Legalizaciones

La legalización es un acto administrativo por el que se otorga validez a un documento público extranjero, comprobando la autenticidad de la firma puesta en un documento y la calidad en que la autoridad firmante del documento ha actuado.

A no ser que exista algún instrumento jurídico que exima de esa obligación, todo documento público extranjero debe ser legalizado para tener validez en España y todo documento público español requiere ser legalizado para ser válido en el extranjero. Se recogen a continuación algunas respuestas a las consultas más habituales.
 
¿En qué casos no es necesaria la legalización?
 
Dado el creciente intercambio entre los distintos países del mundo, muchos Estados han firmado convenios destinados a facilitar este tipo de trámites a sus ciudadanos, entre ellos España.
 
El acuerdo más relevante en esta materia vigente en la actualidad es el Convenio de La Haya nº XII, de 5 de octubre de 1961, de Supresión de la Exigencia de Legalización en los Documentos Públicos Extranjeros más comúnmente llamado Convenio de la Apostilla.
 
Numerosos países se han adherido a este tratado que simplifica los trámites para el emisor y el receptor. Este texto prescribe que entre Estados miembros no será necesaria la legalización para el reconocimiento mutuo de documentos, aunque sí un sello o apostilla. Quien necesite obtenerlo, debe informarse en el Ministerio de Justicia (Plaza de Jacinto Benavente, nº 3. 28071 Madrid Tel. 902.007.214). Ésta es la lista completa de países que han firmado el acuerdo.
 
Además existen otros convenios que eximen de la necesidad de legalizar algunos documentos. En este texto informativo elaborado por el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación puede consultarse a qué países y tipos de documentos se aplican.
 
Para todos los casos no recogidos en alguno de los acuerdos anteriores deberá procederse a la legalización.
 
¿Qué documentos pueden legalizarse?
Pueden legalizarse tanto los originales de los documentos como las copias auténticas expedidas por las Autoridades de la Administración Pública que los hayan emitido, así como los testimonios de autenticidad por exhibición realizados por Notario.           
 
¿Cuánto cuesta legalizar un documento?
La legalización será gratuita cuando la realice la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación (C/ Ruiz de Alarcón, 5 - esq. c/ Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 55). En caso de efectuarse en una embajada o consulado de España, conllevará el pago de una tasa. Para información más específica se recomienda contactar directamente con la representación de España en el extranjero que corresponda.
 
¿Caducan las legalizaciones?
No. La legalización carece de fecha de caducidad. Ahora bien, si el documento expedido tiene una duración limitada, la legalización que se efectúe sobre él también lo tendrá. Tampoco existe ningún límite de tiempo para solicitar la legalización de un documento. Ésta podrá realizarse en cualquier momento en que el interesado la solicite.
 
¿Qué documentos emitidos por las autoridades españolas están destinados a utilizarse en el extranjero?
De todos los documentos elaborados por las autoridades de nuestro país, los siguientes pueden tener efecto en el exterior:
 
Emitidos por la Administración General del Estado
Se incluyen en esta categoría los expedidos por sus autoridades y funcionarios, los organismos y entes públicos incluidos en su estructura y las entidades gestoras de la seguridad social.
 
Su legalización debe ser efectuada en primer lugar enla Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación (C/ Ruiz de Alarcón, 5 - esq. c/ Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 55) y en segundo lugar por las embajadas y consulados de España en el país en el cual vaya a surtir efecto el documento.
 
Emitidos por las Comunidades Autónomas
Figuran en este apartado los documentos expedidos por sus autoridades, funcionarios y organismos públicos.
 
Su legalización deberán realizarla, en el siguiente orden: la Unidad de Legalizaciones de la Comunidad Autónoma respectiva (en esta lista pueden consultarse las direcciones y datos decontacto de todas ellas); la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y  de Cooperación (C/ Ruiz de Alarcón, 5 - esq. c/ Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 55) y las embajadas y consulados de España en el país en el cual vaya a surtir efecto el documento.
 
Emitidos por entidades locales (Ayuntamientos, Diputaciones, Cabildos, Mancomunidades y otros)
La legalización de éstos corresponde en primer lugar al Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, con dos excepciones. La primera de ellas se aplica a los documentos provenientes del Ayuntamiento de Madrid, que podrán legalizarse directamente en el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación. La segunda es de carácter general y abre para todos la vía judicial o notarial.
 
Posteriormente, la legalización corresponderá a la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación (C/ Ruiz de Alarcón, 5 - esq. c/ Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 55) y, en último lugar, a las embajadas y consulados de España en el país en el cual vaya a surtir efecto el documento.
 
Notariales
Son aquellos en los cuales un notario actúa como encargado de dar fe: escrituras, actas, legitimaciones, compulsas, certificaciones y un largo etcétera.
 
Deben ser legalizados por vía notarial, en el siguiente orden: notarios, colegios notariales (consultar el siguiente listado de los existentes en España), Ministerio de Justicia-Legalizaciones (Plaza de Jacinto Benavente, 3 - 28071 Madrid Tel. 902007214), Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación (C/ Ruiz de Alarcón, 5 - esq. c/ Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 55) y embajadas y consulados de España en el país en el cual vaya a surtir efecto el documento.
 
Judiciales
En esta categoría se incluyen actas de nacimiento, matrimonio o defunción; certificados de capacidad matrimonial, fe de vida o estado; resoluciones judiciales, etc.
 
Todos ellos requieren la legalización por vía judicial. Los encargados de efectuarla son, en el siguiente orden: los tribunales superiores de justicia de la comunidad autónoma correspondiente (las direcciones se pueden consultar en esta lista); Ministerio de Justicia-Legalizaciones (Plaza de Jacinto Benavente, 3 - 28071 Madrid Tel. 902007214), Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación (C/ Ruiz de Alarcón, 5 - esq. c/ Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 55) y embajadas y consulados de España en el país en el cual vaya a surtir efecto el documento.
 
Mercantiles
Aquí se incluyen certificados de origen, certificados de libre venta, facturas de empresa y un gran número de documentos comerciales. Su legalización corresponde a distintos organismos dependiendo de la naturaleza del documento:
 
  • Los relativos a exportaciones deberán ser legalizados por: la Cámara de Comercio de la provincia correspondiente o, en su defecto, el Consejo Superior de Cámaras de Comercio,  Industria y Navegación (C/ Ribera del Loira 12 – 28042 Madrid. Tel: 91 590 69 00).
  • Los documentos bancarios pueden  ser legalizados por diversas entidades. Si han sido emitidos por el Banco de España, el trámite puede efectuarse en cualquiera de sus sedes (consultar lista). Aquellos emitidos por entidades bancarias de ámbito nacional pueden legalizarse en los servicios centrales de este banco o su sucursal en Madrid o en el Banco de España. Por último, los emitidos por bancos de ámbito local sin servicios centrales en la capital tienen la opción de legalizarse en las delegaciones provinciales del Banco de España. Para los documentos bancarios también existe la vía notarial.
 
En todos los casos, los documentos mercantiles deberán pasar siempre por la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación (C/ Ruiz de Alarcón, 5 - esq. c/ Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 55) y la embajada o consulado de España en el país en el cual vaya a surtir efecto el documento para culminar su proceso de legalización.
 
Traducciones juradas de español a otros idiomas
Éstas deberán haber sido realizadas por un traductor o intérprete jurado nombrado por el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación. Deberá consultarse en cada caso a la embajada o consulado del país en donde el documento vaya a surtir efecto si la traducción oficial española es válida por si misma allí. En caso contrario, deberá ser legalizada en el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación.  
 
Académicos
Cada tipo de expediente o certificado sigue unas pautas de legalización diferentes.
 
Los documentos oficiales de enseñanza superior.
Son aquellos válidos en todo el territorio nacional. Aquellos que sean títulos universitarios deben ser legalizados por la Subdirección General de Títulos y Reconocimiento de Cualificaciones (Paseo del Prado, Nº 28 Entreplanta - 28014 Madrid). Los no universitarios deberá legalizarlos el Servicio de Títulos y Convalidación de Estudios Extranjeros no universitarios (C/ Los Madrazo, nº 15 3ª planta - 28071 Madrid). Ambas son divisiones del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.
 
Los documentos oficiales de enseñanza no superior
Son los expedidos por centros docentes de una comunidad autónoma. Su legalización corresponde a la Consejería de Educación o equivalente de dicha región.
 
Los documentos de carácter no oficial expedidos por instituciones privadas
En esto casos, la legalización corresponde a un notario, colegio notarial (ver lista de los existentes en España) o a la Dirección General de Registros y del Notariado del Ministerio de Justicia (Pl. Jacinto Benavente, 3 - 28012 Madrid).
 
En todos los casos, el proceso de legalización no estará completo hasta que haya sido validado por la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación (C/ Ruiz de Alarcón, 5 - esq. c/ Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 55) y la representación diplomática o consular acreditada en España del país en el cual vaya a surgir efecto el documento.
 
De entidades religiosas
Los documentos de la Iglesia Católica deben ser legalizados por la Nunciatura Apostólica y/o de la Diócesis y la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación (C/ Ruiz de Alarcón, 5 - esq. c/ Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 55). También podrá realizarse este trámite por vía notarial.
 
Para aquellos emitidos por otras autoridades religiosas, se distinguen dos tipos:
 
  • Los inscritos de en Registros civiles en España como, por ejemplo, matrimonios coránicos, rabínicos o evangélicos, precisarán la legalización de: el tribunal superior de justicia de la comunidad autónoma cuyo Registro civil emitiese el certificado de matrimonio, la unidad de Legalizaciones del Ministerio de Justicia (C/ San Bernardo, nº 45 - 28071 Madrid. Tel: 91 390 20 10) y la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación (C/ Ruiz de Alarcón, 5 - esq. c/ Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 55).
  • Los no inscritos en registros civiles españoles deberán acudir a la vía notarial.
En ambos casos, el proceso de legalización concluirá con la legalización por parte de la representación de España en el país de destino.
 
Certificados médicos
Después de que el facultativo haya rellenado el impreso oficial editado para este fin, debe firmarlo y estampar en el documento el sello que lo acredita como colegiado. A continuación, el interesado que desee obtener una legalización del mismo debe dirigirse al Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos de España (Plaza de las Cortes, 11 4º - 28014 Madrid. Tel: 91 431 77 80) o al colegio médico de su provincia. La lista de estos últimos puede consultarse en el siguiente enlace.  
 
Certificados veterinarios
El certificado debe elaborarse en el impreso oficial editado para tal efecto. Una vez cumplimentados los datos, el veterinario debe firmarlo y estampar el sello que lo acredita como colegiado. Una vez hecho esto, el interesado en obtener una legalización del documento deberá dirigirse al Consejo General de Colegios Veterinarios de España (C/Villanueva 11 -28001 Madrid) o al colegio de su provincia. La lista de colegios veterinarios de España puede consultarse en el siguiente enlace.
 
¿Puede denegarse la legalización de un documento?
Sí. El Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación no legalizará documentos en los siguientes casos:
  • Cuando el original presentado no sea un documento público ni un documento privado elevado a público notarialmente.
  • Cuando no contenga las legalizaciones previas por parte de otras autoridades que establece la normativa
  • Cuando las firmas que deben legalizarse no se encuentren depositadas en el registro de la Sección de Legalizaciones del Ministerio.
No obstante, toda denegación podrá recurrirse a través de los cauces que las leyes españolas establecen para ello (Ley 30/1992 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común).
 
¿Qué documentos extranjeros pueden legalizarse para ser utilizados en España?
La Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación solamente admitirá:  
  • Documentos públicos originales
  • Copias de los mismos expedidas por el organismo emisor
  • Copias compulsadas por las representaciones de España en el extranjero de documentos que previamente hayan sido legalizadas por vía diplomática o apostillados
  • Copias notariales
 
¿Deben traducirse los documentos que se desea legalizar?
 
Para aquellos documentos emitidos por las autoridades españolas que vayan a tener efecto en el extranjero el interesado debe consultar la legislación local, que es la que establece la necesidad o no de traducción. Lo normal es que la mayor parte de los países solamente acepten documentos en su idioma o idiomas oficiales. 
Los documentos extranjeros que vayan a tener efecto en España deben estar traducidos al español. El Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación solamente admitirá las traducciones oficiales: 
  • Realizadas en España por un traductor o intérprete jurado español nombrado por el Ministerio (estas traducciones están exentas de legalización y son válidas sin necesidad de ningún trámite adicional)
  • Realizadas o asumidas como propias por una representación española en el extranjero (estas traducciones requieren ser legalizadas por la sección pertinente del Ministerio)
  • Realizadas por la representación diplomática o consular en España del Estado que emite el documento (estas traducciones requieren ser legalizadas por la sección pertinente del Ministerio). 
¿Qué es la legalización por vía diplomática y en que casos se utiliza?
La legalización por vía diplomática es el procedimiento que se aplica para legalizar los documentos públicos extranjeros emitidos por Estados no firmantes de convenios destinados a facilitar este trámite. Por lo general, consiste en que cada una de las autoridades implicadas ejecute una legalización a título individual del documento. Normalmente intervienen tres de ellas:  
  • El Ministerio de Relaciones Exteriores del Estado de origen
  • La representación consular o diplomática española en dicho Estado
  • El Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación (Sección de Legalizaciones). 
Dentro de las legalizaciones por vía diplomática, el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación exime de ser legalizados por la institución a los siguientes documentos extranjeros:   
  • Documentos académicos que se presentan en los registros de las embajadas o consulados de España
  • Documentos académicos que se presentan en el Registro del Ministerio de Educación
  • Documentos que deben presentarse ante el Registro civil español; que puedan ser legalizados en el Estado de origen por la representación de España; que puedan ser legalizados en España por la representación del país emisor.
No obstante, para todos estos casos se recomienda contar con la legalización por parte de la Sección de Legalizaciones para evitar posibles inconvenientes en trámites posteriores.
 
¿Cómo se legalizan los documentos relacionados con el comercio de material de bélico o similar?  
 
Los documentos extranjeros relacionados con las transacciones de material de defensa o de doble uso (aquel que puede tener tanto una utilización militar como civil) pueden ser legalizados por la representación de España en el país emisor y/o por la representación del estado emisor en nuestro país. En ambos casos, el trámite deberá realizarlo un diplomático con firma registrada en la Sección de Legalizaciones de este Ministerio.
 
Los documentos de esta naturaleza requieren además una legalización ulterior por parte del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación.
 
¿Qué documentos emitidos por las embajadas y consulados extranjeros en España son legalizados directamente por el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación?
 
Las representaciones extranjeras en España incluidas en esta lista emiten algunos documentos, como certificados de antecedentes penales y certificados de actos inscritos en registros civiles locales que son legalizados de forma directa por la Sección de Legalizaciones, con el consiguiente ahorro de molestias para el ciudadano.
 
El trámite de legalización de documentos puede ser en algunos casos complicado, largo y farragoso para los interesados. Consciente de ello, el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación ha habilitado un número de teléfono 91 379 16 55 y una dirección de correo electrónico legalizaciones@maec.espara resolver las dudas que se les planteen a los ciudadanos. En caso de escribir un correo electrónico, se ruega incluir nombre, apellido y teléfono de contacto.
Legalizaciones
La legalización es un acto administrativo por el que se otorga validez a un documento público extranjero, comprobando la autenticidad de la firma puesta en un documento y la calidad en que la autoridad firmante del documento ha actuado.

 

 

 

 

 

 

 

La legalización no certifica el contenido ni el destino del documento.

 

A no ser que exista algún instrumento jurídico que exima de esa obligación, todo documento público extranjero debe ser legalizado para tener validez en España y todo documento público español requiere ser legalizado para ser válido en el extranjero.

 

Dado el creciente intercambio entre los distintos países del mundo, muchos Estados han firmado convenios destinados a facilitar este tipo de trámites a sus ciudadanos, entre ellos España.


El instrumento más importante es el Reglamento de la UE 2016/1191 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 6 de julio de 2016, por el que se facilita la libre circulación de los ciudadanos simplificando los requisitos de presentación de determinados documentos públicos en la Unión Europea y por el que se modifica el Reglamento (UE) n.° 1024/2012.

El presente Reglamento se aplica a los siguientes documentos públicos expedidos por las autoridades de un Estado miembro de conformidad con su Derecho nacional que han de ser presentados a las autoridades de otro Estado miembro

  • los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a los órganos jurisdiccionales de un Estado miembro, incluyendo los provenientes del Ministerio Fiscal o de un secretario, oficial o agente judicial («huissier de justice»);
  • los documentos administrativos;
  • las actas notariales;
  • las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas;
  • los documentos expedidos por los agentes diplomáticos o consulares de un Estado miembro que ejerzan sus funciones en el territorio de cualquier Estado con carácter oficial, cuando dichos documentos deban presentarse en el territorio de otro Estado miembro o a los agentes diplomáticos o consulares de otro Estado miembro que ejerzan sus funciones en el territorio de un Estado tercero;


Los documentos públicos a los que se aplica el presente Reglamento y sus copias certificadas quedarán exentos de toda forma de legalización y trámite similar (apostilla).


Ésta es la lista completa de países miembros de la UE.


El Reglamento (UE) 2016/1191 exime de traducción a los documentos públicos de un Estado miembro de la UE que vayan acompañados de un impreso estándar multilingüe de los contemplados en sus anexos y a  las traducciones juradas realizadas por persona habilitada para ello en virtud del Derecho de un Estado miembro de la Unión Europea.


Junto con el Reglamento de la UE 2016/1191, hay que destacar el Convenio de La Haya nº XII, de 5 de octubre de 1961, de Supresión de la Exigencia de Legalización en los Documentos Públicos Extranjeros más comúnmente llamado Convenio de la Apostilla.


Numerosos países se han adherido a este tratado que simplifica los trámites para el emisor y el receptor. Este texto prescribe que entre Estados miembros no será necesaria la legalización para el reconocimiento mutuo de documentos, aunque sí un sello o apostilla. Quien necesite obtenerlo, debe informarse en el Ministerio de Justicia (Calle de la Bolsa, 8. 28071 Madrid Tel. 902.007.214).


Ésta es la lista completa de países que han firmado el acuerdo.


Además, existen otros convenios que eximen de la necesidad de legalizar algunos documentos.


Convenio de Atenas:


Convenio de Viena:

  • nº 16 de la C.I.E.C.
  • BOE nº 200, de 22-08-83
  • Estados firmantes: Alemania, Austria, Bélgica, Bosnia-Herzegovina, Bulgaria, Cabo Verde, Croacia, Eslovenia, España, Estonia, Francia, Italia, Lituania, Luxemburgo, Macedonia, Moldavia, Montenegro, Países Bajos, Polonia, Portugal, Rumania, Serbia, Suiza y Turquía.


Convenio de Londres:

  • nº 63 del C.E.
  • BOE 206, de 28-08-82
  • Estados firmantes: Alemania, Austria, Bélgica, Chipre, España, Estonia, Francia, Grecia, Irlanda, Islandia, Italia, Liechtenstein, Luxemburgo, Moldavia, Noruega, Países Bajos, Polonia, Portugal, Reino Unido, República Checa, Rumania, Rusia, Suecia, Suiza y Turquía.

 

Canje de Notas con la URSS:

Para todos los casos no recogidos en alguno de los acuerdos anteriores deberá procederse a la legalización.

 

 

Legalización de documentos Extranjeros

  1. Legalización de documentos extranjeros en el extranjero (vía diplomática: Embajadas de España).
  2. Legalizacion de documentos extranjeros en España (vía diplomática: MAEUEC).

 

1. Legalización de documentos extranjeros en el extranjero

Es lo que comúnmente se llama legalización VIA DIPLOMATICA E IMPLICA LA LEGALIZACION DE LA EMBAJADA DE ESPAÑA EN EL PAÍS. Dicha vía debe contener al menos las siguientes legalizaciones:

La legalización en una embajada o consulado de España, conllevará el pago de una tasa.

 

Si el documento va a ser entregado en el Registro Civil español:

  • Autoridad competente previa según la legislación local del país.
  • Ministerio de Asuntos Exteriores del país local. 
  • Legalización en el Consulado del país en cuestión en España.
  • La legalización por este Ministerio de Asuntos exteriores, de Unión Europea y de Cooperación.

 

Una peculiaridad son los documentos extranjeros relacionados con las transacciones de material de defensa o de doble uso (aquel que puede tener tanto una utilización militar como civil) comúnmente denominados C.U.D. (certificados de último destino) o E.U.C (end user certificate), en sus siglas en inglés. Las empresas pueden acudir directamente sin cita previa los lunes de cada semana a legalizarlos y es imprescindible traer una copia.

 

Un Certificado de Último Destino debe ser:

  1. Emitido por la autoridad competente del país donde va destinada la mercancía y puede ser legalizado de acuerdo con la normativa vigente en la materia, bien por vía diplomática o bien mediante legalización con la Apostilla de la Haya si el país está adherido a la misma.
  2. En el caso de ser legalizado por vía diplomática, se podrá legalizar por la representación de España en el país emisor o por la representación del estado emisor en España. En ambos casos, el trámite deberá realizarlo un diplomático con firma registrada en el Servicio de Legalizaciones de este Ministerio de Asuntos exteriores, de Unión Europea y Cooperación.
  3. Finalmente, la legalización por parte de este Ministerio de Asuntos exteriores, Unión Europea y Cooperación. Las empresas pueden acudir directamente sin cita previa los lunes de cada semana a legalizarlos y es imprescindible traer una copia.

 

2.  Legalización de documentos extranjeros en España

Se emiten por los Consulados y Embajadas extranjeras acreditadas en España.
Son legalizados en el Servicio del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación de España para ser validos en España.


Los documentos consulares más comunes son:

  • Certificados de fe de vida y estado civil.
  • Certificados de buena conducta.
  • Certificados de residencia y/o de inscripción consular.
  • Certificados de nacionalidad.
  • Declaraciones juradas.
  • Certificaciones explicativas de la legislación local.
  • Certificaciones sobre no haber recibido beca o subvención pública, entre otros.

No se legalizan a través de esta vía los documentos expedidos en el país extranjero puesto que seguirán la vía diplomática descrita anteriormente. Excepto estos casos: 

Lista de países que pueden emitir certificados de antecedentes penales (CAP) y/o de actos inscritos en los Registros Civiles locales directamente en sus Representaciones diplomáticas o consulares en España, por permitirlo así su legislación interna, a los siguientes países

 

La legalización efectuada por el Servicio de legalizaciones es gratuita.

 

La exención de legalización: Normas que eximen de legalizar documentos.

 

 

Legalización de documentos españoles

 

  1. Legalización de documentos españoles en España (vía diplomática: MAEUEC).
  2. Legalización de documentos españoles en el extranjero (vía diplomática: Embajadas de España).

 

1. Legalización de documentos españoles en España

 

Emitidos por la Administración General del Estado
Se incluyen en esta categoría los expedidos por sus autoridades y funcionarios, los organismos y entes públicos incluidos en su estructura y las entidades gestoras de la seguridad social.

Su legalización debe ser efectuada:

  1. en primer lugar, por el servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (C/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tel: 91 379 16 63)
  2. y posteriormente, por las embajadas y consulados extranjeros en España del país en el cual vaya a surtir efecto el documento.

 

Emitidos por las Comunidades Autónomas

Figuran en este apartado los documentos expedidos por sus autoridades, funcionarios y organismos públicos.


Su legalización deberán realizarla, en el siguiente orden:

  1. la Unidad de Legalizaciones de la Comunidad Autónoma respectiva (en esta lista pueden consultarse las direcciones y datos de contacto de todas ellas)
  2. la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (C/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tel: 91 379 16 63) y
  3. y posteriormente, las embajadas y consulados extranjeros en España del país en el cual vaya a surtir efecto el documento.

 

Emitidos por entidades locales (Ayuntamientos, Diputaciones, Cabildos, Mancomunidades y otros)

La legalización de estos se realizará en el siguiente orden:

  1. Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, con dos excepciones:
    • La primera excepción se refiere a los documentos provenientes del Ayuntamiento de Madrid, que podrán legalizarse directamente en el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.
    • La segunda excepción es que se siga la vía judicial o notarial.
  2. Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (C/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tel: 91 379 16 63)
  3. Y posteriormente, embajada o consulado extranjero en España del país en el cual vaya a surtir efectos el documento.

 

 

Notariales
Son aquellos en los cuales un notario actúa como encargado de dar fe: escrituras, actas, legitimaciones, compulsas, certificaciones y un largo etcétera.
Deben ser legalizados por vía notarial, en el siguiente orden:
  1. notarios,
  2. colegios notariales
  3. Ministerio de Justicia-sección de Legalizaciones
  4. servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (C/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tel: 91 379 16 63)
  5. y, posteriormente, embajada o consulado extranjero en España del país en el cual vaya a surtir efectos el documento.
 
Judiciales
En esta categoría se incluyen actas de nacimiento, matrimonio o defunción; certificados de capacidad matrimonial, fe de vida o estado; resoluciones judiciales, etc.
Todos ellos requieren la legalización por vía judicial. Los encargados de efectuarla son, en el siguiente orden:
  1. los tribunales superiores de justicia de la comunidad autónoma correspondiente
  2. Ministerio de Justicia-sección Legalizaciones
  3. servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (C/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tel: 91 379 16 63)
  4. y, posteriormente, embajada o consulado extranjero en España del país en el cual vaya a surtir efectos el documento. 
 
Mercantiles
Aquí se incluyen certificados de origen, certificados de libre venta, facturas de empresa y un gran número de documentos comerciales. Su legalización corresponde a distintos organismos dependiendo de la naturaleza del documento:
  • Los relativos a exportaciones deberán ser legalizados en el siguiente orden por:
    1. la Cámara de Comercio de la provincia correspondiente y, posteriormente,
    2. el Consejo Superior de Cámaras de Comercio, Industria y Navegación
    3. servicio legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (C/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tel: 91 379 16 63)
    4. Y, posteriormente, en embajada o consulado extranjero acreditado en España del país en el cual vaya a surtir efecto el documento
  • Los documentos bancarios pueden ser legalizados por diversas entidades en este orden:
    1. Si han sido emitidos por el Banco de España, el trámite puede efectuarse en cualquiera de sus sedes.
      • Aquellos emitidos por entidades bancarias de ámbito nacional pueden legalizarse en los servicios centrales de este banco o su sucursal en Madrid o en el Banco de España.
      • Por último, los emitidos por bancos de ámbito local sin servicios centrales en la capital tienen la opción de legalizarse en las delegaciones provinciales del Banco de España. Para los documentos bancarios también existe la vía notarial.
    2. Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (C/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tel: 91 379 16 63)
    3. Y, posteriormente, embajada o consulado en España del país en el cual vaya a surtir efectos el documento.
 
Traducciones juradas de español a otros idiomas
Éstas deberán haber sido realizadas por un traductor o intérprete jurado nombrado por el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. Deberá consultarse en cada caso a la embajada o consulado del país en donde el documento vaya a surtir efecto si la traducción oficial española es válida por si misma allí. En caso contrario, deberá ser legalizada en el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.
 
Académicos
Cada tipo de expediente o certificado sigue unas pautas de legalización diferentes. Es conveniente consultar la página web del Ministerio de Educación y Formación Profesional
 
Los documentos oficiales de enseñanza superior
Son aquellos válidos en todo el territorio nacional. Consultar en: Legalización de documentos académicos universitarios oficiales que han de surtir efectos en el extranjero

Aquellos que no sean títulos universitarios
Consultar en: Títulos no universitarios

Los documentos oficiales de enseñanza no superior
Son los expedidos por centros docentes de una comunidad autónoma. Su legalización corresponde en el siguiente orden:
  1. a la Consejería de Educación o equivalente de dicha región.
  2. Servicio legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (C/Pechuán, 1 -28002 Madrid. Tel: 91 379 16 55).
     
  3. Posteriormente, a embajada o consulado extranjero acreditado en España del país en el cual vaya a surtir efecto el documento.
 
Los documentos de carácter no oficial expedidos por instituciones privadas

En estos casos, la legalización corresponde en el siguiente orden:
  1. notarios,
  2. colegios notariales (consultar el siguiente listado de los existentes en España),
  3. Ministerio de Justicia-sección de Legalizaciones
  4. servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (C/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tel: 91 379 16 63)
  5. y, en último lugar, a embajada o consulado extranjero en España del país en el cual vaya a surtir efectos el documento. 
 
De entidades religiosas
Los documentos de la Iglesia Católica deben ser legalizados por:
  • la Nunciatura Apostólica y/o de la Diócesis
  • el servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (C/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tel: 91 379 16 63).
     
  • Y, posteriormente, la embajada o consulado extranjero acreditado en España del país en el cual vaya a surtir efecto el documento
 
Para aquellos emitidos por otras autoridades religiosas, se distinguen dos tipos:
  • Los inscritos en Registros civiles en España como, por ejemplo, matrimonios coránicos, rabínicos o evangélicos, que precisarán la legalización de:
    • el tribunal superior de justicia de la comunidad autónoma cuyo Registro civil emitiese el certificado de matrimonio,
    • la sección de Legalizaciones del Ministerio de Justicia
    • servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (C/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tel: 91 379 16 63).
    • Y posteriormente, de la embajada o consulado extranjero acreditado en España del país en el que vaya a surtir efecto el documento.
  • Los no inscritos en registros civiles españoles deberán acudir a la vía notarial 
 
Certificados médicos
Después de que el facultativo haya rellenado el impreso oficial editado para este fin, debe firmarlo y estampar en el documento el sello que lo acredita como colegiado. A continuación, el interesado que desee obtener una legalización del mismo debe dirigirse:
  • Al Colegio médico de su provincia
  • al Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos de España (Plaza de las Cortes, 11 4º - 28014 Madrid. Tel: 91 431 77 80)
  • servicio legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación
  • y, posteriormente a embajada o consulado extranjero acreditado en España del país en el cual vaya a surtir efecto el documento
 
Certificados veterinarios
Tras obtener el certificado del veterinario debe dirigirse a la Delegación /Subdelegación del Gobierno correspondiente, donde se extenderá un certificado sanitario de animales domésticos.

Este certificado ha de legalizarse en el siguiente orden:
  • En la Dirección General de Producciones y Mercados Agrarios del Ministerio de Agricultura, Alimentación y Medio Ambiente, situado en la calle Almagro, 33, Madrid.
  • En servicio legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación
  • Y, finalmente, en la embajada o consulado en España del país en que va a surtir efecto el documento, donde se aconseja consultar sobre otros posibles requisitos que puedan afectar la exportación de mascotas al país de destino. 
 
Legalización de certificados de emigrantes retornados
El trabajo realizado en el extranjero, ya sea por cuenta propia o ajena, y la duración del mismo deben acreditarse mediante contratos de trabajo, hojas salariales o de cotización a la Seguridad Social y/o certificado de trabajo de la empresa donde se haya trabajado, en el que habrá de figurar el tiempo de prestación de servicios. Los documentos referidos al trabajo realizado:
  1. deberán estar adverados respecto de su contenido por la Consejería de Empleo y Seguridad Social española del país de procedencia.
  2. En los supuestos de retorno de países en los que no haya Consejería de Empleo y Seguridad Social deberá aportarse la documentación debidamente legalizada por el Consulado cuando se trate de documentos públicos. Cuando la documentación sea privada, para poder ser legalizada deberá previamente ser elevada a pública de acuerdo con la normativa del país.
  3. Cuando se retorne de un país suscriptor del Convenio de la Haya, la documentación aportada para acreditar la realización de la actividad laboral, deberá estar apostillada.
  4. En los supuestos en los que se aporte documentación laboral expedida por las autoridades oficiales del país de retorno, cuya veracidad pueda ser comprobada por contar con códigos seguros de verificación, no será necesaria la adveración ni legalización. 
 
¿Puede denegarse la legalización de un documento?
Sí. El Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación no legalizará documentos en los siguientes casos:
  • Cuando el original presentado no sea un documento público ni un documento privado elevado a público notarialmente.
  • Cuando no contenga las legalizaciones previas por parte de otras autoridades que establece la normativa
  • Cuando las firmas que deben legalizarse no se encuentren depositadas en el registro de la Sección de Legalizaciones del Ministerio.
  • No obstante, toda denegación podrá recurrirse a través de los cauces que las leyes españolas establecen para ello (Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y Ley 40/2015 de Régimen Jurídico del Sector Público) 

 

 

2.  Legalización de documentos españoles en el extranjero.

  • En este caso no se trata de una legalización sino de la posibilidad de expedir documentos españoles en los Consulados y Embajadas. Documentos como:
  • Certificados de fe de vida y estado civil.
  • Certificados de buena conducta.
  • Certificados de residencia y/o de inscripción consular.
  • Certificados de nacionalidad.
  • Declaraciones juradas.
  • Certificaciones explicativas de la legislación local.
  • Certificaciones sobre no haber recibido beca o subvención publica, entre otros.

 

Apostilla

 

La apostilla de la Haya en documentos españoles

El trámite de La Apostilla simplifica la legalización de documentos estampando un solo sello y firma en el documento, pero solo es válido en los países miembros del Convenio que en la actualidad son estos.

 

Lista países firmantes del Convenio de la Apostilla de La Haya .

 

Este trámite lo realiza el Ministerio de Justicia a través de diversos organismos

 

NO SE REALIZA EN ESTE MINISTERIO NI EN LAS EMBAJADAS O CONSULADOS DE ESPAÑA

No se pueden apostillar:

  • los documentos consulares expedidos por las Embajadas y Consulados extranjeros en España (véase la vía diplomática referida previamente).
  • los documentos que se refieran a una operación mercantil o aduanera (véase la vía diplomática referida previamente).

 

La apostilla de la Haya en documentos extranjeros 

Cada país apostilla con el sello de La Haya sus propios documentos.
Las autoridades que apostillan los documentos en los diferentes países miembros del Convenio.

 

La Apostilla de La Haya viene recogida en el Convenio de La Haya nº XII, de 5 de octubre de 1961, de Supresión de la Exigencia de Legalización en los Documentos Públicos Extranjeros más comúnmente llamado “Convenio de la Apostilla”. Cada miembro del Convenio apostilla sus propios documentos.

  • En España apostilla el Ministerio de Justicia www.mjusticia.es
  • En el resto de países apostillan los órganos competentes.

Tanto la legalización como la Apostilla carecen de fecha de caducidad. Ahora bien, si el documento expedido tiene una duración limitada, la legalización que se efectúe sobre él también lo tendrá.

 

Traducciones

 

Válidas en España

  1. Realizada o cotejada* en Representación Diplomática o Consular de España en el extranjero y luego legalizada en el Servicio de legalizaciones de este MAEUEC.
  2. Realizada o cotejada en la Representación Diplomática o Consular del país de origen del documento en España y luego legalizada en el Servicio de legalizaciones de este MAEUEC.
  3. Realizada o cotejada por intérprete-traductor jurado nombrado por este Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación:

Las traducciones juradas no necesitan ser legalizadas en este Servicio del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación, pero eso no implica que los documentos originales no deban venir legalizados o apostillados.

 

LOS DOCUMENTOS ORIGINALES DEBEN ESTAR LEGALIZADOS O APOSTILLADOS SIEMPRE, PERO SUS TRADUCCIONES JURADAS NO NECESITAN SER LEGALIZADAS PARA SER VALIDAS EN ESPAÑA.

*el cotejo es una comprobación oficial sobre la traducción realizada por un traductor local no jurado. 

 

Válidas en el extranjeros

Hay que consultar a las autoridades de cada país a través de sus Embajadas y Consulados acreditados en España

 

Si dichas autoridades extranjeras exigen el sello de este Ministerio pueden realizar la traducción a través de alguna de las tres vías descritas en el párrafo anterior.

 

 


 

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