Legalizações
A legalização é um ato administrativo que torna válido um documento público estrangeiro, atestando a autenticidade da assinatura de um documento e a qualidade em que atuou a autoridade que assinou o documento. 

 

A não ser que exista algum instrumento jurídico que o exima dessa obrigação, qualquer documento público estrangeiro deve ser legalizado para ser válido em Espanha e qualquer documento público espanhol necessita de ser legalizado para ser válido no estrangeiro.

Em que casos não é necessária a legalização?
Dado o intercâmbio crescente entre os diversos países do mundo, muitos Estados assinaram acordos destinados a facilitar este tipo de trâmites aos seus cidadãos, sendo um deles Espanha.
 
O acordo mais relevante nesta matéria, atualmente em vigor, é a Convenção de Haia nº XII, de 5 de outubro de 1961, relativa à Supressão da Exigência da Legalização dos Documentos Públicos Estrangeiros, mais vulgarmente chamado Convenção da Apostila.
 
Numerosos países aderiram a este tratado que simplifica os trâmites para o emissor e para o recetor. Este texto estabelece que entre Estados-membros não será necessária a legalização para o reconhecimento mútuo de documentos, mas sim um carimbo ou uma apostila. Quem necessitar de o obter, deverá informar-se junto do Ministério da Justiça (Calle de la Bolsa, 8. 28071 Madrid Tel. 902.007.214). Esta é a lista completa dos países que assinaram o acordo.
 
Além disso, existem outros acordos que dispensam a necessidade de legalizar alguns documentos. Neste texto informativo, elaborado pelo Ministério dos Assuntos Exteriores e da Cooperação, pode consultar-se a que países e tipos de documentos se aplicam.
 
Para todos os casos que não constam nos acordos anteriores, deverá proceder-se à legalização.
 
Que documentos podem ser legalizados?
Podem ser legalizados tanto os originais dos documentos como as cópias autenticadas emitidas pelas Autoridades da Administração Pública que os tenham elaborado, assim como as certidões de autenticidade por apresentação, feitas por um Notário.            
 
Quanto custa legalizar um documento?
A legalização será gratuita quando levada a efeito pela Secção de Legalizações do Ministério dos Assuntos Exteriores e da Cooperação (C/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tel: 91 379 16 55). No caso de se efetuar numa embaixada ou consulado de Espanha, implicará o pagamento de uma taxa. Para informações mais detalhadas, recomenda-se contactar diretamente a respetiva representação de Espanha no estrangeiro.

As legalizações caducam?
Não. A legalização não tem data de validade. No entanto, se o documento emitido tiver uma duração limitada, a legalização efetuada nesse documento também a terá. Igualmente não existe limite de tempo para solicitar a legalização de um documento. Esta poderá ser feita quando o interessado a solicitar.
 
Que documentos emitidos pelas autoridades espanholas se destinam a ser utilizados no estrangeiro?
De todos os documentos emitidos pelas autoridades do nosso país, podem vigorar no exterior os seguintes:
 
Emitidos pela Administração Geral do Estado
Estão incluídos nesta categoria os emitidos pelas suas autoridades e funcionários, pelos organismos e entidades públicas incluídos na sua estrutura, e pelas entidades gestoras da segurança social.
 
A sua legalização deve ser efetuada, em primeiro lugar, pela Secção de Legalizações do Ministério dos Assuntos Exteriores e da Cooperação (C/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tel: 91 379 16 55) e embaixadas e consulados em Espanha do país no qual o documento irá vigorar.

Emitidos pelas Comunidades Autónomas
Constam neste item os documentos emitidos pelas suas autoridades, funcionários e organismos públicos.
 
A legalização deverá ser feita pela seguinte ordem: Unidade de Legalizações da Comunidade Autónoma correspondente (nesta lista pode-se consultar os endereços e dados de contacto de todas elas); Secção de Legalizações do Ministério dos Assuntos Exteriores e  da Cooperação (c/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tel: 91 379 16 55), e embaixadas e consulados em Espanha do país no qual o documento irá vigorar.

Emitidos por entidades locais (Câmaras Municipais, Conselhos provinciais, Cabildos, Assembleias Distritais e outros)
A legalização destes compete, em primeiro lugar, ao Ministério das Finanças e Administrações Públicas, com duas exceções. A primeira aplica-se aos documentos provenientes da Câmara Municipal de Madrid, que poderão ser legalizados diretamente no Ministério dos Assuntos Exteriores e da Cooperação. A segunda é de caráter geral e abre para todos a via judicial ou notarial.
 
Posteriormente, a legalização competirá à Secção de Legalizações do Ministério dos Assuntos Exteriores e da Cooperação (c/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tel: 91 379 16 55) e, por último, à representação diplomática ou consular acreditada em Espanha do país no qual o documento produzirá efeitos. 
 
Notariais
São aqueles em que um notário atua como o responsável por atestar: escrituras, atas, legitimações, autenticações, certidões e assim por diante.
 
Devem ser legalizados por via notarial, pela seguinte ordem: notários, ordens notariais (consultar a lista dos existentes em Espanha), Ministério da Justiça-Legalizações (C/ de la Bolsa, 8 - 28071 Madrid Tel. 902007214), Secção de Legalizações do Ministério dos Assuntos Exteriores e da Cooperação (c/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tel: 91 379 16 55), e, por último, à representação diplomática ou consular acreditada em Espanha do país no qual o documento produzirá efeitos.
 
Judiciais
Nesta categoria estão incluídas atas de nascimento, casamento ou óbito; certidões de casamento, provas de vida ou de estado; decisões judiciais, etc.
 
Todos estes documentos necessitam de legalização por via judicial. Os responsáveis pela sua efetivação são, pela seguinte ordem: os supremos tribunais de justiça da comunidade autónoma correspondente (os endereços podem ser consultados nesta lista); Ministério da Justiça-Legalizações (C/ de la Bolsa, 8 - 28071 Madrid Tel. 902007214), Secção de Legalizações do Ministério dos Assuntos Exteriores e da Cooperação (c/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tel: 91 379 16 55), e embaixadas e consulados de Espanha no país em que o documento irá vigorare, por último, à representação diplomática ou consular acreditada em Espanha do país no qual o documento produzirá efeitos.

Comerciais
Incluem-se aqui certificados de origem, certificados de venda livre, faturas de empresas e um grande número de documentos comerciais. A sua legalização compete a diversos organismos, dependendo do tipo de documento:
 
- Os relativos às exportações deverão ser legalizados pela Câmara de Comércio da respetiva província ou, na sua ausência, pelo Conselho Superior de Câmaras de Comércio,  Indústria e Navegação (C/ Ribera del Loira 12 – 28042 Madrid. Tel: 91 590 69 00).
- Os documentos bancários podem  ser legalizados por diversas entidades. Se tiverem sido emitidos pelo Banco de Espanha, os procedimentos podem ser efetuados em qualquer uma das suas sedes (consultar lista). Os emitidos por entidades bancárias de âmbito nacional podem ser legalizados nos serviços centrais do banco ou na sua sucursal em Madrid, ou ainda no Banco de Espanha. Por último, para os emitidos por bancos de âmbito local, sem serviços centrais na capital, há a opção de serem legalizados nas delegações provinciais do Banco de Espanha. Para os documentos bancários também existe a via notarial.
 
Em todos os casos, os documentos comerciais deverão passar sempre pela Secção de Legalizações do Ministério dos Assuntos Exteriores e da Cooperação (c/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tel: 91 379 16 55), e, por último, à representação diplomática ou consular acreditada em Espanha do país no qual o documento produzirá efeitos. 
 
Traduções juramentadas de espanhol para outros idiomas
Estas deverão ter sido feitas por um tradutor ou intérprete juramentado nomeado pelo Ministério dos Assuntos Exteriores e da Cooperação. Em cada caso, deverá ser consultada a embaixada ou o consulado do país em que o documento irá vigorar, se a tradução oficial espanhola for ali válida por si própria. Em caso contrário, deverá ser legalizada no Ministério dos Assuntos Exteriores e da Cooperação.   
 
Académicos
Cada tipo de processo ou certificado segue normas de legalização diferentes.
 
Os documentos oficiais de ensino superior.
São os documentos válidos em todo o território nacional. Os títulos universitários devem ser legalizados pela Subdireção-Geral de Títulos e Reconhecimento de Qualificações (Paseo del Prado, Nº 28 Entreplanta - 28014 Madrid). Os títulos não universitários deverão ser legalizados pelo Serviço de Títulos e Equivalência de Estudos Estrangeiros não Universitários (C/ Los Madrazo, nº 15 3ª planta - 28071 Madrid). Ambas são divisões do Ministério da Educação, Cultura e Desporto.
 
Os documentos oficiais de ensino não superior
São os emitidos por centros docentes de uma comunidade autónoma. A sua legalização compete à Secretaria da Educação ou ao equivalente dessa região.
 
Os documentos de caráter não oficial emitidos por instituições privadas.
Nestes casos, a legalização compete a um notário, ordem notarial (ver lista dos existentes em Espanha) ou à Direção-Geral de Registos e do Notariado do Ministério da Justiça (C/ de la Bolsa, 8 - 28012 Madrid).
 
Em todos os casos, o processo de legalização não estará concluído até ter sido validado pela Secção de Legalizações do Ministério dos Assuntos Exteriores e da Cooperação (c/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tel: 91 379 16 55) e pela representação diplomática ou consular acreditada em Espanha do país em que o documento irá vigorar.
 
De entidades religiosas
Os documentos da Igreja Católica devem ser legalizados pela Nunciatura Apostólica e/ou da Diocese e pela Secção de Legalizações do Ministério dos Assuntos Exteriores e da Cooperação (c/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tel: 91 379 16 55). Este procedimento também poderá ser efetuado por via notarial.
 
Para os documentos emitidos por outras autoridades religiosas, distinguem-se dois tipos:
 
- Os inscritos em Conservatórias do Registo Civil em Espanha relativos a, por exemplo, casamentos corânicos, rabínicos ou evangélicos, necessitarão da legalização: do Supremo Tribunal de Justiça da comunidade autónoma cuja Conservatória do Registo Civil emitiu a certidão de casamento, da unidade de Legalizações do Ministério da Justiça (C/ San Bernardo, nº 45 - 28071 Madrid. Tel: 91 390 20 10) e da Secção de Legalizações do Ministério dos Assuntos Exteriores e da Cooperação (c/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tel: 91 379 16 55).
- Os não inscritos nas Conservatórias do Registo Civil espanholas deverão recorrer à via notarial.
 
Em ambos os casos, o processo de legalização será concluído com a legalização por parte da representação da representação diplomática ou consular acreditada em Espanha do país no qual o documento produzirá efeitos.
 
Atestados médicos
O médico, depois de ter preenchido o formulário oficial editado para este fim, deve assiná-lo e imprimir no documento o carimbo que prova a sua inscrição na Ordem dos Médicos. Em seguida, o interessado que deseje obter a sua legalização deve dirigir-se ao Conselho Geral das Ordens Oficiais dos Médicos de Espanha (Plaza de las Cortes, 11 4º - 28014 Madrid. Tel: 91 431 77 80) ou à Ordem dos Médicos da sua província. A lista destes últimos pode ser consultada neste link.   

 
Certificados veterinários
Após obter o certificado do veterinário, deve dirigir-se à Delegação /Subdelegação do Governo onde será emitido um certificado de saúde de animais domésticos.

Este certificado deve ser legalizado:

- Na Direção-Geral de Produções e Mercados Agrários do Ministério da Agricultura, Alimentação e Ambiente, situado na calle Almagro, 33, Madrid (telefone 913473695).
- No Ministério dos Assuntos Exteriores e da Cooperação – Secção de Legalizações.
- E, finalmente, na Representação Diplomática ou Consular, acreditada em Espanha, do país em que o documento irá vigorar, onde se aconselha consultar outros possíveis requisitos que possam afetar a exportação de animais de estimação para o país de destino.

Pode recusar-se a legalização de um documento?
Sim. O Ministério dos Assuntos Exteriores e da Cooperação não legalizará documentos nos seguintes casos:
 
- Quando o original apresentado não for um documento público nem um documento privado reduzido a instrumento público notarialmente.
- Quando não incluir as legalizações prévias por parte de outras autoridades estabelecidas pela normativa.
-  Quando as assinaturas que devem ser legalizadas não se encontrem arquivadas no registo da Secção de Legalizações do Ministério.
 
No entanto, poderá recorrer-se de qualquer recusa através dos trâmites que as leis espanholas estabelecem para isso (Lei 30/1992 do Regime Jurídico das Administrações Públicas e do Procedimento Administrativo Comum).

 Que documentos estrangeiros podem legalizar-se para serem utilizados em Espanha?
A Secção de Legalizações do Ministério dos Assuntos Exteriores e da Cooperação apenas aceitará: 
 
- Documentos públicos originais
- Cópias dos mesmos emitidas pelo organismo emissor
- Cópias autenticadas, pelas representações de Espanha no estrangeiro, de documentos que previamente tenham sido legalizados por via diplomática ou apostilados
- Cópias notariais
 
Devem traduzir-se os documentos que se pretendem legalizar?
Para os documentos emitidos pelas autoridades espanholas que irão vigorar no estrangeiro, o interessado deve consultar a legislação local, que é a que estabelece a necessidade ou não de tradução. O normal é que maior parte dos países apenas aceite documentos no seu idioma ou em idiomas oficiais.
 
Os documentos estrangeiros que irão vigorar em Espanha devem estar traduzidos em espanhol. O Ministério dos Assuntos Exteriores e da Cooperação apenas aceitará as traduções oficiais:

 - Feitas em Espanha por um tradutor ou intérprete juramentado espanhol nomeado pelo Ministério (estas traduções estão isentas de legalização e são válidas sem necessidade de qualquer procedimento adicional).
 
- Feitas ou assumidas como próprias por uma representação espanhola no estrangeiro (estas traduções devem ser legalizadas pela respetiva secção do Ministério).
 
- Feitas pela representação diplomática ou consular em Espanha do Estado que emite o documento (estas traduções devem ser legalizadas pela respetiva secção do Ministério).
 
O que é legalização por via diplomática e em que casos se utiliza?
A legalização por via diplomática é o procedimento que se aplica para legalizar os documentos públicos estrangeiros emitidos por Estados que não assinam os acordos destinados a facilitar estes trâmites. Na generalidade, consiste em que cada uma das autoridades envolvidas execute uma legalização, a título individual, do documento.

Se se tratar de um documento emitido por uma autoridade não consular no país de origem do documento, intervirá apenas o Ministério dos Assuntos Exteriores do Estado de origem ou então a representação diplomática ou consular espanhola no referido Estado.

Se se tratar de um documento emitido por uma autoridade consular devidamente acreditada em Espanha, intervirá na legalização apenas a secção de legalizações do Ministério dos Assuntos Exteriores e da Cooperação de Espanha.

De acordo com as normas aplicáveis a cada caso, os seguintes documentos estão isentos de legalização:

• Documentos académicos que se apresentam nos registos das Embaixadas e Consulados de Espanha
• Documentos académicos que se apresentam no registo do Ministério de Educação de Espanha.

Os documentos estrangeiros que tenham sido legalizados pelos Consulados ou Embaixadas de Espanha no estrangeiro e que levem uma etiqueta transparente de segurança não necessitam de ser legalizados nesta secção de legalizações. 
 
Como se legalizam os documentos relacionados com o comércio de material bélico ou similar?
Os documentos estrangeiros relacionados com transações de material de defesa ou de dupla utilização (material que pode ter uma utilização tanto militar como civil) podem ser legalizados pela representação de Espanha no país emissor e/ou pela representação do estado emissor no nosso país. Em ambos os casos, o procedimento deverá ser levado a cabo por um diplomata com assinatura registada na Secção de Legalizações deste Ministério.
 
Os documentos deste tipo necessitam, além disso, de uma legalização posterior por parte do Ministério dos Assuntos Exteriores e da Cooperação.

 
Que documentos emitidos pelas embaixadas e consulados estrangeiros em Espanha são legalizados diretamente pelo Ministério dos Assuntos Exteriores e da Cooperação?
As representações estrangeiras em Espanha incluídas nesta lista emitem alguns documentos, como certificados de antecedentes penais e certificados de atos inscritos em registos civis locais que são legalizados de forma direta pela Secção de Legalizações, com a consequente economia de transtornos para o cidadão.
 
Os trâmites da legalização de documentos podem ser, nalguns casos, complicados, morosos e desorganizados para os interessados. Consciente disso, o Ministério dos Assuntos Exteriores e da Cooperação disponibilizou um número de telefone, 91 379 16 55, e um endereço de correio eletrónico, legalizaciones@maec.es, no sentido de resolver as dúvidas que surjam aos cidadãos. No caso de enviar um correio eletrónico, pede-se que inclua o nome, apelido e telefone de contacto.

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