​D’un point de vue institutionnel, il existe un seul registre d’état civil. En vertu de l’article 10 de la loi sur le registre d’état civil, ce registre comprend : les registres municipaux tenus par le juge d’instance assisté du greffier ; les registres consulaires, tenus par les consuls d’Espagne à l’étranger ; le registre central d’état civil.
 
Chaque circonscription consulaire dispose d’un bureau d’état civil. Le registre d’état civil est divisé en quatre rubriques : naissances et état civil général, mariages, décès, tutelles et représentations légales. Il comprend : les registres municipaux tenus par le juge d’instance assisté du greffier ; les registres consulaires, tenus par les consuls d’Espagne à l’étranger ; le registre central d’état civil. Les postes consulaires transmettent au registre central d’état civil un duplicata des actes inscrits sur les registres consulaires.
 
Les formalités les plus fréquentes effectuées par les Espagnols résidant à l’étranger auprès du bureau d’état civil consulaire concernent les naissances, les mariages, les décès et la nationalité.
 
Naissances
Les naissances d’Espagnols à l’étranger sont inscrites au registre d’état civil du poste consulaire territorialement compétent.
 
Normalement cette inscription résulte de la transcription sur le registre consulaire de l’acte dressé par l’officier civil local du lieu de naissance.
 
Toutefois, quand un registre consulaire est compétent, si l’intéressé est domicilié en Espagne, l’inscription doit tout d’abord être effectuée auprès du registre central d’état civil avant d’être transmise au registre consulaire concerné.
 
Pour enregistrer une naissance, il est nécessaire de présenter au poste consulaire le formulaire de déclaration de naissance dûment rempli (télécharger le formulaire).
 
Prénom et noms, et changements apportés à ceux-ci
 
Émancipation du mineur
 
Modifications judiciaires portant sur la capacité des personnes, situations d’insolvabilité, faillites ou cessations de paiements
 
Déclarations d’absence ou de décès
 
Nationalité et citoyenneté régionale (« vecindad »)
Les renseignements sur la nationalité espagnole sont disponibles à la rubrique Nationalité espagnole.
 
Autorité parentale, tutelle et autres représentations légales.
 
Mariage
Tout ressortissant espagnol peut se marier en Espagne ou à l’étranger. Le mariage peut être célébré :
 
- par un juge, un maire ou tout officier d’état civil indiqué dans le code civil ;
- selon la forme religieuse légalement prévue.
 
À l’étranger, les ressortissants espagnols peuvent également se marier selon la loi du pays dans lequel a lieu la cérémonie. Les mariages de ressortissants espagnols célébrés à l’étranger sont inscrits sur le registre d’état civil du poste consulaire territorialement compétent.
 
Si le mariage est célébré selon la loi du pays dans lequel a lieu la cérémonie, l’acte correspondant doit être transcrit sur le registre consulaire. S’il est célébré par l’officier civil consulaire, l’enregistrement se fait directement.
 
Une union peut être célébrée par l’officier civil consulaire seulement si au moins l’un des futurs époux est espagnol et si les lois et règlements de l’État d’accréditation ne s’y opposent pas.
 
Pour enregistrer un mariage, il est nécessaire de présenter au poste consulaire le formulaire de déclaration de mariage dûment rempli (télécharger le formulaire).
 
Décès
Les décès d’Espagnols survenus à l’étranger doivent également être inscrits au registre civil du poste consulaire territorialement compétent.
 
Pour enregistrer un décès, il est nécessaire de présenter auprès du poste consulaire la déclaration de décès (télécharger le formulaire).