trước đó bằng hình thức ký kèm theo dấu với nội dung như sau hoặc tương tự như sau: Visto Bueno para legalizar la firma que antecede, por ser, al parecer, auténtica, sin prejuzgar la veracidad del contenido del documento ni el ulterior destino que pueda dársele, nghĩa là Chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự chữ ký trên, vì có vẻ, giống với mẫu chữ ký đăng ký, mà không đánh giá tính chính xác của nội dung văn bản hay mục đích sử dụng cuối cùng của văn bản. Chữ ký cuối cùng, theo logic luôn luôn là chữ ký của nhà chức trách của nước nơi văn bản đó cần có hiệu lực. Ví dụ: một công dân Tây Ban Nha cư trú tại Việt Nam cần trình bằng kỹ sư của mình trước cơ quan nhập cảnh của Việt Nam để xin cấp giấy phép cư trú và làm việc. Trong trường hợp này công dân nói trên sẽ phải làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự bằng của mình. Bằng kỹ sư này để có hiệu lực cần phải có chữ ký của hiệu trưởng hoặc một cá nhân có thẩm quyền khác của trường Đại học nơi cấp bằng đó. Như vậy, đầu tiên tấm bằng này sẽ phải được nhà chức trách có thẩm quyền của Phó Tổng Vụ Bằng cấp và Công nhận năng lực của Bộ Giáo dục, Văn hóa và Thể thao Tây Ban Nha đóng dấu hợp pháp hóa lãnh sự lên trên đó. Chữ ký và con dấu của Phó Tổng Vụ này sau đó cần được Bộ phận Hợp pháp hóa lãnh sự của Bộ Ngoại giao và Hợp tác Tây Ban Nha chứng nhận. Cuối cùng, để có hiệu lực pháp lý tại Việt Nam, văn bản này cần được mang đến Đại sứ quán Việt Nam tại Madrid làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự chứng nhận con dấu và chữ ký của Bộ phận Hợp pháp hóa lãnh sự - Bộ Ngoại giao và Hợp tác Tây Ban Nha nói trên. Bước cuối cùng này có thể thay bằng việc chọn làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Tây Ban Nha tại Hà Nội, tuy nhiên sau đó để có hiệu lực tại Việt Nam cần được hợp pháp hóa lãnh sự một lần nữa tại Bộ Ngoại giao Việt Nam.

Do nhu cầu trao đổi quốc tế ngày càng tăng, rất nhiều Quốc gia đã ký kết các Công ước với mục đích tạo điều kiện cho các công dân của mình trong việc thực hiện các thủ tục chứng nhận giấy tờ, và Tây Ban Nha là một trong số các nước đó. Thỏa thuận hiện hành quan trọng nhất liên quan đến thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự là Công ước La Hay số XII ký ngày 5 tháng 10 năm 1961 về việc miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài, và thường được gọi là Công ước Apostil. Rất nhiều nước trong đó có Tây Ban Nha đã ký kết Công ước này nhằm đơn giản hóa các thủ tục công nhận giấy tờ giữa cơ quan cấp và cơ quan nhận. Nội dung Công ước có ghi rằng các giấy tờ văn bản sẽ được miễn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giữa các Quốc gia thành viên và sẽ thay thế bằng đóng dấu apostil để công nhận giấy tờ đó.

  • Để biết thông tin về việc đóng dấu Apostil cho các văn bản công của Tây Ban Nha vui lòng liên hệ Bộ Tư pháp địa chỉ Calle de la Bolsa, 8. 28071, Madrid. ĐT: (+34) 902 007 214. Đại sứ quán Tây Ban Nha tại Hà Nội không có chức năng đóng dấu Apostil cho các văn bản. 
  • Để biết thông tin về thủ tục đóng dấu Apostil lên giấy tờ nước ngoài, vui lòng liên hệ các cơ quan có thẩm quyền của quốc gia nơi giấy tờ đó được cấp, hoặc liên hệ Lãnh sự quán hay Đại sứ quán của quốc gia đó nếu đương sự đang ở nước ngoài. Xem Danh sách đầy đủ các nước thành viên Công ước La Hay tại đây. Việt Nam hiện vẫn chưa tham gia ký Công ước La Hay và hy vọng có thể thực hiện việc ký kết này vào thời gian tới.

Ngoài ra, các công ước song phương khác cũng xóa bỏ yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ giữa Tây Ban Nha và một số nước nhất định. Việt Nam không nằm trong số các nước ký kết hiệp định song phương với Tây Ban Nha.

Các quốc gia không tham gia ký kết bất kỳ công ước nào nói trên sẽ phải áp dụng thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Việt Nam là một trong những nước này nên tất cả các văn bản công của Việt Nam muốn có hiệu lực tại Tây Ban Nha, hoặc ngược lại, tất cả các giấy tờ công của Tây Ban Nha muốn có hiệu lực tại Việt Nam cần phải được hợp pháp hóa lãnh sự.

Để biết thêm thông tin về loại văn bản có thể hợp pháp hóa lãnh sự và thông tin chung về hợp pháp hóa lãnh sự, vui lòng xem tại trang web chính thức của Bộ Ngoại giao và Hợp tác.

Trong một số trường hợp, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ khá phức tạp và mất thời gian. Nhận thức được điều này, Bộ Ngoại giao và Hợp tác đã tạo điều kiện cung cấp dịch vụ giải đáp các thắc mắc có liên quan cho người dân tại các địa chỉ liên hệ sau: Điện thoại (+34) 91 379 16 55, thư điện tử legalizaciones@maec.es. Trường hợp viết thư điện tử vui lòng ghi đầy đủ họ tên và số điện thoại liên lạc.    

 

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ công của Việt Nam muốn có hiệu lực tại Tây Ban Nha      

Các tài liệu Việt Nam muốn có hiệu lực tại Tây Ban Nha cần phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước đó tại Bộ phận lãnh sự Đại sứ quán Tây Ban Nha tại Hà Nội. Cơ quan này sẽ chỉ có thể thực hiện được thủ tục này khi văn bản đó đã được Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam (40 Trần Phú, Hà Nội, tel. +84 4 37993127) hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh chứng nhận lãnh sự trước đó.

Các giấy tờ của Việt Nam cần được dịch ra tiếng Tây Ban Nha để có hiệu lực tại Tây Ban Nha. Để biết xem bản dịch của các giấy tờ đó có cần phải hợp pháp hóa lãnh sự hay không đương sự nên liên lạc trực tiếp với cơ quan đưa ra yêu cầu là cơ quan nơi nhận các giấy tờ đó.

Để xin hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Tây Ban Nha tại Hà Nội đương sự sẽ phải nộp  đơn xin hợp pháp hóa lãnh sự, và thủ tục này sẽ được giải quyết trong thời hạn 7 ngày kể từ ngày nộp. Lệ phí Hợp pháp hóa lãnh sự được quy định theo mục số 29 của văn bản định dạng PDF về bảng giá các lệ phí lãnh sự hiện hành.

Bản photocopy của các giấy tờ (sau khi đã hợp pháp hóa lãnh sự, tức là bản với tất cả các con dấu và chữ ký hợp pháp hóa lãnh sự đã làm trước đó) cần được nộp kèm làm bản lưu cùng với hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Tây Ban Nha tại Việt Nam.   

       

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ Tây Ban Nha muốn có hiệu lực tại Việt Nam                           

 

Các giấy tờ được cấp bởi các nhà chức trách Tây Ban Nha muốn có hiệu lực pháp lý tại Việt Nam cần được hợp pháp hóa lãnh sự trước đó bởi một loạt các cơ quan có thẩm quyền (được chia làm hai loại giấy tờ sau). 

 

Các giấy tờ công được Chính phủ Tây Ban Nha, các Cơ quan tự trị của Chính phủ, các Cơ quan công có liên quan hoặc trực thuộc Chính phủ, Các đơn vị quản lý và Các dịch vụ an sinh xã hội.

Thủ tục bao gồm 2 bước:

1º) Đặt hẹn để xin hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ phận Hợp pháp hóa lãnh sự của Bộ Ngoại giao và Hợp tác Tây Ban Nha. Thủ tục này tại Bộ không thu lệ phí.

2º) Tiếp tục xin hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam tại Tây Ban Nha 

Đối với các cơ quan Việt Nam, đương sự sẽ phải trình bản gốc hợp pháp hóa lãnh sự và trình kèm một bản dịch sang tiếng Việt của giấy tờ tiếng Tây Ban Nha đó.

 

Các giấy tờ công khác của Tây Ban Nha

Phần này sẽ bao gồm các giấy tờ được cấp bởi Các Cộng đồng tự trị, Các Cơ quan địa phương (các tỉnh, thành phố, các cộng đồng dân cư, v.v.), các giấy tờ công chứng, pháp lý (bản án, phiếu lý lịch tư pháp, chứng nhận Đăng ký hộ tịch, v.v.), các giấy tờ thương mại, học thuật (bằng cấp, v.v.), của các tổ chức tôn giáo, giấy chứng nhận sức khỏe, chứng nhận thú y, các bản dịch công chứng, v.v.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự các loại giấy tờ này giống với thủ tục làm hợp pháp hóa lãnh sự đã nêu ở phần trước (các giấy tờ công được cấp bởi Chính phủ, v.v.), với điểm đặc biệt là các loại giấy tờ này sẽ phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước đó bởi một cơ quan có thẩm quyền tùy từng trường hợp (Bộ Tư pháp, Bộ Giáo dục, Hiệp hội Công chứng, v.v.) trước khi tiếp tục các bước như hướng dẫn ở phần trên. Để xác định cơ quan có thẩm quyền xác nhận từng loại giấy tờ, vui lòng tra cứu tại trang web của Bộ Ngoại giao và Hợp tác. Danh sách các cơ quan có thầm quyền làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự nằm trong cột Thông tin thêm phía lề phải của trang.     

 

 

Xin lưu ý rằng việc hợp pháp hóa lãnh sự hoặc đóng dấu Apostil chỉ được thực hiện trên bản gốc hoặc bản sao từ sổ gốc được làm tại các Cơ quan hành chính công nơi cấp giấy tờ đó. Đại sứ quán không thể hợp pháp hóa các bản sao y bản chính, các bản sao hoặc các giấy tờ tư (hợp đồng, v.v.)

Featured

  • Cuenta de Twitter del Ministerio en Inglés
  • Blog del Ministerio
  • ATLAS
  • Página de Participación Ciudadana
  • Página Portal de Transparencia
  • MAUC / Sede Palacio de Santa Cruz
    Plaza de la Provincia, 1
    28012 MADRID
    Tfno: 91 379 97 00
  • MAUC / Sede Palacio de Viana
    Duque de Rivas, 1
    28071 MADRID
    Tfno: 91 379 97 00
  • MAUC / Sede Torres Ágora
    Serrano Galvache, 26
    28033 MADRID
    Tfno: 91 379 97 00
  • AECID
    Avda. Reyes Católicos, 4
    28040 MADRID
    Tfno: 91 583 81 00 / 01
    Fax: 91 583 83 10 / 11
  • Dirección General de Españoles en el Exterior y de Asuntos Consulares
    C/ Pechuán, 1
    28002 MADRID
    Tfno: 91 379 17 00
Gobierno de España
©Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación
Portal gestionado por la Dirección General de Comunicación, Diplomacia Pública y Redes
Premio Ciudadanía 2016
Premio Ciudadanía 2016