Légalisations

La légalisation est un acte administratif par lequel un document public étranger est validé en établissant l’authenticité de la signature apposée sur le document et la qualité en vertu de laquelle le signataire du document a agi.

26/07/2017
La légalisation des documents étrangers est indispensable pour prendre effet en Espagne. Excepté dans le cas où aucun accord, convention ou traité international ne dispense la légalisation, celle-ci sera réalisée conformément à l'une des procédures suivantes selon le pays où le document est délivré :

A) L'Apostille de La Haye. En vertu de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961, la seule formalité exigée pour les documents provenant des Etats contractants de cette convention est le cachet de l'Apostille apposé par l'autorité compétente de l'État dont provient le document et il prend effet directement auprès d'une quelconque autorité en Espagne.

B) La voie diplomatique. C'est la procédure à suivre pour la légalisation des documents étrangers du registre de l'État civil, notariés et administratifs délivrés dans des États non contractants à la Convention de La Haye.

Convention de La Haye du 5 octobre 1961

La Convention
supprime l'obligation de légaliser les documents publics étrangers délivrés dans les pays contractants de cette Convention (JO espagnol Nº229, du 25.09.1978, Nº 248, du 17.10.78 et Nº 226, du 20.09.84).

Les États contractants à la Convention de La Haye sont les suivants :

Allemagne, Andorre, Antigua-et-Barbuda, Argentine, Arménie, Australie, Autriche, Azerbaïdjan, Bahamas, Barbades, Biélorussie, Belgique, Belize, Bosnie-Herzegovine, Botswana, Brunei, Bulgarie, Chypre, Colombie, Îles Cook, Croatie, Dominique, Équateur, Salvador, Slovénie, Espagne, États-Unis d'Amérique, Estonie, Fidji, Finlande, France, Grenades, Grèce, Honduras, Hong-Kong, Hongrie, Irlande, Islande, Israël, Italie, Japon, Kazakhstan, Lesotho, Lettonie, Liberia, Liechtenstein, Lithuanie, Luxembourg, Macao, Macédonie, Malawi, Malte, Îles Marshall, Maurice, Mexique, Monaco, Namibie, Niue (Nouvelle-Zélande), Norvège, Nouvelle-Zélande, Pays-Bas(*), Panama, Pologne, Portugal(*), Royaume-Uni(*), République Tchèque, République Slovaque, Roumanie, Féderation de Russie, Samoa, Saint-Christophe-et-Niévès, Saint-Martin, Saint-Vincent-et-les Grenadines, Sainte-Lucie, Serbie, Monténégro, Seychelles, Afrique du Sud, Suède, Suisse, Suriname, Swaziland, Îles Tonga, Trinité et Tobago, Turquie, Ukraine, Vénézuela.

 

(*) Par extension, elle s'applique au(x) :

  • ROYAUME-UNI : Anguilla, Jersey, Bailiage de Guernsey, Île de Man, Bermudes, Territoire antarctique britannique, Îles Caïmans, Îles Malouines, Gibraltar, Montserrat, Île Sainte-Hélène, IÎes Turques-et-Caïques et Îles Vierges.
  • PAYS BAS : Antilles néerlandaises et Aruba. 
  • PORTUGAL : tout le territoire de la République.

Modèle d'Apostille
(Cachet carré d'un minimum de 9 x 9 cm. (Art. 6. Convention de La Haye))
L'unique formalité qui peut être exigée en vue de certifier l'authenticité d'une signature, la qualité en laquelle a agi le signataire du document public et, le cas échéant, l'identité du sceau ou timbre que porte le document, sera l'Apostille qui est délivrée par l'autorité compétente de l'État dont provient le document.
                     
APOSTILLE
(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)
1. Pays ..................................................................
Le présent acte public
2. a été signé par ....................................................
3. agissant en qualité de...........................................
4. est revêtu du sceau/timbre de ...............................
Attesté
5. en ......................................................................
6. le........................................................................
7. par ......................................................................
8. sous Nº................................................................
9. Sceau/timbre: ......................................................
10. Signature ...........................................................
 
Fonctionnaires compétents en ESPAGNE en vue de son apposition
1) Quant aux documents établis par une autorité ou un fonctionnaire d'une juridiction de l'État, y compris ceux issus du ministère public ou d'un secrétaire, officier de justice ou agent judiciaire
- Secrétaire interne du Tribunal supérieur de Justice de la communauté autonome correspondante.

2) Quant aux documents autorisés par un notaire et documents privés dont les signatures ont été légitimées par un notaire
-  Doyen du collège
notarial respectif ou membre de son organe de direction.
 
3) Quant aux documents délivrés par les autorités et fonctionnaires de l'Administration centrale (y compris le service central du registre de l'État civil)
- Ministère espagnol de la Justice. C/ San Bernardo, 45, entrada por C/ Manzana, 2. 28071 MADRID. Tél : 913 902 011
 
4) Autres documents publics
-  Quant aux documents publics des autres administrations, sauf ceux provenant des organes de l'administration centrale, les intéressés par l'exécution de la démarche pourront recourir indistinctement et à leur discrétion à la procédure 1) ou 2). (JO espagnol Nº248, du 17.10.78 et JO espagnol Nº 17, du 19. 01. 79)
 
Légalisation diplomatique
Elle est utilisée par les autres États non contractants à la Convention de La Haye du 5 octobre 1961.
En fonction du caractère du document public devant être légalisé en Espagne, les formes suivantes de légalisation peuvent être distinguées :
 
Voie judiciaire :
Elle s'applique à des documents judiciaires (décisions, ordonnances, jugements, actes de procédure judiciaire de tout type et attestations de celles-ci dressées par les secrétaires judiciaires) et à des documents afférents à l'État civil (acte de naissance, de mariage, de décès, certificats de capacité matrimoniale, certificats de vie, etc).

Démarches à suivre :
1.     Présidence du Tribunal supérieur de Justice de la communauté autonome correspondante
2.     Ministère de la Justice
3.     Ministère des Affaires Étrangères et de la Coopération
4.     Représentation diplomatique/consulaire accréditée en Espagne, du pays où le document doit prendre effet

Voie notariale :
Elle s'applique aux actes authentiques, actes notariés et en général à tout document autorisé par notaire, que ce soit l'original, la copie ou l'attestation, et aux légitimations et légalisations de signatures réalisées par les notaires.
 
Démarches à suivre : 
1.     Collège notarial correspondant
2.     Ministère de la Justice
3.     Ministère des Affaires Étrangères et de la Coopération
4.     Représentation diplomatique/consulaire, accréditée en Espagne, du pays où le document doit prendre effet
 
Documents d'études :
Leur légalisation est régie par une réglementation spécifique (Ordonnance du ministère de l'Éducation et de la Culture du 16 avril 1990. JO espagnol Nº 94, du 19 avril 1990)
 
Documents de l'administration générale de l'État :
Pour pouvoir légaliser les signatures des documents provenant de l'administration générale de l'État, il suffit que la signature à légaliser soit reconnue par les services compétentes du ministère correspondant.

Les services compétents dans chaque département ministériel doivent avoir une signature reconnue dans ce ministère en vue de leur légalisation ultérieure.
 
Documents des administrations publiques territoriales :

- Communautés autonomes

Si la Communauté Autonome a réglementé cette procédure, ils sont légalisés auprès de l'organisme qui en fixe la réglementation spécifique. La démarche se poursuit au ministère des Affaires Étrangères et de la Coopération et enfin auprès de la représentation diplomatique/consulaire du pays où le document va prendre effet.

 

- Collectivités locales

Il est possible d'avoir recours à l'une des trois procédures suivantes :

1.     Voie judiciaire
2.     Voie notariale
3.     Direction générale pour l'administration locale (Sous-direction générale du régime juridique local) du ministère de la Fonction Publique dont la signature sera reconnue dans le document.
 
Les signatures de cette direction générale sont déposées au ministère des Affaires Étrangères et de la Coopération en vue de leur reconnaissance et celles de ce ministère auprès de la représentation diplomatique/consulaire du pays où le document va prendre effet.
 
Documents privés :
Les signatures de ces documents sont légalisées en passant par un notaire.
 
Certificats provenant des conservateurs des hypothèques et des greffiers du registre du commerce, certificats d'un Ordre professionnel et autres documents.
 
Pour légaliser des certificats provenant des conservateurs des hypothèques et des greffiers du registre du commerce, d'un Ordre professionel (Médecins, Vétérinaires, etc.), de Chambres (Commerce, Industrie et Navigation, du Livre, etc.), de la Banque (Banco de España et établissements bancaires), etc., consultez le Service des légalisations du ministère des Affaires Étrangères et de la Coopération. Tél : 91 379 16 06 (08)(09).
 
Légalisations
La légalisation est un acte administratif par lequel un document public étranger est validé en établissant l’authenticité de la signature apposée sur le document et la qualité en vertu de laquelle le signataire du document a agi.
01/01/2013
À moins qu’il n’existe un instrument juridique dispensant de cette obligation, tout document public étranger doit être légalisé pour être valable en Espagne et tout document public espagnol doit être légalisé pour être valable à l’étranger.

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