Legalizari
​ 
Legalizarea este un proces administrativ prin care se ofera valabilitate unui document public strain, confirmand autenticitatea semnaturii pusa pe document si calitatea in care autoritatea semnatara a documentului a actionat.
 
01/01/2013
 
Cu exceptia situatiei in care exista un instrument juridic care sa scuteasca de aceasta obligatie, toate documentele publice straine trebuiesc legalizate pentru a avea valabilitate in Spania si toate documentele publice spaniole trebuiesc legalizate pentru a fi valabile in strainatate. In continuare gasiti cateva raspunsuri la intrebarile cele mai frecvente.
 
Cand nu este necesara legalizarea?
Date fiind schimburile crescande intre diferite tari ale lumii, multe state au semnat acorduri menite sa faciliteze acest gen de demersuri pentru cetateni, intre care si Spania.
 
Acordul cel mai relevant in acest domeniu in vigoare este Conventia de la Haga nr. XII, din 5 octombrie 1961, de eliminare a cerintei de legalizare intre documente publice straine, in mod comun numita Conventia Apostilei.
 
Numeroase tari au aderat la acest tratat care simplifica demersul intre emitent si receptor. Textul prevede ca intre statele membre nu este necesara legalizarea pentru recunoasterea mutuala a documentelor, ci doar o stampila sau apostila. Cei care necesita obtinerea apostilei trebuie sa se informeze la Ministerul Justitiei (Piata Jacinto Benavente, nr.3, 28071 Madrid, Tel. 902.007.214). Aceasta este lista completa a tarilor care au semnat acordul.
 
Pe langa aceasta exista alte conventii care exonereaza de necesitatea legalizarii anumitor documente. In acest text informativ elaborat de catre Ministerul Afacerilor Externe si Cooperarii puteti consulta caror tari si caror documente se aplica.
 
Pentru toate cazurile neincluse in vreunul din acordurile anterioare va trebui sa se faca legalizarea.
 
Ce documente se pot legaliza?
Se pot legaliza atat originalele cat si copiile autentificate eliberate de autoritatile administratiei publice care le-au emis, cat si dovezile de autenticitate prin prezentare facute de notar.
 
Cat costa legalizarea unui document?
Legalizarea este gratuita cand este facuta de Sectia de Legalizari a Ministerului Afacerilor Externe si Cooperarii (str.Ruiz de Alarcón, 5-colt cu str.Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel:91 379 16 55). In cazul in care se efectueaza intr-o ambasada sau consulat al Spaniei, va atrage dupa sine plata unei taxe. Pentru mai multe informatii se recomanda contactarea directa  a reprezentantelor Spaniei din strainatate.
 
 
Expira legalizarea?
Nu. Legalizarea nu are termen de valabilitate. Insa, daca documentul are o durata de timp limitata, legalizarea va avea si ea un termen de valabilitate. Nu exista limita de timp pentru a solicita legalizarea unui document. Aceasta se va putea face in orice moment cand solicita interesatul.
 
Ce documente emise de autoritatile spaniole se folosesc in strainatate?
Dintre documentele elaborate de catre autoritatile tarii noastre, urmatoarele pot fi valabile in strainatate:
 
Emise de catre Administratia Generala de Stat
Se includ in aceasta categorie cele emise de catre autoritatile si functionarii sai, organismele si entitatile publice incluse in structura sa si entitatile care gestioneaza asigurarile sociale.
 
Legalizarea trebuie facuta in primul rand la Sectia de Legalizari a Ministerului Afacerilor Externe si Cooperarii (str.Ruiz de Alarcón, 5 – colt cu str.Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid Tel: 91 379 16 55, sau la ambasadele si consulatele Spaniei din tara unde va avea efect documentul.
 
Emise de Comunitatile Autonome
In acest paragraf figureaza documentele emise de catre autoritatile, functionarii si organismele publice ale comunitatilor.
 
Legalizarea lor va trebui facuta in urmatoarea ordine: Unitatea de Legalizari a Comunitatii Autonome respective (pe aceasta lista se pot consulta adresele si datele lor de contact); la Sectia de Legalizari a Ministerului Afacerilor Externe si Cooperarii (str.Ruiz de Alarcón, 5 – colt cu str.Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid Tel: 91 379 16 55) si la ambasadele si consulatele Spaniei din tara unde va avea efect documentul.
 
Emise de catre autoritati locale (Primarii, Consiliile deputatilor, Consiliile comunale, Comunitati si altele)
 
Legalizarea documentelor corespunde in primul rand Ministerului de Finante si Administratiei Publice, cu doua exceptii. Prima se aplica pentru documentele eliberate de Primaria Madrid, care se pot legaliza direct la Ministerul Afacerilor Externe si Cooperarii. Cea de-a doua este cu caracter general si include pentru toate calea judiciara sau notariala.
 
Ulterior, legalizarea corespunde Sectiei de Legalizari din cadrul Ministerului Afacerilor Externe si Cooperarii (Str. Ruiz de Alarcón 5, - colt cu str. Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 913791655) si in ultimul rand, ambasadelor sau consulatelor Spaniei din tara in care va avea efect documentul.
 
Notariale
Sunt acele legalizari pe care le autentifica un notar: procuri, declaratii, legitimari, autentificari, certificari, etc.
 
Trebuie legalizate pe cale notariala, in urmatoarea ordine: notari, colegii notariale (consultati urmatoarea lista a celor din Spania), Ministerul de Justitie-Legalizari (Plaza de Jacinto Benavente, 3 – 28070 Madrid Tel. 902007214), Sectia Legalizari a Ministerului Afacerilor Externe si Cooperarii (Str. Ruiz de Alarcón 5, - colt cu str. Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 913791655) si ambasadele si consulatele Spaniei din tara in care va avea efect documentul.
 
Judiciare
In aceasta categorie se includ certificatele de nastere, casatorie si deces; certificatele de capacitate matrimoniala, declaratia de viata si stare civila; deciziile judiciare, etc.
 
Toate acestea necesita legalizarea pe cale judiciara. Autoritatile competente sunt, in urmatoarea ordine: tribunalele superioare de justitie ale comunitatii autonome corespunzatoare (adresele se pot gasi in aceasta lista); Ministerul de Justitie – Legalizari (Plaza de Jacinto Benavente, 3 – 28070 Madrid Tel. 902007214), Sectia Legalizari a Ministerului Afacerilor Externe si Cooperarii (Str. Ruiz de Alarcón 5, - colt cu str. Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 913791655) si ambasadele si consulatele Spaniei din tara in care va avea efect documentul.
 
Comerciale
Sunt incluse certificatele de origine, certificatele de vanzare libera, facturi ale firmei si multe alte documente comerciale. Legalizarea corespunde diferitelor institutii in functie de natura documentului:
 
- Cele referitoare la exporturi trebuie legalizate de catre: Camera de Comert a provinciei corespunzatoare sau, in lipsa acesteia, Consiliul Superior al Camerelor de Comert, Industrie si Navigatie (Str. Ribera del Loira 12 – 28042 Madrid. Tel: 915906900).
- Documentele bancare pot fi legalizate de catre diverse institutii. Daca sunt emise de Banca Spaniei, legalizarea se poate face in oricare dintre sediile acesteia (consultati lista). Cele emise de catre entitati bancare cu caracter national se pot legaliza in cadrul departamentelor centrale ale bancii, a sucursalei din Madrid sau la Banca Spaniei. In ultimul rand, cele emise de catre banci locale fara departamente centrale in capitala, pot fi legalizate de catre birourile provinciale ale Bancii Spaniei. Pentru documentele bancare exista, de asemenea, calea notariala.
 
Pentru toate cazurile, documentele comerciale trebuie, intotdeauna, sa ajunga la Sectia Legalizari a Ministerului Afacerilor Externe si Cooperarii (Str. Ruiz de Alarcón 5, - colt cu str. Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 913791655) si la ambasadele si consulatele Spaniei din tara in care va avea efect documentul pentru definitivarea legalizarii.
 
Traduceri autorizate din spaniola in alte limbi
Acestea trebuie sa fie realizate de catre un traducator sau interpret autorizat de catre Ministerul Afacerilor Externe si Cooperarii. Trebuie consultata, pentru fiecare caz, ambasada sau consulatul tarii in care va avea efect documentul, pentru a sti daca traducerea oficiala spaniola este valabila. In caz contrar, trebuie legalizata de catre Ministerul Afacerilor Externe si Cooperarii.
 
Academice
Pentru fiecare tip de dosar sau certificat se urmeaza etape diferite pentru legalizare.
 
Documentele oficiale de studii superioare.
Sunt acelea valabile pe teritoriul national. Diplomele universitare trebuie legalizate de catre Subdirectia Generala pentru Diplome si Recunoasterea Calificarilor (Paseo del Prado nº 28 Entreplanta – 28014 Madrid). Celelalte trebuie legalizate de catre Serviciul de Diplome si Convalidari de Studii Straine preuniversitare (Str. Los Madrazo, nº 15 3ª planta – 28071 Madrid). Ambele apartin Ministerului Educatiei, Culturii si Sportului.
 
Documentele oficiale de studii medii
Sunt cele emise de catre centrele de studii ale unei comunitati autonome. Legalizarea acestora corespunde Consiliului de Educatie sau institutiei echivalente pentru regiunea respectiva.
 
Documentele fara caracter oficial eliberate de catre institutiile private
In aceste cazuri, legalizarea corespunde notarilor, colegiul notarilor (consultati lista celor existente in Spania) sau la Directia Generala a Evidentelor si Notarilor a Ministerului de Justitie (Pl. Jacinto Benavente, 3 – 28012 Madrid).
 
Pentru toate cazurile, legalizarea nu este definitivata pana nu este validata si de Sectia de Legalizari a Ministerului Afacerilor Externe si Cooperarii (Str. Ruiz de Alarcón 5, - colt cu str. Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 913791655) si reprezentanta diplomatica sau consulara acreditata a Spaniei din tara in care va avea efect documentul.
 
De la institutii religioase
Documentele emise de catre Biserica Catolica trebuie legalizate de Nuntiatura Apostolica si/sau Episcopia si Sectia Legalizari a Ministerului Afacerilor Externe si Cooperarii (Str. Ruiz de Alarcón 5, - colt cu str. Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 913791655). De asemenea, se pot realiza pe cale notariala.
 
Pentru cele emise de catre o alta autoritate religioasa, se disting doua tipuri:
 
- Cele inregistrate in Registrele civile din Spania, ca de exemplu, casatoriile canonice, rabinice sau evanghelice, necesita legalizarea de catre: tribunalul superior de justitie din comunitatea autonoma al carui registru civil a emis certificatul de casatorie, departamentul de Legalizari din cadrul Ministerului de Justitie (Str. San Bernardo, nº 45 – 28071 Madrid Tel. 913902010) si la Sectia Legalizari a Ministerului Afacerilor Externe si Cooperarii (Str. Ruiz de Alarcón 5, - colt cu str. Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 913791655).
- Cele neinregistrate in registrele de stare civila spaniole trebuie legalizate pe cale notariala.
 
In ambele cazuri, procesul se finalizeaza prin legalizarea de catre reprezentanta Spaniei in tara de destinatie.
 
Certificatele medicale
Dupa ce medicul completeaza formularul oficial destinat acestui scop, trebuie sa-l semneze, stampileze si parafeze. Dupa aceea, interesatul trebuie sa se adreseze Cosiliului General al Colegiului Oficial al Medicilor din Spania (Pza de las Cortes, 11 4º - 28014 Madrid. Tel: 914317780) sau colegiului medicilor din provincia sa. Lista acestora poate fi consultata aici.
 
Certificatele veterinare
Trebuie completat formularul oficial tiparit pentru acest scop. Dupa completarea datelor, veterinarul trebuie sa-l semneze si sa-l parafeze. Dupa aceea, interesatul trebuie sa se adreseze Consiliului General al Colegiilor Veterinarilor din Spania (Str. Villanueva 11- 28001 Madrid) sau colegiului medicilor din provincia sa. Lista acestora poate fi consultata aici.
 
Se poate refuza legalizarea unui document?
Da. Ministerul Afacerilor Externe si Cooperarii nu legalizeaza documente in urmatoarele cazuri:
 
- Cand originalul prezentat nu este un document public sau privat inaintat ca public pe cale notariala.
Cand nu contine legalizarile anterioare prevazute, ale autoritatilor corespunzatoare, dupa cum prevede legislatia.
- Cand semnaturile ce trebuie legalizate nu se regasesc in registrul Sectiei de Legalizari a Ministerului.
 
Totusi, orice refuz poate fi contestat prin intermediul cailor stabilite de catre legile spaniole (Legea 30/1992 a Regimului juridic al Administratiei Publice si Procedura Administrativa Comuna).
 
Ce documente straine se pot legaliza pentru a putea fi utilizate in Spania?
 
Sectia de Legalizari a Ministerului Afacerilor Externe si Cooperarii admite doar:
- Documente publice in original
- Copii ale acestora eliberate de catre institutia emitenta
- Copii legalizate de catre reprezentantele Spaniei in strainatate, ale documentelor care au fost anterior legalizate pe cale diplomatica sau apostilate
- copii notariale
 
Trebuie traduse documentele pentru legalizare?
Pentru acele documente eliberate de catre autoritatile spaniole, care vor avea efect in strainatate, interesatul trebuie sa consulte legislatia locala, fiind cea care stabileste acest aspect. In general, majoritatea tarilor accepta doar documente in limba nationala sau in limbi oficiale.
 
Documentele straine ce vor avea efect in Spania trebuie traduse in spaniola. Ministerul Afacerilor Externe si Cooperarii admite doar traducerile oficiale:
 
- realizate in Spania de catre un traducator sau interpret autorizat de catre Minister (aceste traduceri nu trebuie legalizate si sunt valabile fara autentificari complementare).
- realizate sau validate de catre o reprezentanta spaniola in strainatate (aceste traduceri trebuie legalizate de catre departamentul competent al Ministerului)
- realizate de reprezentanta diplomatica sau consulara din Spania a statului care emite documentul (aceste traduceri trebuie legalizate de catre departamentul competent al Ministerului).
 
Ce este legalizarea pe cale diplomatica si in ce cazuri se utilizeaza?
Legalizarea pe cale diplomatica este procedura prin care se legalizeaza documente publice straine emise de catre statele care nu au semnat niciun acord pentru facilitarea acestui demers. In general, consta in faptul ca fiecare dintre institutiile implicate sa legalizeze in mod individual documentele. In mod normal intervin trei dintre:
 
- Ministerul de Relatii Externe ale tarii de origine
- Reprezentanta consulara sau diplomatica spaniola in respectivul stat
- Ministerul Afacerilor Externe si Cooperarii (Sectia Legalizari)
 
In cadrul legalizarilor pe cale diplomatica, Ministerul Afacerilor Externe si Cooperarii exonereaza de obligatia legalizarii de catre alte institutii a urmatoarelor documente straine:
- Documente de studii care se prezinta la birourile ambasadelor sau consulatelor Spaniei
- Documentele de studii care se prezinta la Biroul Ministerului Educatiei
- Documentele care trebuie prezentate la Registrul Civil spaniol; care pot fi legalizate in tara de origine de catre reprezentanta Spaniei sau pot fi legalizate in Spania de catre reprezentanta tarii emitente.
 
Totusi, pentru toate aceste cazuri se recomanda solicitarea legalizarii de catre Sectia Legalizari pentru a evita posibile inconveniente in demersurile posterioare.
 
Cum se legalizeaza documentele referitoare la comertul materialului de razboi sau similar?
 
Documentele straine referitoare la tranzactiile de material de aparare sau de dubla folosinta (acela ce poate avea atat utilitate militara cat si civila) se pot legaliza de catre reprezentanta Spaniei in tara emitenta si/sau de catre reprezentanta statului emitent in Spania. In ambele cazuri, demersul trebuie realizat de catre un diplomat cu semnatura inregistrata la Sectia de Legalizari a Ministerului.
 
Documentele de acest tip necesita, de asemenea, o legalizare ulterioara de catre Ministerul Afacerilor Externe si Cooperarii.
 
Ce documente emise de catre ambasadele si consulatele straine din Spania sunt legalizate direct de catre Ministerul Afacerilor Externe si Cooperarii?
 
Reprezentantele straine in Spania incluse in aceasta lista, elibereaza anumite documente, precum certificate de antecedente penale si certificate ale unor evenimente inscrise in registrele civile locale care sunt legalizate in mod direct de catre Sectia Legalizari, cu minimum de deranj pentru cetatean.
 
Procedura de legalizare a documentelor poate fi in unele cazuri destul de complicata, de lunga durata si greoaie pentru interesati. Din acest motiv, Ministerul Afacerilor Externe si Cooperarii a pus la dispozitie un numar de telefon 913791655 si o adresa de email legalizaciones@maec.es pentru asistenta cetatenilor. Daca va adresati pe email va rugam sa includeti prenumele, numele si un telefon de contact.
  • Atlas Redes Sociales
  • Embajadas y Consulados
  • Sede Electrónica
  • Página de Participación Ciudadana
  • Página Portal de Transparencia
  • Sede Palacio de Santa Cruz
    Plaza de la Provincia, 1
    28012 MADRID
    Tel: +34 91 379 97 00
  • Sede Palacio de Viana
    Duque de Rivas, 1
    28071 MADRID
    Tel: +34 91 379 97 00
  • Sede Torres Ágora
    Serrano Galvache, 26
    28033 MADRID
    Tel: +34 91 379 97 00
  • Sede Pechuán
    C/ Pechuán, 1
    28002 MADRID
    Tel: +34 91 379 17 00
  • AECID
    Avda. Reyes Católicos, 4
    28040 MADRID
    Tel: +34 91 583 81 00 / 01
    Fax: +34 91 583 83 10 / 11
Gobierno de España
©Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación
Portal gestionado por la Dirección General de Comunicación, Diplomacia Pública y Redes
Premio Ciudadanía 2016
Premio Ciudadanía 2016